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      SMTP-Server zum Empfangen von Mails Wenn Sie Mails nicht via POP3 von einem Provider abholen möchten, sondern direkt aus dem Internet empfangen wollen, installieren Sie einfach diesen SMTP-Server. Er besitzt zahlreiche Anti-Spam-Funktionen wie z.B. Greylisting und Blacklists. Entpacken Sie SMTP.ZIP (60 K, 30.04.17) ins NetMail-Verzeichnis und lesen Sie die Anleitung in der Datei SMTP.HTM (Sie können sie vorab auch online lesen). Terminalserver-Utility SlotProx Man kann NetMail-Clients in Terminalserver-Sitzungen starten, so dass alle Instanzen auf einem einzigen PC laufen. Allerdings funktioniert dann der Mailslot-basierte Message-Austausch zwischen den Clients und dem Gateway nicht mehr ohne weiteres, der zum Aktualisieren der Mail- und Archiv-Liste, aber auch zum Anzeigen von Popup-Nachrichten dient. Das Utility SlotProx löst das Problem; es kann auf dem Server als Dienst gestartet werden. Entpacken Sie SlotProx.ZIP (27 K) ins NetMail-Verzeichnis und lesen Sie die Anleitung SlotProx.htm (auch vorab einsehbar). Voraussetzung ist eine NetMail-Client-Version 5.06 oder höher.
      Als Netzwerk-Mail-System besitzt NetMail zahlreiche Vorzüge gegenüber herkömmlicher Mail-Software:
      • Die E-Mails werden nicht auf den Workstations, sondern im Server gespeichert. Dadurch haben Sie im Netzwerk und unterwegs Zugriff auf Ihre Mails.
      • Außer E-Mails können Sie auch SMS-Nachrichten senden. Mit einem GSM-Modem (z.B. CT63 von M2Mtec) ist sogar der SMS-Empfang möglich.
      • Der Terminkalender bietet einer Arbeitsgruppe den gemeinsamen Zugriff auf eine zentrale Terminliste mit Erinnerungs-Funktion.
      • Die Pinnwand ist eine weitere Groupware-Funktion von NetMail. Die können von allen Workstations erstellt, bearbeitet und gelesen werden.
      • Ein Popup-Fenster informiert die Benutzer sofort über E-Mails, Termine, neue Pinnwand-Texte oder auch über Internet-Zugangsprobleme.
      • Die Client-Software ist sehr kompakt und schnell. Sie wird nicht auf den Workstations getrennt installiert, sondern einfach via Netz vom Server geladen.
      • Private oder gemeinsame Archive fungieren als Ablage für frühere Mails. Auch im Adressenbuch sind private und gemeinsame Mail-Adressen möglich.
      • Das Webmail-Interface erlaubt die Benutzung auch von nicht unter Windows arbeitenden Geräten (Mac, Linux-, Handheld- oder Pocket-PC).
      • Bei Ihrem Provider wird ein einziges Sammel-Postfach für alle Ihre Mail-Adressen benutzt. Die Verteilung innerhalb anhand der Adressierungsangaben.
      • Der eingebaute Autoresponder kann z.B. während der Urlaubszeit abhängig von Schlüsselworten automatisch passende Antworten generieren.
      • Mit CapiCall und CapiFax ist Unified Messaging möglich, z. B. können Voicemails, Anrufbeantworter-Nachrichten und Faxe als Mail weitergeleitet werden.
      • Bei empfangenen und gesendeten Mails ist optional ein automatischer Ausdruck der ersten ein bis neun Textseiten am Gateway möglich.
      • Der Administrator kann per SMS oder (mit CapiCall) per Telefonanruf alarmiert werden, wenn die Anwahl des Internet-Providers mehrmals fehlschlägt.
      • Zu vorprogrammierten Zeiten können Protokolldateien u.ä. automatisch an eine oder mehrere Mail-Adressen versandt werden (Autosend).
      Gegen Würmer und Viren bietet NetMail eine höhere Sicherheit als die meisten anderen Mail-Programme:
      • Der NetMail-Client interpretiert in seinem Mail-Anzeigefenster keine Script-Programme und ist damit gegenüber Viren praktisch immun.
      • Verächtige Dateitypen wie .vbs oder .scr lassen sich schon im Gateway sperren.
      • Das NetMail-Gateway beinhaltet eine heuristische Viren-Erkennung, die im Gegensatz zu herkömmlichen Virenscannern auch neue Viren sofort findet.
      • Auch in ZIP-Dateien werden verdächtige Dateien erkannt, z.B. .scr-, .pif- oder .exe-Files bestimmter Länge, selbst wenn die Archive verschlüsselt sind.
      Das Spam-Filter in NetMail arbeitet mit einem Satz von Regeln, deren prozentualer Einfluss einstellbar ist. Gegenüber den in letzter Zeit verbreiteten Bayes-Filtern, die Worthäufigkeiten in "guten" und "schlechten" Mails bewerten, bietet das NetMail-Filter folgende Vorteile:
      • Das Spam-Filter in NetMail wirkt sofort, während für ein Bayes-Filter erst eine Lernphase nötig ist, in der ein Benutzer Mails selbst klassifizieren muss.
      • Auch Text, der absichtlich z. B. durch Base64-Codierung verschleiert wurde, wird bei der Spam-Analyse decodiert und schlüpft so nicht durch.
      • Viele Benutzer erhalten überwiegend Mails in ihrer Landessprache, Spam-Mails sind oft englisch. Bei einem Bayes-Filter würde das aufgrund der Worthäufigkeiten leicht dazu führen, dass alle englischen Mails gelöscht werden.
      • NetMail wertet Eigenschaften aus, die weit über eine reine Textanalyse hinausgehen, z.B. nur HTML-Text, BCC-Adressierung, Anzahl der Received-Zeilen oder Links im Text, die personifizierte Parameter enthalten.
      Bei Verwendung externer NetMail-Clients via Modem, ISDN oder TCP/IP ergeben sich zusätzlich folgende Vorteile:
      • Die Übertragung zwischen mobilen Clients und Gateway erfolgt komprimiert, vollduplex und transparent (d.h. ohne die sonst üblichen 33 % Base64-Overhead). Das spart bei Text mehr als 60 % Transferzeit und Datenvolumen, bei typischen Office-Dateien sogar noch mehr.
      • Ein alternatives HTML-Textformat kann bei empfangenen Mails unterdrückt werden, reine HTML-Mails können zu normalem Text konvertiert werden. Das erspart den mobilen Clients bei typischen Text-/HTML-Mails 60 % des Datenvolumens.
      • Um das versehentliche Senden oder Empfangen sehr großer Dateien z.B. via GPRS oder UMTS zu verhindern, kann man die maximale Attachment-Größe auf einen beliebigen Wert begrenzen.
      • Bei einem Verbindungsabbruch braucht eine Mail vom/zum mobilen Client nicht von Anfang neu übertragen werden, da ein Wiederaufsetzen möglich ist.

