Fax-Server

Know-How rund um das Fax
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    Ein Fax (Abkürzung für Telefax, wiederum eine Vereinfachung für Tele-Faksimile = Fernkopie) ist die Übertragung einer oder mehrerer Seiten eines Dokumentes in graphischer Form als Pixel und Zeilen. Das Original lag früher immer auf Papier vor und wurde mit einem Faxgerät direkt beim Versand gescannt. Heute kann das Original auch ein Dokument auf Ihrem PC sein. Telefax-Seite

    Die Beliebtheit von Fax - auch heute - liegt in der einfachen und robusten Verarbeitung. Wenn ein Fax erfolgreich gesendet wurde, hat es der Empfänger auch erhalten - definitiv! Es kann nicht mehr unterwegs verloren oder automatisch gelöscht werden von einem SPAM-Filter wie bei Mail. 

    Auch muss man sich nicht überlegen, ob der Empfänger ein passendes Programm hat, um es genau so zu sehen wie der Absender. Hat der Empfänger eine passende Word-Version? Hat er überhaupt einen PC? All dies muss nicht bedacht werden.

    Ein Fax kann keine Viren und Trojaner enthalten, es ist nur ein Bild, das Pixelweise übertragen wird. Nicht mehr und nicht weniger.

    Historisch bedingt ist ein Fax fast immer einfarbig und die Auflösung ist im Vergleich zu modernen Druckern schlecht. Der typische Brief, eine Bestellung, eine Kündigung oder auch ein Labor-Bericht stellt aber hier kein Problem dar.

    Ein Fax ist in gewisser Weise natürlich immer digital, es wird ja in Form von Pixeln übertragen von Hardware, die diese Pixel mit Elektronik verarbeitet. Man spricht aber von einem digitalen Fax, wenn es nicht mit einem herkömmlichen Fax-Gerät über eine analoge Telefonleitung übertragen wurde, sondern wenn es mit Hilfe eines PCs erzeugt wurde und so digital gespeichert und übertragen wird. Als analoges Faxen bezeichnet man umgangssprachlich, ein Blatt Papier in ein Faxgerät zu legen und direkt zu versenden, auch wenn dieser Versand mittlerweile immer über digitale Telefonverbindungen übertragen wird.

    Dass hat natürlich Nachteile: Dokumente werden mittlerweile fast immer im Original auf dem PC erzeugt. Soll man Sie erst ausdrucken, um sie per Fax zu senden? Das kann nicht sein.

    Hat man einmal den Weg beschritten, Faxe per PC zu versenden, ist der Schritt nicht mehr weit, einen Fax-Server zu benötigen. Man will nicht jeden Büro-PC mit einer eigenen, unabhängigen Fax-Software ausstatten und jeweils an das Telefonnetz anschließen (egal ob per Modem, ISDN oder VOIP). Das ist technisch kompliziert, administrativ aufwändig und führt zu chaotischer Datensicherung. Die Dokumente sind wild über Ihre Rechnerlandschaft verteilt.

    Ein Fax-Server ist zweierlei:

    • Einerseits ein physischer Rechner, der für den Versand und Empfang von Faxen zuständig ist. Dies nennt man einen Fax-Server-PC. Dieser und nur dieser muss auf eine der möglichen Arten mit dem Telefonnetz verbunden sein.
    • Andererseits eine Software, die auf diesem Rechner läuft und die Fax-Dienste im ganzen Netzwerk anbietet.

    Finden Sie in den folgenden beiden Abschnitten Informationen dazu.

    Ein Fax-Server-PC kann ein eigener, speziell dafür abgestellter Rechner sein oder Ihr eigentlicher Haupt-Server kann diese Arbeit mit erledigen. Das Verarbeiten von Faxen (Empfang und Versand) ist nicht sehr aufwändig und wird von typischen Servern auch quasi nebenbei gemacht. Problematisch kann es nur sein, wenn dieser Server durch seine anderen Aufgaben phasenweise stark ausgelastet ist. Fax-Kommunikation ist einfach, aber zeitkritisch und empfindlich gegenüber Pausen und Ruckeln.  

