Shamrock Software GmbH

NetMail

Gateway-Handbuch zu Version 3.21 vom 09.01.17 > English

Gateway-Eigenschaften
Installation, erste Schritte
Mailer-Einstellungen
Router-Einstellungen
Benutzerverwaltung
Gateway-Benutzung
HTTP-Server
Webmail-Interface
Technische Details
Nutzungsvertrag
Hotline-Tipps
Update-Infos
Client-Handbuch

Das NetMail-Gateway dient den NetMail-Clients sowie POP3-/SMTP-basierten Mail-Programmen als zentraler Server zum Austausch von E-Mails mit einem Internet-Provider. Die Software gibt es in einer kostenlosen Light-Version für bis zu 3 Benutzer und in einer nicht begrenzten Version NetMail-XL, die zusätzlich auch ein GSM-Modem für SMS-Nachrichten unterstützt. - Shamrock bietet für kostenlose Software keinen telefonischen Hotline-Support an; Anfragen per E-Mail werden aber gern beantwortet. Der Nutzungsvertrag gilt mit der Installation der Software automatisch als anerkannt.


Gateway-Eigenschaften

Die modular aufgebaute Gateway-Software besteht aus der Konfiguration (GateConf.exe), dem Mail-Router (Gateway.exe) sowie dem POP3-/SMTP-Mailer (Mailer.exe). Damit das Gateway arbeitet, müssen die Programme Mailer.exe und Gateway.exe laufen. Sie sollten beim Starten des PC deshalb über den Autostart-Ordner geladen werden. Für die Anbindung externer NetMail-Clients muss zusätzlich das Transfer-Programm (Host32.exe) geladen sein.

Internet-
Provider
--POP3->
<-SMTP-
NetMail-Gateway-PC   Clients
Mailer
mailer.exe
->
<-
Mail-
Router

gateway.exe

-- Transfer
host32.exe
- Modem/ISDN/TCP-
Externe Clients
- - - - - - - - - - - - -Netzwerk- - - -
NetMail-LAN-
    -- SMS
capisms.exe
<--> SMS und ggf. POP3/
SMTP-Clients

Bei Ihrem Internet-Provider genügt ein einziges POP3-Sammelkonto. Wenn Sie eine eigene Domain besitzen (www.IhreFirma.de), richten Sie beim Provider ein Sammelkonto wie *(at)IhreFirma.de ein und löschen Sie alle anderen POP3-Konten. Der Gateway-Router verteilt ankommende Mails dann an die einzelnen Benutzer anhand der Angaben in den To- und Cc-Zeilen der Mail-Kopfdaten.

Zur Benutzung des NetMail-Client innerhalb eines Netzwerks braucht lediglich das Programm Autosync.exe auf einer Netz-Workstation aus dem freigegebenen Netzwerk-Verzeichnis gestartet zu werden, in dem sich auch die Gateway-Software befindet. Praktischerweise erzeugt man dafür auf den einzelnen Workstations einen Desktop-Link zum Programm autosync.exe auf dem Server. Die Benutzung des NetMail-Clients bietet als Vorteil gemeinsam nutzbare Mail-Archive, einen gemeinsamen Terminkalender, eine gemeinsam nutzbare Pinnwand sowie den alternativen Zugriff via Web-Interface, eignet sich also ideal als Groupware für Workstations innerhalb eines Netzwerks. Ferner ist es mit dem NetMail-Client im Gegensatz zu POP3-Clients möglich, dass mehrere Workstations abwechselnd oder sogar gleichzeitig auf denselben Account zugreifen.

Um auch herkömmliche Mail-Programme wie Outlook, Thunderbird oder ein Smartphone benutzen zu können, muss man in der Gateway-Konfiguration lediglich die POP3- und SMTP-Ports aktivieren. In der Benutzerverwaltung hat man die Wahl, ob ein Mail-Konto gemischt benutzt wird (typischerweise NetMail-Client im Büro und Smartphone unterwegs), so dass alle Mails in NetMail verbleiben und dort archiviert werden können, oder ob allein ein POP3-Client verwendet werden soll, der Mails dann selbst lokal archiviert.