      Ja, das ist seit der NetMail-Gateway-Version 3.10 (Februar 2011) möglich. Dabei kann man den POP3-/SMTP-Client wahlweise auch parallel zum NetMail-Client betreiben. So kann man beispielsweise unterwegs mit einem Smartphone eingehende Mails lesen und beantworten; alle gelesenen und gesendeten Mails bleiben dann auf dem NetMail-Server erhalten und können soäter zu Hause zentral archiviert werden.

      Es ist alternativ auch möglich, einzelne Mail-Konten allein mit POP3-/SMTP-Clients zu betreiben. Allerdings stehen dann natürlich zahlreiche Funktionen des NetMail-Clients nicht zur Verfügung, wie etwa gemeinsam nutzbare Mail-Archive, gemeinsamer Terminkalender, gemeinsam nutzbare Pinnwand, Zugriff zu einem Mail-Konto von unterschiedlichen Workstations, Konfiguration des Autoresponders, Benutzung unterschiedlicher Alias-Absenderadressen beim Senden von Mails sowie der Mail-Zugriff via Web-Interface.

      Nicht unbedingt, aber NetMail ist primär dafür ausgelegt. Einige Provider bieten eigene Domains schon für etwa einen Euro pro Monat an! - Zur Begriffsklärung zunächst: In einer Mail-Adresse wie meier(at)schoko.de ist der Teil vor dem Zeichen @ der lokale Benutzername, der in der Benutzerverwaltung des NetMail-Gateway eingetragen wird. Der Teil dahinter ist die "Domain". Es sind nun mehrere Fälle denkbar:
      1. Eigene Domain (z.B. meinefirma.de): Das ist der einfachste und sinnvollste Fall für NetMail. Ihre lokalen Mail-Adressen haben alle das Schema benutzername(at)meinefirma.de. Wenn Sie im Mailer-Modul des NetMail-Gateway beispielsweise schoko.de als eigene Domain eintragen, werden alle Adressen, die auf schoko.de enden, als hausintern betrachtet, und nur Mails, bei denen das nicht zutrifft, werden zum Internet-Provider gesendet. Beim Provider müssen Sie lediglich dafür sorgen, dass alle Mails an Sie in ein einziges POP3-Postfach gelegt werden, z.B. durch eine Umleitung von *(at)schoko.de an info(at)schoko.de. Das Mailer-Modul von NetMail fragt dann das POP3-Postfach info ab, und das NetMail-Gateway verteilt die Mails je nach ursprünglicher Zieladresse an die entsprechenden Benutzer in Ihrem Netzwerk.
      2. Mehrere eigene Domains: Wenn Sie zwei oder mehr eigene Domains haben, z.B. schoko.de und kakao.de, tragen Sie schoko.de als Haupt- und kakao.de als zusätzliche Domain in der Gateway-Konfiguration ein. Lassen Sie beim Provider von kakao.de alle Mails zu schoko.de umleiten. Der NetMail-Mailer kann dann alle Mails über den Provider von schoko.de austauschen. (Bei T-Online ist eine Umleitung leider nicht möglich!) Achten Sie darauf, dass Sie für netzinterne, lokale Mails stets Ihre Haupt-Domain (hier schoko.de) benutzen, die auch im Mailer eingetragen ist, damit sie nicht über das Internet laufen.
      3. Keine eigene Domain: Sie haben eine Mail-Adresse bei einem Provider, wie z.B. Name(at)t-online.de. In der Mailer-Konfiguration müssen Sie dann die Option "Lokale Mails" abschalten, da sonst fremde T-Online-Adressen als intern betrachtet würden, und ferner einen Stern-Alias einrichten (siehe Gateway-Handbuch unter "Alias"), damit keine Return-Mails "User unknown" erzeugt werden, wenn eine ankommende mehrfach adressierte Mail auch fremde T-Online-Zieladressen enthält. Die Benutzung mehrerer Netzwerk-Workstations mit unterschiedlichen Mail-Adressen oder die Nutzung von Verteilerlisten in NetMail (z.B. news.list(at)firma.de) ist so allerdings nicht möglich. NetMail ist auch nicht dafür gedacht, unterschiedliche, nur getrennt abfragbare Einzel-Accounts wie Name1(at)t-online.de und Name2(at)t-online.de oder gar Accounts bei unterschiedlichen Providern zu verwenden.
      4. Nur interne Mails: Wenn Sie NetMail ohne Internet-Zugang und ausschließlich als firmeninternes Mail-System mit Intranet-Clients einsetzen möchten, vielleicht auch mit externen Clients via GSM, Modem oder ISDN, dann konfigurieren Sie als Domain einen frei erfundenen Namen, z.B. firma.de. Stellen Sie im Mailer-Programm den Anwahlzyklus auf 0=nie (trotzdem müssen Gateway- und Mailer-Programm laufen, um Mails intern umzuleiten!). Alle Mail-Adressen haben das Schema name(at)firma.de. Versehentlich falsch adressierte Mails mit fremden, externen Domains im Unterverzeichnis Spool.dir sollten Sie ab und zu löschen, wenn kein Mail-Austausch mit dem Internet gewünscht wird.
      5. Zweit-Mailserver: Wenn Sie bereits einen firmeninternen POP3/SMTP-Mailserver haben, z.B. Microsoft Exchange, an den Sie zusätzlich NetMail anbinden möchten, sollten Sie wie bei (c) vorgehen, da NetMail dann nicht allein über Ihre Domain verfügt. Das Mailer-Modul des NetMail-Gateway kann Mails mit dem Exchange-Server via TCP/IP-Netzwerk z.B. alle fünf Minuten automatisch austauschen. Bitte beachten Sie, dass für NetMail stets vollständige Mail-Adressen inklusive @ und Domain nötig sind.
      Umlaut-Domains (auch Punycode- oder IDN-Domains genannt) werden von NetMail wie auch von den meisten anderen Mail-Programmen nicht unterstützt, weil sie im Mail-Verkehr nicht sinnvoll einsetzbar sind. Benutzer in England, Frankreich oder Italien können so etwas wie "müller.de" gar nicht eingeben, da dort deutsche Umlaute auf der Tastatur fehlen. Es wäre ohnehin nur eine halbe Lösung, Umlaute nur nach dem @, aber nicht davor zu erlauben - aber genau dafür gibt es nach wie vor keinen Standard. Generell sollte eine Umlaut-Domain, wenn überhaupt, höchstens als Zweit-Domain zum Schutz des eigenen Namens angemeldet werden; als primäre Domain für die tägliche Kommunikation ist sie leider völlig ungeeignet. Wenn sie dennoch benutzt werden muss, ist das unter Verwendung der Punycode-Domain möglich, wie etwa xn--mller-kva.de für müller.de. Hier ist noch ein Tip für den Fall, dass Sie ein "altes" Mail-Konto wie etwa name(at)t-online.de haben und nun aber über eine eigene Domain wie meinefirma.de z.B. bei 1&1 verfügen: Sie können in NetMail ab Version 1.53 zusätzliche POP3-Konten einrichten, indem das Mailer-Programm mit passenden Kommandozeilen-Parametern gestartet wird. Mehr dazu im Gateway-Handbuch unter Technische Details - Mehrere POP3-Accounts abfragen.