    Dieser Rechner muss sowohl an das Telefonnetz (TK-Anlage, Router oder direkt) angeschlossen sein, als auch im Netzwerk verfügbar sein.  

    Wie diese Anbindung dimensioniert ist, entscheidet auch über die Leistungsfähigkeit der Lösung. Dies wird einerseits über die Zahl der gleichzeitigen Verbindungen erreicht, aber auch über die am verwendeten Anschluss verfügbaren Durchwahlen. Manchmal ist eine hohe Kanalanzahl für viele Aufträge nötig, manchmal sind aber auch nur wenige gleichzeitige Verbindungen nötig, jeder Mitarbeiter soll aber seine eigene Faxnummer haben.  

    Ein Fax-Server ersetzt herkömmliche Faxgeräte, die über Ihren Betrieb verteilt sind. Ihre Mitarbeiter müssen nicht mit einem Ausdruck zu Ihrem Faxgerät laufen und niemand muss mehr dort nachsehen, ob ein Fax empfangen wurde. Die Wartung dieser Fax-Geräte entfällt und auch der Ersatz der entsprechenden Verbrauchsmittel. Die Benutzung ist auch einfacher in Ihrer gewohnten Umgebung am Rechner und ist nicht vom verwendeten Faxgerät abhängig.

    Fax-Server arbeiten nach dem Client-Server-System. Der Server übernimmt den kompletten Versand und Empfang für alle angeschlossenen Workstations. Nur dieser ist an das Telefonnetz angeschlossen. Die anderen Rechner brauchen nur eine Netzwerkverbindung zu diesem Fax-Server und nutzen so seine Dienste.

    Empfangene und versendete Faxe liegen auf diesem Server meist im TIFF-Format (Tagged Image File) vor. Dies ist sozusagen die native Form eines Faxes. Oft wird aber zur universellen Verarbeitung diese TIFF-Datei in einem PDF-Container eingepackt, damit eine Anzeige auf jedem denkbaren Gerät problemlos möglich ist.

    Der Fax-Server bietet diese Dokumente zusammen mit Meta-Informationen (Sender, Empfänger, Status usw.) meist in einer Client-Software an. Alternativ oder zusätzlich  geschieht die Anbindung über ein Dokumenten-Management-System oder per Mail-Weiterleitung.

    Die Archivierung erfolgt zentral, dies ist im Rahmen der Dokumentationspflicht für Geschäftsvorgänge wichtig. Zentral gespeichert sind auch frühere Dokumente schnell auffindbar bei Nachfragen von Geschäftspartnern, Mitarbeitern oder der Buchhaltung.

    Ja, es gibt auch Internetdienste, die für Sie den Versand und Empfang von Telefaxen erledigen. Dies kann speziell dann wichtig sein, wenn Ihre Netzanbindung sehr dürftig ist und ein problemloser Versand und Empfang aufgrund schlechter Verbindungen nicht oder nur unzuverlässig möglich ist. Sie müssen sich um viel weniger kümmern. Ganz einfach.

    Dagegen spricht aber auch einiges: Sie machen sich abhängig von der Zuverlässigkeit dieses Anbieters. Funktioniert der Versand auch bei zeitkritischen Faxen schnell und nachvollziehbar?

    Und vergessen Sie nicht die DSGVO: Sie übergeben Ihr Dokument einer dritten Person. Diese kann und muss das Fax in lesbarer Form erhalten, damit es versendet werden kann. Wichtige Vertrags- oder Patientendaten haben Sie somit aus Ihrer Kontrolle entlassen. Auch beim Empfang erlauben Sie diese theoretische Einsicht Fremder, und das, obwohl der Absender bei Fax-Versand eigentlich von einer sehr direkten, privaten Übertragungsart ausgehen kann.

    faxserver drucker dialogEin Sende-Auftrag wird durch die Clients meist über einen auf allen Rechnern verfügbaren virtuellen Drucker erzeugt. So kann jede Anwendung, die Drucken kann, auch ein Fax erzeugen. Gute Fax-Software erlaubt das Erstellen eines Auftrages durch Sammeln mehrerer Dokumente, zum Beispiel ein Anschreiben in Word, eine Berechnung in Excel und eine eingescannte Quittung.