Die NetMail-Client-Software kann auch als eigenständiger mobiler/externer Mail-Client verwendet werden, indem er sich mit dem NetMail-Server via TCP/IP, ISDN, Modem oder GSM verbindet. Details ersehen Sie aus dem Kapitel "Mobile Clients" im Client-Handbuch.

NetMail gibt es in zwei Versionen; das kostenlos aus dem Internet ladbare NetMail-Light besitzt im Gegensatz zur käuflichen XL-Version folgende Einschränkungen:

NetMail kann mit den Programmen CapiFax und CapiCall von Shamrock Software kombiniert werden, um den Clients die Möglichkeit zu geben, Faxe zu senden, um empfangene Mails automatisch als Fax weiterzuleiten, um empfangene Faxe als E-Mails mit TIF-Anhang weiterzuleiten, um Anrufbeantworter-Nachrichten bzw. Voicemails als E-Mails mit WAV-Anhang weiterzuleiten oder um Benutzer per Telefonanruf über neu eingegangene Mails zu informieren.


Installation und erste Schritte

Ausführen von SETUP
Schritt für Schritt - eine Kurzanleitung (bitte unbedingt lesen!)
Zusammenspiel mit dem Transfer-Programm (mobile Clients)
TCP/IP-Treiber, DFÜ-Netzwerk, Internet-Provider
Erzeugte Protokolldateien

Ausführen von SETUP

Die Software eignet sich für alle 32- und 64-Bit-Windows-Versionen ab Windows 2000. NetMail gibt es als ZIP-Datei oder auf CD:

  1. Wenn Sie die kostenlose Version NetMail-Light für bis zu 3 Benutzer als ZIP-Datei aus dem Internet geladen haben oder ein Upgrade auf eine höhere Benutzerzahl von Shamrock per E-Mail erhielten: Entpacken Sie die ZIP-Datei zunächst in ein leeres, temporäres Verzeichnis (z.B. C:\Temp) und führen Sie darin das SETUP-Programm aus.
  2. Falls Sie die Software auf CD erhielten, führen Sie bitte CDSTART aus (das geschieht normalerweise automatisch beim Einlegen der CD) und klicken Sie auf NetMail-Server. Es wird dann die Gateway- und die Netzwerk-Client-Software installiert.

Zur Installation benötigen Sie Administrator-Rechte, da andernfalls die nötigen Startmenü-Verknüpfungen nicht angelegt werden können. Die Dateien im temporären Verzeichnis können Sie nach erfolgter Installation wieder löschen. Im Windows-Startmenü finden Sie im NetMail-Ordner anschließend die Einträge Router, Mailer, Transfer, Konfiguration und Client.

Wichtig - Installieren Sie die Software unter Windows Vista und Windows 7 nicht unter C:\Program Files! In Vista und späteren Versionen, aber auch bei Benutzern mit eingeschränkten Rechten unter Windows 2000, XP und 2003, unterliegen Zugriffe auf Verzeichnisse unterhalb "C:\Program Files" bzw. unter "C:\Programme" strengen Restriktionen: Ein Schreibzugriff aus dem Netzwerk ist gewöhnlich überhaupt nicht möglich, selbst lokale Dateizugriffe liefern ab Vista wegen der benutzer- und programmspezifischen Virtualisierung des Programme-Verzeichnisses oft widersprüchliche Resultate. Netzwerkfähige Programme wie NetMail benötigen aber zwingend auch ein Schreibrecht ins eigene Verzeichnis, z.B. zum Speichern von Mail-Dateien durch Netzwerkbenutzer. Deshalb werden netzwerkfähige Shamrock-Programme standardmäßig nicht mehr wie sonst üblich unter C:\Programme o.ä. installiert, sondern unter C:\Shamrock. Beispielsweise wird NetMail standardmäßig unter c:\Shamrock\NetMail installiert. Wenn die Software unter "C:\Program Files\NetMail" installiert würde, wäre eine Benutzung im Netzwerk nicht möglich!