      NetMail löscht absichtlich alle Mails, die es erfolgreich und vollständig von Ihrem Internet-Provider abgeholt hat, auf dessen Server, und zwar aus den folgenden drei Gründen:

      1. NetMail ist ein Netzwerk-Mailsystem. Die Mails werden zentral aus einem Sammelpostfach abgeholt anhand der Adressierungsdaten an die Benutzer verteilt. Das spätere Abholen bestimmter Mails durch einzelne Benutzer macht deshalb keinen Sinn.
      2. Bei vielen Providern gibt es ein Speicherplatz-Limit für Mails, oft zwischen 2 und 20 Megabyte. Dieses Limit würde es unmöglich machen, Mails über längere Zeit auf dem Server zu belassen, z.B. für Backup-Zwecke. Die Absender neuer Mails würden eine Return-Mail mit einer Fehlermeldung wie "Mailbox full" von Ihrem Provider zurückerhalten, sobald das Limit erreicht wird.
      3. NetMail müsste eine umfangreiche Datenbank führen, damit Mails, die zuvor schon einmal vom Provider geholt wurden, nicht erneut abgeholt werden. Wenn Sie den im NetMail-Mailer ablaufenden POP3-Dialog beim Abholen von Mails mitverfolgen, werden Sie feststellen, dass der Mailer der Nachrichtenliste des Servers (nach der "list"-Zeile) nicht ansehen kann, welche Mails vorher bereits einmal geholt wurden. Selbst die Numerierung der Mail-Liste kann bei der nächsten Einwahl anders lauten. NetMail müsste deshalb von jeder einzelnen Mail immer wieder die ersten z.B. 50 Zeilen vom Server laden, um zu erkennen, ob es sich um eine bereits heruntergeladene handelt. Wenn Sie z.B. 100 Mails auf dem Server belassen, bedeutet das, dass NetMail 5000 Zeilen (etwa 200...400 KByte) vom Server laden müsste, nur um festzustellen, dass alle diese Mails vorher schon geholt wurden und keine neuen vorliegen. Dies wäre auf Dauer völlig unpraktikabel; es kostet Zeit und Gebühren.

      Falls Sie Mails allerdings generell mit NetMail nur senden und nicht abholen möchten (z.B. bei Benutzung ausschließlich als SMTP-Interface zur Fax-Weiterleitung), können Sie das Programm Mailer.exe mit dem nachgestellten Kommandozeilen-Parameter holnix starten. Dann findet zwar ggf. ein POP3-Login zur Authentifizierung statt, aber anliegende Mails werden nicht ausgelesen.

      In das Feld "Benutzername", das Bestandteil der E-Mail-Adresse vor dem Zeichen @ wird, passen tatsächlich nur 16 Zeichen. In den meisten Fällen sollte das ausreichen; bedenken Sie, dass bei der Eingabe sehr langer Mail-Adressen auch Tippfehler beim Absender wahrscheinlicher werden. Wenn Sie dennoch unter einem längeren Namen erreichbar sein möchten, z.B. "Christian.Neumann(at)MeineFirma.de", dann können Sie das aber ganz leicht mit einem Alias-Eintrag realisieren. Tragen Sie in der Benutzerverwaltung zunächst als Name nur die Kurzform "Neumann" ein. Richten Sie dann in der Gateway-Konfiguration ein Benutzer-Alias ein, indem Sie "Christian.Neumann" an "Neumann" umleiten (alle Eingaben erfolgen hier ohne Domain!). Herr Neumann ist dann sowohl unter "Neumann(at)MeineFirma.de" als auch unter "Christian.Neumann(at)MeineFirma.de" erreichbar. Groß- oder Kleinschreibung spielt hierbei keine Rolle, ankommende Mails mit abweichender Schreibweise werden trotzdem korrekt zugestellt. Beim Senden von Mails kann man dann im Feld "Von:" einen der Alias-Namen auswählen. Beim Beantworten einer Mail ist sogar automatisch derjenige Benutzername als Absender voreingestellt, an den die empfangene Mail adressiert war. Dasselbe gilt auch für den Fall, dass Sie unterschiedliche Domain-Namen nutzen, die im NetMail-Router als zusätzliche Domains eingetragen sind.