    Manchmal erfolgt das Erstellen eines Auftrages auch aus einer Brachen-Software (CRM, Patientenverwaltung) heraus automatisch am Client oder Server, trotzdem meist auch hier über einen Druckertreiber.

    Ist der Auftrag einmal erstellt, wird er automatisch auf den Fax-Server übertragen. Dieser übernimmt dann den eigentlichen Versand. Ist der Vorgang abgeschlossen, erfolgt eine Rückmeldung an den Klienten: Durch einen Protokolleintrag, eine Popup-Nachricht oder eine Bestätigungsmail in Ihr zentrales Postfach.

    faxserver sendeberichtDer Fax-Sendebericht ist ein wichtiges Feature bei der Verwendung von Faxen. Im Gegensatz zur Email, bei deren Versand sie höchstens genau wissen, dass Sie an Ihren Provider übermittelt wurde, wissen Sie beim Fax, ob das Dokument wirklich beim Empfänger ankam und wann das genau war.

    Bei Email kann die Übertragung ohne Mitteilung an Sie durch einen Spam-Filter lautlos vernichtet werden. Auch wissen Sie nicht, wann ein Empfänger die Nachricht erhalten hat, sie kann Sekunden, Minuten oder Stunden auf dem Weg zu ihm verzögert werden. Eine Email-Lese-Bestätigung ist bei vielen Empfängern absichtlich nicht möglich, da ansonsten auch SPAM-Versender über erfolgreiche Aktionen informiert werden.

    Ein Qualifizierter Fax-Sendebericht fasst auf einer Seite sowohl den Sendestatus (Nummer, Datum, Uhrzeit und Status) als auch zumindest einen Teil des Dokumentes zusammen und dient der Dokumentation wichtiger Berichte.

    Als Fax-Protokoll aus Anwendersicht bezeichnet man meist eine Listendarstellung aller Fax-Übertragungen eines bestimmten Zeitraums. Dieses Protokoll wird vom Faxserver zentral erstellt und gespeichert.

    Fax-Übertragungs-Protokolle in technischer Sicht beschreiben die eigentliche Kommunikation zwischen zwei Fax-Geräten bzw. Servern. Hier gibt es standardisierte Protokolle wie T.30, T.37, T.38, die im folgenden beschrieben werden. Ein Anwender muss sich darüber keine Gedanken machen.

    Bei einer Faxserver-Lösung übernimmt der zentrale Fax-Server den Empfang von Telefaxen autark und alleine. Andere Rechner müssen nicht laufen. Der Fax-Server speichert die Faxe zentral zusammen mit den wichtigen Informationen wie Anrufernummer, Anruferkennung, Datum und Uhrzeit.

     

    Je nach Konfiguration werden empfangene Faxe aufgrund der Rufnummern einzelnen Fax-Konten zugewiesen. Es kann eine automatische Weiterleitung per Mail an Mail-Adressen abhängig der Rufnummer erfolgen, ein automatischer Ausdruck erfolgen oder auch die automatische Übergabe an ein Dokumenten-Management-System initiiert werden.

     

    Die Faxe liegen typischerweise als TIFF-Datei oder als PDF vor.

     

    Die Weiterleitung von empfangenen Faxen ist etwas sehr komfortables. Der Fax-Server versendet empfangene Faxe aufgrund der Rufnummer (Ihrer eigenen und/oder des Absenders) an angebbare Mailadressen. 

     

    So müssen Sie als Anwender nicht eine spezielle Fax-Software beachten und nachsehen, ob etwas Neues vorliegt. Sie kontrollieren einfach Ihre Maileingänge, das tun sie sowieso regelmäßig. Auch erreicht Sie so ein Fax auch meist dann, wenn Sie unterwegs sind, Zugriff auf Ihre Mails haben Sie ja normalerweise.