Windows XP ab SP2 und spätere Windows-Versionen besitzen eine Option "Datenausführungsverhinderung" (Data Execution Prevention, DEP), die oft standardmäßig eingeschaltet ist. Falls sich das Setup-Programm oder NetMail selbst nicht starten lässt, schalten Sie diese Option bitte aus: Systemsteuerung - System - Erweitert - Systemleistung - Einstellungen - Datenausführungsverhinderung. Je nach Prozessor gibt es eine Option "Ausführungsschutz" (z.B. AMD Athlon 64) auch im BIOS und muss dort ggf. deaktiviert werden.

Internationale Zeichensätze in empfangenen Mails werden für die Clients zu UTF-8 konvertiert. Dies erfordert, dass alle benutzten Windows-Zeichensätze (z.B. Chinesisch, Japanisch usw.) auch auf dem NetMail-Server installiert sind, andernfalls erscheinen im Gateway-Log Fehlermeldungen wie etwa "MultiByteToWideChar error: missing codepage 28671". Bei Windows Vista/7/2008 und später sind alle Zeichensätze bereits standardmäßig installiert. Wir empfehlen, dies bei früheren Windows-Versionen manuell in der Systemsteuerung nachzuholen.

Sie können Links zu Mailer.exe, Gateway.exe und (falls es auch mobile Benutzer gibt) Host32.exe auch in die Autostart-Gruppe von Windows aufnehmen, damit alle nötigen Gateway-Module beim Windows-Start automatisch geladen werden. Alternativ können Sie aber auch die Freeware AppDog von Shamrock Software benutzen, um einen automatischen Start dieser Module und deren lückenlosen Dauerbetrieb zu gewährleisten.

Schritt für Schritt - eine Kurzanleitung

Bei Ihrem Internet-Provider sollten Sie zunächst ein POP3-Sammelkonto einrichten und alle anderen Konten dieser Domain entweder löschen oder an das Sammelkonto umleiten. (Mails für andere Domains können getrennt abgeholt werden.) Folgende Schritte sind auf dem NetMail-Gateway-PC nötig:

Folgende Schritte sind auf dem Gateway-PC nötig:
- Entpacken Sie NetMail.ZIP in ein leeres, temporäres Verzeichnis, z.B. c:\Temp.
- Starten Sie darin das SETUP-Programm und installieren Sie NetMail z.B. nach c:\NetMail.
- Im Netzwerk sollte die Festplatte (gewöhnlich C:) des Gateway-PC freigegeben sein.
- Rufen Sie die Gateway-Konfiguration auf (Windows-Startmenü/Programme/NetMail).
- Geben Sie bei Domains Ihre Hauptdomain ohne www ein, z.B. meinedomain.de.
- Legen Sie weitere Benutzer an, das ist der vordere Teil der Mail-Adresse vor @.
- Starten Sie "Mailer" und "Mail-Router" via Windows-Startmenü; diese müssen immer laufen!
- Konfigurieren Sie im Mailer POP3-Sammelkonto, SMTP-Host und ggf. DFÜ-Verbindung..
- Wenn Sie auch herkömmliche Mailprogramme verwenden möchten, aktivieren Sie die SMTP/POP3-Ports.

Auf den anderen Netzwerk-Workstations ist folgendes zu tun:
- Erstellen Sie eine Desktop-Verknüpfung zu Autosync.exe auf dem Server, z.B. zu:
  \\server\c\shamrock\netmail\autosync.exe
- Starten Sie das Client-Programm über die so erstellte Verknüpfung.
- Wählen Sie unter Einstellungen/Eigene E-Mail-Adresse einen Benutzernamen aus.

Auf dem Gateway-PC müssen Mail-Router (gateway.exe) und Mailer (mailer.exe) laufen, bei Verwendung mobiler Clients auch der Transfer-Host (host32.exe). Die einzelnen Einstellungen sind weiter unten in diesem Handbuch ausführlich beschrieben. - Bitte beachten Sie, dass ein Klick auf [x] rechts oben im Mailer- oder Router-Fenster das Programm nicht beendet, sondern nur minimiert. Um es zu beenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zugehörige Symbol im System-Tray am Ende der Taskleiste.