      Es gibt dafür mehrere Möglichkeiten. Die erste und wohl einfachste ist, das Programm "Thunderbird Portable" zu installieren.

      1. Im Thunderbird-Menü Extras > Importieren auswählen.
      2. Outlook bzw. Outlook Express als Import-Format auswählen.
      3. Den Import-Mail-Ordner in Thunderbird öffnen und die gewünschten Mails markieren.
      4. Im Datei-Menü von Thunderbird "Speichern als Datei" wählen und als Zielordner SPOOL.DIR unterhalb von NetMail auswählen.
      5. Benennen Sie im Verzeichnis Spool.dir die Dateien von .eml in .in um, z.B. durch Öffnen einer DOS-Box und Eingabe von:
        cd \shamrock\netmail\spool.dir
        ren *.eml *.in

      Auch mit der Freeware EmailConverter ist der Import in NetMail möglich. Gehen Sie damit wie folgt vor:

      1. Erstellen Sie in der NetMail-Konfiguration unter Benutzeralias * (Stern) an Ihren NetMail-Benutzernamen, so dass auch importierte Mails an Mail-Adressen, die nicht (mehr) in NetMail existieren, nicht verloren gehen.
      2. Öffnen Sie Outlook, markieren Sie die zu exportierenden Mails und ziehen Sie sie in ein temporäres Verzeichnis, z.B. C:\Temp. Dort werden die einzelnen Mail als Dateien mit der Endung .msg abgelegt.
      3. Wählen Sie im Programm EmailConverter das temporäre Verzeichnis als Input und das Verzeichnis Spool.dir unterhalb des NetMail-Ordners als Export-Verzeichnis und starten Sie die Konvertierung. Es entstehen .eml-Dateien in Spool.dir.
      4. Benennen Sie im Verzeichnis Spool.dir die Dateien von .eml in .in um, z.B. durch Öffnen einer DOS-Box und Eingabe von:
        cd \shamrock\netmail\spool.dir
        ren *.eml *.in

      Bei beiden Verfahren finden Sie nach wenigen Sekunden die importierten E-Mails in NetMail. Bei NetMail-Versionen ab dem 27.07.07 erscheint auch das Datum korrekt, selbst wenn es weiter in der Vergangenheit liegt. Allerdings sind natürlich alle Mails als "empfangen" gekennzeichnet, auch wenn Sie mit Outlook gesendet wurden - ein sicher verschmerzbarer Schönheitsfehler; immerhin bleiben auch alle Attachments erhalten.

      Ja, POP3S und SMTPS ist beispielsweise für Google Mail und Strato erforderlich, seit März 2014 auch für 1und1 und T-Online. Man benötigt dazu lediglich das kostenlose Tool STunnel auf dem NetMail-PC. Wir haben ein auf STunnel basiertes Paket geschnürt (ca. 1 MB, Version vom 08.04.14, ggf. Update empfohlen!), das die Umstellung ganz enfach macht und nur die wirklich nötigen Dateien von http://www.stunnel.org enthält. Entpacken Sie die ZIP-Datei einfach ins NetMail-Programmverzeichnis und lesen Sie die enthaltene Datei Stunnel.TXT.

       In der STunnel-Konfigurationsdatei (normalerweise heißt sie stunnel.conf) sind beispielsweise für 1und1 folgende Angaben erforderlich:

      client=yes

      [pop3s]
      accept=127.0.0.1:1110
      connect=pop.1und1.com:995

      [smtps]
      accept=127.0.0.1:1025
      connect=smtp.1und1.com:465

      Im NetMail-Mailer stellt man dann als POP3-Host die lokale Adresse 127.0.0.1 ein und als POP3-Port 1110. Als SMTP-Host wird wieder 127.0.0.1 und als Port 1025  eingestellt. Diese Ports sind hier natürlich nur als Beispiel gewählt. Falls ein Portkonflikt auftritt, z.B. bei 1025, muss ein anderer Port wie etwa 1024 in [smtps] sowie im Mailer konfiguriert werden.

      Für T-Online ist ein etwas anderer Inhalt von stunnel.conf erforderlich:

      client=yes
      fips=no

      [POP3S T-Online]
      sslVersion=TLSv1.1
      accept=127.0.0.1:1110
      connect=securepop.t-online.de:995

      [SMTPS T-Online]
      sslVersion=all
      accept=127.0.0.1:1025
      connect=securesmtp.t-online.de:465

      Es ist natürlich auch möglich, mehrere Provider-Zugänge in stunnel.conf zu konfigurieren. Dabei müssen hinter "accept" natürlich jeweils unterschiedliche Ports benutzt werden, die dann entsprechend auch im NetMail-Mailer eingetragen werden (ggf. für mehrere POP3-Instanzen, siehe Gateway-Handbuch).

      Starten Sie dann STUNNEL.EXE am besten zunächst als normale Anwendung. Achten Sie darauf, dass Sie nicht mehrere Instanzen gleichzeitig starten; beachten Sie das kleine Symbol rechts unten in der Taskleiste. Sie können bei Bedarf später STUNNEL mit der Kommandozeile
      STUNNEL -install
      als Dienst (Service) installieren, wie das in der enthaltenen Hilfedatei STUNNEL.HTML beschrieben ist.