     

    Damit ein Lesen immer funktioniert, sollte das empfangene Fax im PDF-Format vorliegen. So ist gewährleistet, dass Sie das Fax auf allen denkbaren Endgeräten (PC, Tablet, Smartphone) lesen können.

    Mail-to-Fax bezeichnet ein Verfahren, bei dem Ihr Mail-Server und Ihr Fax-Server zusammenarbeiten. Mails mit einer speziellen Adressierung wie zum Beispiel 081379107.fax@ihredomain.de werden dem Faxserver zum Versand übergeben. 

     

    Wenn Sie sich als Anwender innerhalb Ihres Netzwerkes befinden, hat dieses Verfahren kaum Vorteile gegenüber der Verwendung des Fax-Druckertreibers. Im Gegenteil, sie haben zum Beispiel keine Vorschaufunktion.

     

    Wenn Sie aber unterwegs sind, kann diese Methode wichtig sein, um eine bestimmten Termin oder eine Frist einzuhalten. Entweder Sie schreiben im Mail-Text die zu übermittelnde Nachricht oder senden einen Dateianhang wie eine PDF-Datei oder sogar ein Foto eines Dokumentes mit ihrem Smartphone. Dies ist wohl nicht der günstigste Fall in Anbetracht der Qualität und Übertragungszeit, aber manchmal ist ein eingehaltener Termin mit einem unterschriebenen Dokument wichtiger!

    Früher wäre die Antwort kurz gewesen: Entweder ein Modem oder eine ISDN-Karte einbauen und an die Telefonanalage anschließen - FERTIG!

     

    Heute muss man sich kurz ein paar Gedanken machen: 

     

    Grundgedanke muss auf jeden Fall sein, möglichst wenige Medienübergänge zu haben.

    Wie ist meine Anbindung nach draußen? Habe ich noch eine ISDN-Leitung zum Provider (wird teilweise auch weiterhin von manchen Providern angeboten) oder habe ich eine moderne IP-Leitung? 

    Was passiert am Netzübergabepunkt vom Provider? Geht VOIP direkt in meine TK-Anlage oder habe ich eine Art DigiBox, die alle Verbindungen per internem ISDN an meine ISDN-Telefonanlage leitet?

    Welche Anschlüsse bietet meine Telefonanlage? ISDN-Nebenstellen, SIP-Endgeräte oder eine direkte Anbindung per CAPI-Treiber?

    Wie ist das Netzwerk zwischen meiner TK-Anlage und meinem Fax-Server? Ist hier eine "flache" Netzwerkstruktur ohne separate Subnetze oder gar eine Firewall?

     

    Negativ-Beispiel: Sie haben eine IP-Leitung zum Provider, der eine DigiBox angeschlossen hat um Ihre TK-Anlage per ISDN zu verbinden, diese bietet aber schon IP-SIP-Nebenstellen und Sie haben den Fax-Server per SIP-ISDN-Wandler per ISDN-Karte angeschlossen (Da ein ISDN-Board in der TK-Anlage nachzurüsten Geld gekostet hätte) und fragen dann unseren Support, warum Faxe nur unzuverlässig übertragen werden. (realer Support-Fall)

     

    Positiv-Fall: Sie betreiben eine FritzBox am All-IP-Anschluss der Telekom und haben den Fax-Server per VOIP-CAPI direkt angemeldet.

    Fragen Sie uns vorher, was wir Ihnen empfehlen. Keep it simple!

    Mein Telefonanschluss ist auf IP-Basis. Warum sollte ich noch eine ISDN-Karte verwenden? 

    Weil es manchmal das Einfachste ist: Zwischen Ihrer TK-Anlage oder Router und dem Fax-Server ist eine DMZ (demilitarisierte Zone, getrennte Netzwerk-Segmente mit starker Firewall). Eine VOIP-Anmeldung per SIP kann hier sehr mühsam, zeitaufwändig sein und Sie müssen evtl. mit mehreren Firmen und Administratoren zusammenarbeiten. Ihr Router oder TK-Anlage hat aber einen internen ISDN-Anschluss und der Fax-Server ist in einem Abstand von 1 Meter. Hier empfehlen wir dringend den Einsatz einer ISDN-Karte. Einfach, schnell, zuverlässig und auch wenn das Netzwerk angepasst wird oder die Firewall ein automatisches Update bekommt, funktioniert definitiv alles weiter.