Zusammenspiel mit dem Transfer-Programm

Das NetMail-Transferprogramm (host32.exe) muss auf dem Server nur dann laufen, wenn ein Mail-Austausch mit mobilen NetMail-Clients via GSM, Modem, ISDN oder Internet möglich sein soll. Es erscheint nach dem Start gewöhnlich als kleine Weltkugel in der Taskbar und öffnet sich erst per Mausklick als Fenster.

Das Transferprogramm im Gateway erkennt am Vorhandensein der Datei Gateway.exe den Gateway-Modus. Es verwendet dann die Gateway-Benutzerdatei (gateway.dat) zur Authentifizierung von Anrufern. Ferner stellt es im Gateway-Modus zusätzliche Konfigurations-Optionen zur Verfügung, z.B. ISDN-MSN für ankommende Rufe. Diese ist innerhalb einer Tk-Anlage nur die Nebenstellennummer (z.B. 42), bei direktem Amtsanschluss dagegen die Amtsrufnummer ohne Ortsvorwahl.

TCP/IP-Treiber, DFÜ-Netzwerk, Internet-Provider

Wenn die POP3- bzw. SMTP-Server über ein lokales LAN oder einen Router erreichbar sind, muss in der Windows-Systemsteuerung das TCP/IP-Protokoll an die Netzwerkkarte gebunden sein. Bei Verwendung des DFÜ-Netzwerks muss in diesem eine Verbindung zu Ihrem Internet-Provider angelegt und am besten vorab manuell getestet werden. Die DFÜ-Option "Am Netzwerk anmelden" sollte deaktiviert werden, und als Protokoll sollte lediglich TCP/IP angekreuzt sein.

Es ist ein Internet-Provider erforderlich, der POP3 und SMTP unterstützt. Telefonnummer, Benutzername und Passwort erfahren Sie von Ihrem Provider. Wenn Sie T-Online benutzen, besteht die nötige Benutzerkennung aus Ihrer 12stelligen Anschlusskennung (z.B. 000123456789), Ihrer T-Online-Nummer (meist Ihre Telefonnummer, z.B. 02285192727) und der Mitbenutzernummer (falls die T-Online-Nr. kürzer als 12 Ziffern ist, mit vorangestelltem #). Beispiel für eine T-Online-Benutzerkennung:
00012345678902285192727#0001
Als Passwort muss Ihr persönliches, geheimes Kennwort für T-Online angegeben werden. Vorsicht: Wenn Sie sich neunmal nacheinander mit falschem Kennwort anmelden, wird Ihr Account gesperrt! - Für T-DSL muss an die Benutzerkennung noch die T-Online-Domain angehängt werden; Beispiel:
00012345678902285192727#0001(at)t-online.de

Falls Sie bei Ihrem Internet-Provider mehrere Mail-Adressen oder eine eigene Domain haben, lassen Sie eine Umleitung auf eine einzige Adresse einrichten (Catch-All). Nach der Abholung durch den Mailer ist anhand der To:- oder Cc:-Angaben in den Kopfdaten immer noch ersichtlich, wer der tatsächliche Empfänger ist.

Erzeugte Protokolldateien

Die einzelnen Programm-Module führen Protokolldateien im NetMail-Programmverzeichnis, die man z.B. mit dem Windows-Editor ansehen kann - und das sollte man auch regelmäßig tun, um eventuelle Probleme zu erkennen.

Dateiname max. Größe Inhalt
Mailer.txt
Gateway.txt
Log_host.txt
Sms.txt
Errors.txt
Status.txt
SmtpPop3.txt
konfigurierbar
1 MB
200 KB
100 KB
10 KB
1 Zeile
100 KB
POP3/SMTP/HTTP-Protokoll
Mail-Router-Protokoll
Einwahl-Log mobiler Clients
SMS-Protokoll
Aufgetretene Fehler für Admin.-Alarmierung
Letzter Anwahlstatus für Client-Statuszeile
SMTP-/POP3-Log und Trace-Daten

Die Protokolle werden beim Erreichen der angegebenen Maximalgröße automatisch gelöscht und neu begonnen, damit die Festplatte davon nicht voll wird. Sie können aber auch jederzeit manuell gelöscht werden.