      Vergessen Sie nach Änderungen in der Datei stunnel.conf bitte nicht, das STunnel-Programm entweder neu zu starten oder die Konfiguration im STunnel-Kontextmenü der Taskleiste neu einzulesen.

       

      Ja, dazu wird das kostenlose SMTP-Zusatzmodul zu NetMail benötigt. Sie benötigen eine DSL-Flatrate-Anbindung, die (fast) 24 Stunden pro Tag online ist, sowie eine Subdomain bei einem DynDNS-Provider wie SelfHost.de oder DynDNS.org. Bei dem Provider, der Ihre Domain verwaltet, muss die Möglichkeit bestehen, den DNS-MX-Eintrag (Mail eXchange) auf die DynDNS-Subdomain (z.B. meinefirma.selfhost.de) verweisen zu lassen. Um das Inaktivitäts-Timeout etwa bei T-DSL zu umgehen, kann man den NetMail-Mailer z.B. alle 15 Minuten eine POP3-Mailbox einer Zweitdomain abfragen lassen. Gegenüber der POP3-Abholung bietet der SMTP-Empfang folgende Vorteile:

      • Korrekte BCC-Adressierung: Je nach Provider machen BCC-adressierte Mails (Blindkopie) via POP3 oft Probleme, weil aus den Kopfdaten teilweise nicht mehr ersichtlich ist, für wen die Mail bestimmt ist. Die Mails kommen via POP3 manchmal gar nicht oder auch doppelt an, oder sie gehen immer an den Postmaster.
      • Sofort-Zustellung: Mails werden nicht z.B. alle 15 Minuten von der POP3-Mailbox beim Provider abgeholt, sondern kommen per SMTP innerhalb von Sekunden bei Ihnen an.
      • Keine Return-Mails an gefälschte Absender: Der Absender ist bei Spam und Viren oft gefälscht. Wenn die Ablehnung einer Mail aber schon innerhalb des SMTP-Dialogs erfolgt, braucht später keine Return-Mail an den (gefälschten) Absender erzeugt zu werden.
      • Geringeres Datenvolumen: Da Spam und Viren oft bereits während des SMTP-Dialogs abgelehnt werden, bevor der Mail-Inhalt übergeben wird, wird das Datenvolumen z.B. während einer Viren-Attacke deutlich reduziert.
      • Schutz gegen Viren und Spam: Mit einem RBL- (real-time blackhole list) oder DNSBL-Service (DNS blacklist) wie Spamhaus können IP-Adressen, die für Spam und Viren bekannt sind, gesperrt werden. Die Prüfung einer korrekten Absender-Identifikation (HELO) sowie Greylisting sind weitere effiziente Möglichkeiten, die bei POP3-Abholung nicht mögich sind.

      Während der direkte SMTP-Empfang via DSL sinnvoll ist, sollte man Mails stets über den SMTP-Server des Providers senden, da viele Empfänger aus gutem Grund Mails von Absendern mit dynamischen IP-Adressen sperren.