    Ja! In der Anfangszeit der IP-Telefonie waren Verbindungen noch von deutlich schlechterer Qualität, Latenz und Jitter (Laufzeitschwankungen).

     

    Provider und auch Netzwerkendgeräte haben sich deutlich weiterentwickelt. Beide unterstützen mittlerweile Priorisierung von Telefondaten.

    Natürlich war eine ISDN-End-to-End-Verbindung, wie sie früher existierte, prinzipbedingt von besserer und vorhersagbarer Qualität, aber mittlerweile ist das auch im IP-Bereich gegeben. 

    CAPI (Common ISDN Application Programming Interface) ist ein Standard, den vor vielen Jahren die Hersteller von ISDN-Karten und Geräten gemeinsam festgelegt und erarbeitet haben, um eine einheitliche Schnittstelle für Programme und Applikationen zu bieten.

     

    Diese ursprünglich für ISDN-Karten gedachte Schnittstelle wurde mittlerweile von mehreren Anbietern auf VOIP und SIP adaptiert. Programme, die die CAPI verwenden, sind (fast) ohne Anpassungen sofort für die reine VOIP-Verwendung geeignet. Beispiele sind die XCAPI von TE-Systems oder die PrimuX VOIP-CAPI. der Gerdes-AG

     

    Die CAPI als Schnittstelle für Kommunikations-Anwendungen hat sich also befreit und sich weiterentwickelt.

    T.30 ist die Grundlage der des G3-Faxstandards, welches die Kommunikation zwischen Faxgeräten, Fax-Modems und Fax-Servern (ISDN oder VOIP) ermöglicht.

    Es beschreibt den Verbindungsaufbau, die Parameter-Aushandlung und wie die eigentlichen Bild-Daten als Töne übertragen werden. E wird definiert, wie Fehler erkannt werden können und wie Seiten vom Empfänger bestätigt werden. Eine Wiederholung einzelner Seiten oder Datenpakete ist im Gegensatz zu anderen Übertragungsprotokollen nicht vorgesehen. Eine Wiederholung kann nur durch erneuten Verbindungsaufbau und einer Wiederholung zumindest der letzten Seite erfolgen.

    T.37 ist eine moderne Alternative zu T.30. Faxe werden nicht mehr leitungsbasiert per Tonübertragung übermittelt, sondern als Mail-Anhang.

    Internet-Dienstleister bieten Gateways an, um normale Faxgeräte zu erreichen.

    Oft stellt sich aber dann die Frage, wenn man schon das Dokument in das Internet "freilässt", warum dann nicht gleich per normaler Email an den Empfänger senden.

    T.38 ist die Weiterführung der Faxübertragung, optimiert auf VOIP. Die Daten werden wie bei T.30 verbindungsorientiert zum Provider übertragen. Aber nicht als Töne, sondern die TIFF-Daten werden digital übertragen.

     

    Man hat alle Vorteile der Faxübetragung (direkte Verbindung, nicht öffentliches Internet, direkte Empfangsbestätigung) vereint mit der modernen IP-Datenübertragung.

     

    Aber: Wenn nicht beide Seiten der Verbindung beim gleichen Provider sind und nicht beide T.38 unterstützen, wird es kompliziert. Provider müssen dann Gateways zu anderen Providern bieten oder IP-Router übernehmen die Konvertierung für das analoge Faxgerät, das beim Empfänger angeschlossen ist. Oft funktioniert dies alles, aber manchmal ist ein Versand zu bestimmten Gegenstellen einfach nicht zu schaffen, weil dieser etwa beim falschen Provider ist. T.38 ist ein bisschen wie Unix, das von vielen schon seit mehr als 20 Jahren und auch weiterhin scherzhaft als Betriebssystem der Zukunft betitelt wird. Beiden, Unix und T.38, tut man damit Unrecht, aber es ist wohl noch viel Standardisierung und Marktdurchdringung nötig.

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