Mailer-Einstellungen

Das Mailer-Programm (mailer.exe) kann E-Mails via DFÜ-Netzwerk oder Router mit einem Internet-Provider austauschen. Zum Senden wird der SMTP-Standard benutzt (Standard Mail Transfer Protocol), zum Empfangen POP3 (Post Office Protocol Version 3). Optional lässt sich der Mailer auch als reines SMTP-System benutzen: Wenn der POP3-Host-Eintrag leer bleibt, so werden Mails nicht abgeholt, sondern nur gesendet. Bei Benutzung eines POP3-Servers wird die SMTP-Verbindung erst aufgebaut, sobald die POP3-Identifikation erfolgt ist. Das löst das Problem mancher Freemail-Provider, keine Mails ohne eine vorherige Identifikation zu akzeptieren. Im Gegensatz zu den meisten anderen Mail-Programmen ist der Mailer in der Lage, gleichzeitig Mails vom Provider zu empfangen und zu ihm zu senden. Das führt oft zu einer deutlichen Zeitersparnis bei der Übertragung von und zum Internet-Provider. Unerwünschte überlange Mails können von der Abholung ausgenommen werden; um Übertragungskosten zu sparen, werden dann lediglich die Kopfdaten mit den Absender- und Empfänger-Angaben abgeholt, damit eine Antwort dennoch möglich ist.

Änderungen der Mailer-Konfiguration werden beim Klicken auf den OK-Knopf im Dialog "Einstellungen" übernommen und sind auch ohne Neustart des Programms sofort wirksam.

DFÜ-Verbindung
POP3 (Abholen von Mails)
SMTP (Senden von Mails)
Häufigkeit des Mail-Austauschs
Sonstige Einstellungen
Virenfilter-Update

Falls Ihr Mail-Provider POP3/SMTP via SSL anbietet, können Sie dafür das Tool STUNNEL einsetzen, siehe unsere Support-Seite zu NetMail.

DFÜ-Verbindung

POP3 (Abholen von Mails vom Provider)

SMTP (Senden von Mails zum Provider)

Häufigkeit des Mail-Austauschs mit dem Provider

Sonstige Mailer-Einstellungen

Sie können die Einstellungen mit "OK" übernehmen, sie sind dann im Mailer sofort aktiv und werden auch nach einem Neustart wieder benutzt. Bei "Abbruch" werden Änderungen verworfen.

Im Textfenster des Programms ist während und nach einer Verbindung der Dialog zwischen Mailer und Provider zu sehen. Der Buchstabe ganz links hat folgende Bedeutung: D = DFÜ-Verbindung, P = POP3, S = SMTP, H =HTTP.

Virenfilter-Update

Der Menüpunkt "Virenfilter-Update" im Mailer-Menü "Einstellungen" lädt eine aktuelle Dateitypen-Sperrliste vom Shamrock-Server. Dabei werden die in der Windows-Systemsteuerung unter Internet-Optionen konfigurierten Proxy- und DFÜ-Netz-Einstellungen verwendet. Das Konfigurations-Programm sollte vorher ggf. beendet werden. - In der kommerziellen NetMail-Version XL kann im Mailer auch ein tägliches automatisches Virenfilter-Update konfiguriert werden.


Router-Einstellungen

Der Mail-Router (gateway.exe) verteilt Mails in die jeweiligen Postfächer. Er erscheint nach dem Start als Symbol rechts in der Task-Leiste. Klicken Sie darauf mit der linken Maustaste, dann öffnet er sich als Fenster. Die Schaltfläche "Konfiguration" (gleichwertig mit dem Aufruf der Gateway-Konfiguration im Windows-Startmenü unter Programme - NetMail) erlaubt folgende Einstellungen:

Domains
Benutzer
Empfang
Versand
SMS
Drucken
Return-Mails
Programmanbindung
Benutzer-Alias
Betreff-Alias
From-Alias
To-Alias
Spam-Optionen
Spam-Textfilter
Blockierte Absender
Freigabe-Adressen
Gesperrte Dateitypen
SMTP/POP3
Logs