      Im Gateway-Router-Protokoll (gateway.txt) werden unter anderem Mails aufgezeichnet, die dem jeweiligen Empfänger absichtlich nicht zugestellt wurden. Typische Meldungen in diesem Protokoll sind zum Beispiel:
      • (blocked by virus filter: .???.EXE) Die Mail wird gelöscht, weil in der Gateway-Konfiguration die doppelte Dateiendung .???.EXE (zum Beispiel Liesmich.txt.exe) als Virus eingetragen ist. Solche Dateinamen sind typisch für viele Mail-Würmer wie Sircam, Klez und Bugbear. An den Absender wird wie auch bei anderen Virus-Logeinträgen nur dann eine Return-Mail geschickt, wenn er im Adressbuch steht. Die Meldung lautet: "Specific signs for a virus. Mail has been deleted."
      • (blocked by virus filter: NULL in ZIP) NetMail stellte anhand einer Folge von Null-Bytes fest, dass ein unverschlüsselter ZIP- (oder auch RAR-)Anhang keine komprimierten Daten enthält, sondern nur einen vorangestellten Archiv-Header, was typisch für Viren ist. Die Mail wird gelöscht.
      • (blocked by virus filter: uncompressed PIF in ZIP) NetMail stellte bei der Analyse einer ZIP-Datei fest, dass die darin enthaltene ausführbare Datei (hier mit der Endung PIF, eventuell auch verschlüsselt) nicht wirklich komprimiert ist, was typisch für Viren ist. Die Mail wird gelöscht.
      • (blocked by virus filter: .EXE in ZIP) Die Mail wird gelöscht, weil in der Gateway-Konfiguration EXE-Dateien bestimmter Länge als Virus deklariert sind und eine solche (eventuell auch mit einem Passwort verschlüsselte) Wurm-Datei im ZIP-Anhang enthalten ist.
      • ALT_0000.HTM (blocked by HTML scan: IFRAME) Die Mail wird vollständig gelöscht, da es sich offensichtlich um eine Virus-Mail handelt (z.B. Badtrans, Klez, Bugbear): Im HTML-Attachment wurde die Zeichenfolge gefunden, die ein bekanntes Outlook-Sicherheitsloch zur Ausführung einer Datei nutzt.
      • (blocked: Executable without text) Die Mail enthielt keinerlei Text, sondern ausschließlich ein ausführbares Attachment, z.B. mit der Endung .exe oder .scr, oder auch eine anderslautende Datei mit einem EXE-Header. Dies ist typisch für Viren wie Klez und Bugbear, die Mail wurde deshalb gelöscht.
      • sm6.bat (blocked by content: audio/x-midi<>.BAT) Die Datei sm6.bat ist nur scheinbar eine Text- bzw. Batch-Datei. Sie enthält einen Mail-Wurm (z.B. Klez), der versucht, sie mit einem absichtlich falsch angegebenen Content-Typ über ein bekanntes Outlook-Sicherheitsleck als ausführbare Datei zu behandeln.
      • winmail.dat (blocked by filter: \WINMAIL.DAT) Die Datei winmail.dat ist eine Microsoft-proprietäre Zusatzdatei, die bei Fehlkonfiguration von MS-Exchange mitgesendet wird und mit der Mail-Programme anderer Hersteller nichts anfangen können; sie wird deshalb gelöscht.
      • (rejected by alias: Subject "GEWINN") Die an den Benutzer info gerichtete Spam-Mail wurde gelöscht, weil in der Gateway-Konfiguration das Schlüsselwort Gewinn als Betreff-Alias mit dem Ziel REJECT eingetragen ist.
      • (blocked: faked sender address) Wenn der NetMail-Mailer mit dem Kommandozeilen-Parameter ALL gestartet wurde, werden Mails an alle Domains, die in der Gateway-Konfiguration eingetragen sind, als intern betrachtet. Folglich werden extern von diesen Domains ankommende Mails dann gelöscht, weil der Absender offensichtlich gefälscht ist (typisch für Spam und Viren). Sie können das verhindern, wenn Sie in der Gateway-Konfiguration unter From-Alias einzelnen Absender-Adressen NOSPAM zuweisen.
      • (blocked: bounced faked mail) NetMail hat anhand der Message-ID festgestellt, dass eine Return-Mail empfangen wurde, die auf die Nichtzustellbarkeit einer Mail hinweist, die nicht von NetMail erzeugt wurde, also offensichtlich mit gefälschter Absenderadresse versandt wurde und dann fehlschlug.
      • (blocked by spam filter: MHBDSLXAOP "meds") Die Buchstaben bedeuten (die Filterkriterien sind in der Gateway-Konfiguration prozentual einstellbar):
        A=Alias-Ziel "SPAM" B=BCC-adressiert D=Verdächtiger Abs. F=SPF-Fail im Header H=Reine HTML-Mail L=Link im Mail-Text M=MIME-Strukturfehler O=kein gültiges HELO P=Wortfilter (Worte folgen) S=verdächtiger Betreff W=SPF-Warnung (softfail) X=RBL-Warnung
      • (blocked by DoS policy) Die Mail wurde als Schutz vor DoS-Angriffen (Denial of Service) gelöscht, weil derselbe Absender mindestens 10mal nacheinander einen Fehler "user unknown" produzierte.
      • mary42(at)hotmail.com (blocked by MARY) Der Name Mary ist in der Gateway-Konfiguration unter "Gesperrte Absender" eingetragen, oder es ist ein From- bzw. Betreff-Alias mit dem Ziel NULL eingetragen. Die Mail wird deshalb gelöscht. Es wird keine Return-Mail erzeugt.
      • info < mary42(at)hotmail.com (blocked by NULL alias) In der Gateway-Konfiguration existiert entweder ein From-Alias für die Absenderadresse oder ein Betreff-Alias für ein im Betreff enthaltenes Wort mit dem Ziel NULL. Die Mail wird deshalb gelöscht, es wird keine Return-Mail erzeugt.
      • MAILER-DAEMON > a8934(at)hotmail.com (rejected) Der NetMail-Benutzer, an den diese Mail gerichtet wurde, hat sie abgelehnt. Der Absender erhält daraufhin eine Return-Mail von Mailer-Daemon mit dem Inhalt "User unknown" (Benutzer unbekannt).
      • IP temporarily blocked Wenn fünfmal nacheinander ein Authentifizierungs-Fehler bei einem POP3- oder SMTP-Client auftrat, wird dessen IP-Adresse für 10 Minuten gesperrt, um Wörterbuch-Attacken zu verhindern.
      Die Liste macht deutlich, dass NetMail über zahlreiche ausgefeilte Mechanismen verfügt, um Mail-Viren und unerwünschte Werbe-Mails unschädlich zu machen. Weil NetMail dabei heuristisch vorgeht, werden im Gegensatz zu herkömmlichen musterbasierten Viren-Scannern auch neuartige, bisher noch unbekannte Mail-Würmer erkannt. Beispielsweise wurden die verbreiteten Würmer Sircam, Badtrans, Bugbear und Klez sowie alle ihre Varianten von NetMail ohne irgendwelche Maßnahmen von Anfang an gelöscht.

      m Menü "Einstellungen" des NetMail-Client lässt sich die Sprache der Benutzeroberfläche einstellen. Sie können die Datei ENGLISH.LAN im NetMail-Verzeichnis als Ausgangsbasis für selbst erstellte zusätzliche Sprachen verwenden. Das Konfigurations-Menü des Client zeigt automatisch alle Dateien mit der Endung .LAN als vorhandene Sprachen an.

      Um beispielsweise die Sprache Suaheli hinzuzufügen, kopieren Sie English.Lan in eine neue Datei Suaheli.Lan und übersetzen Sie dann die englischen Texte in Suaheli.Lan. Das Zeichen & dient als unterstrichener Hotkey in Menüs und steht jeweils vor dem entsprechenden Buchstaben. %s, %d, \r, \n, \t benutzt das Programm zum Einfügen von Strings in den Text und muss deshalb erhalten bleiben.

      Sie können das Utility LANGTEST.EXE aus LANGTEST.ZIP benutzen, um die Konsistenz einer von Ihnen neu erzeugten Sprachdatei durch Vergleich mit English.Lan zu prüfen. Der Aufruf erfolgt an der Kommandozeile so:

      C:\NetMail>Langtest English.Lan Suaheli.Lan

      Geprüft wird das Vorhandensein aller Zeichenfolgen, Hotkeys in Menüs sowie die korrekte Verwendung von %s oder %d usw. für einzufügende Strings. Anschließend sollten Sie die Software auf die neue Sprache einstellen und prüfen, ob die Hotkeys in jedem Menü eindeutig sind und ob die Texte noch in den vorgesehenen Platz passen.