Domains

Benutzer

Empfang

Versand

SMS-Versendeoptionen

Das SMS-Modul Capisms.exe wird vom Gateway automatisch gestartet, wenn eine SMS-Benachrichtigung gesendet werden soll. Es wählt nicht direkt die Handy-Nummer an, sondern benutzt eine Verbindung zum SMS-Center des Netzbetreibers via GSM oder ISDN, um die Nachricht zu übergeben. (Die Verwendung eines analogen Modems ist wegen der wesentlich höheren Verbindungsdauer und der damit deutlich höheren Kosten je Nachricht nicht vorgesehen. Zur ISDN-Auslieferung benötigen Sie eine ISDN-Karte mit CAPI-2.0-Treiber. Die Light-Version von NetMail unterstützt kein GSM-Gerät zur SMS-Auslieferung.)

Bei angeschlossenem GSM-Modul (z.B. Siemens-M1, M20, TC35) kann ein Handy-Benutzer auch Nachrichten ans Intranet (d.h. an NetMail-Benutzer) oder ans Internet senden. Dazu muss lediglich an den Anfang der Nachricht die Zieladresse und ein Doppelpunkt geschrieben werden. Das Gateway erzeugt daraus eine E-Mail z.B. mit 01717654321.sms(at)IhreFirma.de als Absender. Zwei Beispiele dafür, wie der Text am Handy einzugeben ist (statt "@" kann in Internet-Adressen alternativ auch "/" oder "*" eingegeben werden):

postmaster: Hallo Postmaster, ruf mich mal an!
hans
(at)meier.de: Herr Meier, ich komme heute etwas später zu Ihnen.

Wenn am Anfang der empfangenen SMS-Nachricht keine gültige Adresse gefunden wird, versucht das Gateway, anhand der zuletzt von einem NetMail-Benutzer an dieselbe Handy-Nummer gesendeten SMS-Nachricht herauszufinden, für wen die Nachricht wahrscheinlich bestimmt ist. (Dazu merkt sich die Software die zuletzt verwendeten Handy-Nummern in der binären Datei GSM.DAT.) - Alternativ können Sie SMS-Nachrichten per Job-Datei auch aus anderen, selbst erstellten Programmen erzeugen.

Im Konfigurations-Programm ist für SMS-Nachrichten folgendes konfigurierbar:

Allgemeines

Konfigurierte Netze

Hier kann festgelegt werden, wie das SMS-Senden in bestimme Netze erfolgen soll. TAP steht für ISDN-Zugänge mit dem Telocator Alphanumeric Protocol (z.B: T-Mobile, E-Plus), UCP für das Universal Computer Protocol (z.B. Vodafone), GSM für das Senden über ein an Ihren PC angeschlossenes GSM-Gerät (datenfähiges Handy oder GSM-Modul mit serieller Schnittstelle), oder OFF für eine gesperrte Vorwahl. Wenn eine Netzvorwahl nicht in der Liste steht, wird immer das GSM-Gerät (bzw. das HTTP-Interface) benutzt; wenn keines vorhanden ist, erscheint eine Fehlermeldung im SMS-Protokoll. Wenn Sie alle Nachrichten via HTTP oder GSM-Modem senden möchten, löschen Sie einfach alle Einträge dieser Liste.

ISDN

Bitte beachten Sie, dass Sie bei Verwendung einer Tk-Anlage den ersten Punkt (Amtsholung) auch dann konfigurieren müssen, wenn der SMS-Versand über ein GSM-Gerät erfolgt!

Seit Ende 2002 gibt es in Deutschland die "Mobile Number Portability" (MNP), so dass in einigen Fällen die Netzzugehörigkeit nicht mehr anhand der Vorwahl ermittelbar ist: 0171 muss nicht mehr unbedingt T-Mobile bedeuten. Dies erschwert u.U. den SMS-Versand, da man über den ISDN-Zugang eines Netzbetreibers gewöhnlich nur Nachrichten in dessen eigenes Netz senden kann. Für eine professionelle Nutzung wird deshalb ein GSM-Modem empfohlen (siehe unten).

Im SMS-Protokoll können Sie später sehen, ob das Senden funktionierte. Eine falsche Zugangsnummer wird darin als Fehler "Stufe 1" angezeigt, ein falsch eingestelltes Protokoll (etwa UCP statt TAP) als höhere Stufe, z.B. 2 oder 8.