      (Die von NetMail benutzten Windows-eigenen Meldungsfenster wie Dateiauswahl, Ja/Nein usw. erscheinen natürlich weiterhin in der Sprache der Windows-Installation.)

      Microsoft Outlook umbricht Textabsätze in empfangenen Mails neu, wenn eine Zeile länger als etwa 50 Zeichen ist und nicht mit einem Minuszeichen oder (mindestens) zwei Leerräumen beginnt. Wenn dabei Zeilen umbrochen werden, die mit > oder + beginnen, werden diese Zeichen zusätzlich vor die durch den Umbruch entstandenen neuen Zeilen gestellt. Dieses Verhalten ist zwar laut RFC3676 standardisiert, wenn die Mail die Kopfzeile "Content-Type: text/plain; format=flowed" aufweist, Outlook führt den Umbruch aber leider auch durch, wenn "format=flowed" nicht angegeben ist, und ignoriert sogar ein explizites "format=fixed", mit dem der Umbruch eigentlich verhindert werden sollte.

      Wenn Sie möchten, dass Text nicht umbrochen wird, den Sie an einen Empfänger senden, der Outlook benutzt, stellen Sie zwei Leerrräume oder ein Minuszeichen an den Zeilenanfang oder sorgen Sie dafür, dass die Zeilen maximal 50 Zeichen lang sind. Dies gilt natürlich unabhängig davon, welches Mail-Programm Sie zum Senden benutzen, also keineswegs nur für NetMail.

      Umgekehrt fügt Outlook beim Senden von Mails teilweise zusätzliche Leerzeilen in Texte ein, was insbesondere bei Zitaten beantworteter Mails auffällt. NetMail erkennt diese (seit Client-Version 5.24), löscht sie und stellt dadurch die ursprüngliche Formatierung wieder her.