GSM (nicht bei NetMail-Light)

Diese SMS-Option steht bei der kostenlosen Light-Version nicht zur Verfügung. Sie erfordert ein an einer seriellen Schnittstelle angeschlossenes GSM-Modem, das den standardisierten GSM-AT-Befehlssatz versteht.

HTTP (nicht bei NetMail-Light)

Diese SMS-Option steht bei der kostenlosen Light-Version nicht zur Verfügung. Wenn Sie täglich viele SMS-Nachrichten versenden möchten, könnte eine Anmeldung bei einem Massenversender interessant sein. NetMail unterstützt u.a. das HTTP-Interface von massenversand.de sowie smscreator.de und und bietet dafür folgende Einstellmöglichkeiten:

Wenn die HTTP-Ablieferung bei einer Nachricht zweimal fehlschlägt und auch GSM konfiguriert ist, wird für den dritten Versuch das GSM-Modem verwendet. Falls HTTP bei fünf aufeinanderfolgenden Nachrichten fehlschlägt, benutzt die Software für die nächsten zehn Nachrichten das GSM-Modem und versucht dann wieder HTTP.

Drucken

Sie können für gesendete und empfangene Mails getrennt einstellen, ob zur Archivierung automatisch eine Kopie des Textteils über den Standard-Drucker am Gateway-PC ausgegeben werden soll, und auf wieviele Druckseiten lange Mails dabei begrenzt werden. Attachments werden nicht beachtet. Mit der Option "Auch interne Mails und Newsletter" werden empfangene Mails auch dann gedruckt, wenn sie von einem internen Absender stammen oder eine lokale Mail-Adresse explizit hinter To: oder Cc: enthalten, also kein Stern- oder From-Alias benutzt wurde. Entsprechend gibt es eine Option "Auch interne Mails" für abgehende E-Mails; ist sie ausgeschaltet, werden gesendete Mails nur dann gedruckt, wenn sie mindestens eine Zieladresse außerhalb Ihrer eigenen Hauptdomain enthalten.

Return-Mails

Die Gateway-Software erzeugt automatisch Return-Mails an Absender, wenn Mails nicht zugestellt werden können (zumindest dann, wenn der Return-Path der ursprünglichen Mail nicht leer ist und mit dem From im Header übereinstimmt, und wenn entweder vorher an diese Adresse wenigstens eine Mail gesendet wurde oder eine Kopfzeile Received-SPF: pass enthalten war). Entsprechend den Internet-Gepflogenheiten sind diese Mails immer in Englisch. Sie können einzelne Return-Mails ggf. deaktivieren, z.B. bei Spam-Mails, die oft gefälschte Absender-Adressen verwenden:

* Wenn ein Absender 5mal aufeinanderfolgend innerhalb einer Stunde diesen Fehler verursacht oder seine Mail vom Virenfilter blockiert wird, werden weitere Mails von ihm eine Stunde lang mit dem Logeintrag "(blocked by DoS policy)" ohne Return-Mail gelöscht. Falls der optionale SMTP-Server zu NetMail installiert ist, blockiert er diesen Absender bereits auf SMTP-Ebene.

Die folgenden Return-Mails betreffen nur die Fax-Weiterleitung und sind nicht abschaltbar.

Außerdem gibt es noch folgende Textfelder:

Die Option Unterdrückung von Return-Mails aufgrund gefälschter Absenderangaben analysiert Return-Mails daraufhin, ob sie möglicherweise aufgrund von Spam- oder Viren-Mails mit gefälschtem Absender enstanden, und löscht sie gegebenenfalls. Dazu wird intern eine Liste geführt, an wen NetMail-Benutzer in den letzten 21 Tagen Mails geschickt haben, und es werden nur solche Return-Mails akzeptiert, die entweder eine solche Adresse enthalten oder eine Kopfzeile "Received: by mailer.<Lokale Domain> ...".