      Wenn Sie eine Mail entweder durch einen Alias-Eintrag im NetMail-Gateway oder durch manuelles Weiterleiten bei einem anderen NetMail-Client erhalten, steht beim Beantworten hinter "Von:" und "An:" in den meisten Fällen bereits die passende Adresse. Da "Von:" ein Auswahlfeld ist, können Sie aber auch mit anderer Identität antworten, z.B. mit einem Alias. Gateway-Alias: Nehmen wir an, jemand sendet eine Mail an info(at)IhreFirma.de, und im Gateway existiert ein Alias von info an schneider. Wenn Herr Schneider diese Mail vorfindet, enthält sie eine zusätzliche Kopfzeile "Original-To: info(at)IhreFirma.de". Beim Beantworten erscheint diese automatisch bei "Von:" vorausgewählt. Wenn die Alias-Angabe nicht eine interne Adresse (ohne Domain-Angabe), sondern eine externe zum Ziel hat, wird wegen der Kompatibilität mit anderen Mail-Programmen "Reply-To" mit der ursprünglichen Absender-Adresse eingefügt, "Original-To" entfällt in diesem Fall. Client-Weiterleitung: Damit für den endgültigen Empfänger sichtbar ist, wer die Mail ursprünglich geschrieben hat, fügt der Client bei "Weiterleitung im Original" eine Zeile "Original-From" ein. Wenn Sie eine solche Mail beantworten, schlägt NetMail bei "An:" automatisch den ursprünglichen Absender vor. Beim Beantworten von Mails benutzt der NetMail-Client folgende Kopfdaten-Zeilen (soweit vorhanden) in absteigender Priorität als Vorschlag für die Zieladresse: Reply-To, Original-From und From.
      • Alias-Absender bei mobilem Client: Bei NetMail-Versionen ab dem 28.6.06 kann man beim mobilen Client in NetMail.ini einen Abschnitt [From] anhängen, der in jeder Zeile ein Absender-Alias nach dem Schema Adresse=Realname enthält. Dieselben Alias-Angaben müssen auch im Gateway konfiguriert sein.
      • Alle Mails doppelt: Dafür kann es mehrere Ursachen geben. Die Lösung ist meist eine Änderung der Einstellung in der NetMail-Konfiguration unter "Envelope-To beachten" (siehe Gateway-Handbuch). Ferner sollte man ein POP3-Sammelpostfach nicht in ein weiteres Postfach umleiten, sondern das Sammelpostfach direkt abholen.
      • Alle Domains lokal: Wenn das Mailer-Programm mit dem Kommandozeilen-Parameter "all" gestartet wird, also zum Beispiel c:\netmail\mailer.exe all als Autostart-Verknüpfung, dann werden Mails an alle im Mail-Router konfigurierten eigenen Domains nicht via Internet, sondern lokal geroutet.
      • Antivirus-Programm: Mail-Archive von NetMail sind verschlüsselt und könnten dadurch zufällig Byte-Sequenzen enthalten, die wie eine Virus-Signatur aussehen. Ein Antivirus-Programm würde solche Dateien kaputtreparieren. Wir empfehlen deshalb, die Archiv-Dateiendungen .BIP und .BIS, die Indexdatei-Endung .INX sowie die temporären Dateitypen .BI2 und .IN2 vom Scan auszunehmen.
      • Archive verschieben (Client ab 5.00): Falls es in der NetMail-Benutzerverwaltung mindestens einen Benutzer mit Benutzerverwaltungsrecht gibt, darf nur dieser gemeinsame Archive verschieben oder löschen. Ferner kann man wegen der unterschiedlichen Verschlüsselung ein privates Archiv nicht direkt zu einem gemeinsamen verschieben (oder umgekehrt), wohl aber die in der Mail-Liste sichtbaren Mails.
      • Archive vom mobilen Client ins LAN übernehmen: Legen Sie im LAN einen NetMail-Benutzer namens "Gateway" an und kopieren Sie die .BIP- und .INX-Dateien vom Unterverzeichnis Gateway des mobilen Clients in das gleichnamige Benutzerverzeichnis auf dem Server. Die privaten Archive des Benutzers Gateway kann dieser dann in ein beliebiges öffentliches Archiv verschieben.
      • Automatisch archivieren: Ab der Gateway-Version 2.01 können Sie per Benutzer-, From- oder Betreff-Alias Mails vom Gateway automatisch archivieren lassen. Mit einem Benutzer-Alias von "Meier" an "Meier,A:Mails" können Mails für Meier auch normal zugestellt und zusätzlich archiviert werden.
      • Autostart: Tragen Sie Verknüpfungen zu den NetMail-Programmen Mailer.exe und Gateway.exe in den Autostart-Ordner von Windows ein und aktivieren Sie bei Windows 2000 bzw. XP in der Benutzerverwaltung die automatische Anmeldung; ein Standardbenutzer genügt dafür. Ein Anmelde-Bildschirmschoner hält unerwünschte Besucher ab. 
      • Error loading from file beim Start von Mailer oder SMTP: Beenden Sie alle laufenden Programme, öffnen Sie eine DOS-Box (Konsolenfenster), geben Sie REGSVR32 CSWSK32.OCX ein und drücken Sie Enter.
      • Fenstergröße: Beim Mail-Schreiben öffnet NetMail das Textfenster in einer Größe, die so gewählt ist, dass die Mail beim Ausdrucken zur Breite einer A4-Seite passt und beim Empfänger ohne neuen Zeilenumbruch dargestellt werden kann. Sie sollten deshalb das Fenster beim Mail-Schreiben nicht größer ziehen!
      • Groupware-Funktion: Sie können gemeinsam genutzte Dokumente als Schwarzes Brett (typischerweise Textdateien) in das Unterverzeichnis For_All unterhalb des NetMail-Verzeichnisses stellen. Jeder im Netz sieht diese Dokumente dann in der Nachrichtenliste und kann sie bearbeiten (immer nur einer zu einer Zeit). Die Dateien werden bei Änderungen automatisch auch zu mobilen Clients übertragen.
      • Löschen ausgehender Mails: Mails, die im Client als "gesendet" markiert sind, befinden sich bis zur nächsten Mailer-Anwahl als .out-Dateien im Verzeichnis spool.dir unterhalb des NetMail-Verzeichnisses und können ggf. gelöscht werden.
      • Löschen und Archivieren: Achten Sie beim Löschen oder Archivieren einer Mail darauf, dass keine zu ihr gehörenden Attachments (z.B. .doc, .pdf usw.) noch geöffnet sind, da dieses Attachment sonst nicht aus der aktuellen Nachrichtenliste entfernt werden kann.
      • Mailer-Timeout nach RCPT: Einige Provider prüfen bereits während des Mail-Sendens die Gültigkeit der Zieladressen. Das kann in Einzelfällen bis zu einer Minute dauern. Erhöhen Sie in diesem Fall in den Mailer-Einstellungen das TCP/IP-Timeout auf etwa 70 Sekunden.
      • Mehrere Identitäten: Es ist wesentlich praktischer, ein Benutzer-Alias anzulegen, statt mehrere Benutzernamen für eine Person einzutragen - so greifen Sie stets auf dieselben Mails, Termine und Adressen zu. Beim Senden einer Mail können Sie die gewünschte Identität fallweise im Absenderfeld auswählen.
      • Popup-Meldungen fehlen, Mail-Liste wird nicht aktualisiert: Wenn das NetMail-Popup nicht funktioniert und die Mail-Liste Änderungen nicht anzeigt, geben Sie in der Firewall die UDP-Ports 138 und 139 für das lokale Subnetz frei. Bei der Windows-Firewall ist das die Regel für Datei- und Druckerfreigabe. Ferner muss in allen PCs dieselbe Arbeitsgruppe bzw. Domäne eingestellt sein. Bei WLAN-Treibern sollte man bei Problemen versuchsweise den Powersave-Modus ausschalten bzw. den CAM-Modus aktivieren (Continuous Access Mode).
      • Popup-Sound fehlt: Es scheint Programme zu geben, die einen falschen Registry-Wert für Sound eintragen. Stellen Sie sicher, dass unter HKEY_Current_User\Control Panel\Sound für "Beep" als Wert "yes" und nicht "ja" eingetragen ist.
      • Realname bei To-Alias als Absender: Tragen Sie einfach die zu benutzende To-Alias-Adresse zusammen mit dem gewünschten Absender-Realname (Anzeigename) ins NetMail-Adressbuch ein. Andernfalls wird bei NetMail-XL als Realname "Lizenzname-Benutzername" verwendet.
      • Runtime Error R6034: Wenn diese Meldung nach einem Update beim Start des Mail-Clients auftritt, löschen Sie bitte im Programmverzeichnis alle Dateien mit der Endung .manifest außer den beiden, deren Namen mit Microsoft beginnt. Es handelt sich um Überbleibsel einer älteren Version.
      • Schnellere Mail-Liste: Wenn in der Liste "Aktuell" mehr als etwa 100 Mails sind, wird die Anzeige deutlich langsamer. Verschieben Sie möglichst viele Mails in ein Archiv, z.B. "Kunden", da alle Mails eines Archivs in einer einzigen Datei gespeichert sind und die Liste deshalb viel schneller aufgebaut wird. Wegen der von Windows für die Listensortierung benötigten Zeit sollte jedes Archiv aber nicht mehr als etwa 1000 Mails umfassen. Teilen Sie größere Archive deshalb auf, z.B. nach Kundennamen oder nach Kalendermonaten.
      • Unerwartete Einträge im Mailer-Log: Wenn der HTTP-Server im Mailer aktiviert und aus dem Internet erreichbar ist, sieht man im Mailer-Protokoll manchmal Viren-Zugriffe auf Dateien wie root.exe, cmd.exe und default.ida. NetMail meldet dann "Not found", "Forbidden" oder "Bad request". Auch der WebDAV-Dienst von Windows XP erzeugt solche Einträge.
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