Programmanbindung

Bei einer externen Alarmierung per Sprachanruf können Sie mit CapiCall zusätzlich zu Alarm.pcm ein paar spezifische Ansagen aufnehmen und unter folgenden Dateinamen im NetMail-Verzeichnis ablegen: Test.pcm (Test-Auslösung), Sms.pcm (SMS-Problem), Ras.pcm (DFÜ-Problem), Smtp.pcm (SMTP-Problem), Pop3.pcm (POP3-Problem) und Teer.pcm (Mail-Stau durch Teergrube).

Benutzer-Alias

Mit Alias-Benutzern können Sie im Konfigurations-Programm sozusagen virtuelle Benutzer einrichten. Wenn es etwa eine Mail-Adresse wie info(at)IhreFirma.de geben soll, können Sie an "info" gerichtete Mails (ohne @ und Domain einzugeben!) intern an "Meier" und/oder extern an "irgendjemand(at)example.com" umlenken. Bei interner Weiterleitung sollten Sie auch für das Ziel lediglich den Teil der Adresse vor @ angeben. Groß- oder Kleinschreibung spielt keine Rolle.

Die Alias-Umleitung kann zweistufig erfolgen. Beispielsweise kann eine Mail an info zunächst an postmaster geleitet werden, und postmaster wird mit einem weiteren Alias einem real existierenden Benutzer wie etwa meier zugeordnet. In diesem Fall erhällt der Benutzer Meier also sowohl Mails an info als auch solche an postmaster. Folgende Zieladressen sind reserviert und können auch bei anderen Alias-Arten verwendet werden:

Ein Stern steht für Mails, bei denen keine gültige lokale Mail-Zieladresse gefunden wurde (z.B. BCC-Mails). Wenn Sie also den Alias-Namen * z.B. an postmaster umleiten, werden bei solchen Mails keine Return-Mails erzeugt, sondern der Postmaster erhält alle diese Mails.

Wenn Ihnen nicht die ganze Domain gehört, z.B. IhrName(at)T-Online.de, sollten Sie unbedingt ein solches Stern-Alias eintragen, da das Gateway sonst u.U. Return-Mails erzeugt, wenn eine empfangene Mail in To: oder Cc: außer Ihnen selbst auch andere T-Online-Empfänger enthält. Andernfalls, wenn Sie also eine oder mehrere eigene Domains besitzen, sollten Sie sicherstellen, dass Mails an postmaster oder webmaster entweder per Alias an einen existenten Benutzer umgeleitet werden oder dass Benutzer mit diesen Namen existieren. Postmaster und Webmaster sollte es für jede Domain geben.

Die Alias-Namen bestimmen auch, ob ein NetMail-Benutzer beim Beantworten einer an ihn umgeleiteten bzw. weitergeleiteten Mail einen anderen als seinen eigenen Namen als Absender benutzen kann. Tut er das, wird in der Absenderzeile als Name nicht sein in der Benutzerverwaltung eingetragener Name benutzt (z.B. "Kai Schmitt"), sondern der Alias-Name (z.B. info), bei NetMail-XL mit vorangestelltem Lizenznamen, also z.B. "MGM-Info". Wenn Sie hinter das Alias-Ziel ein Ausrufezeichen schreiben (z.B. Alias von "info" an "schmitt!"), wird beim Senden einer Mail mit dieser Alias-Identität der Lizenzname (typischerweise Ihr Firmenname) bei NetMail-XL nicht mitgesendet.

Sie können als Alias-Umleitungsziel einen oder mehrere interne Benutzernamen (ohne @ und Domain), eine oder mehrere externe und ggf. auch interne Adressen (mit @ und Domain) angeben und/oder ein oder mehrere Archive (A: bzw. P:) angeben. Bei Eingabe mehrerer Adressen, die durch Kommas voneinander getrennt werden, erfolgt die Weiterleitung der eingehenden Mail parallel an alle angegebenen Alias-Adressen bzw. ein Archiv.

Betreff-Alias

Abhängig vom Inhalt der Betreff-Zeile kann man externe empfangene E-Mails umleiten, löschen oder ablehnen. Dabei genügt ein Wort, das irgendwo in der Betreffzeile vorkommen kann, z.B. "Porno" oder "Gewinnspiel". Groß- oder Kleinschreibung spielt keine Rolle. Achten Sie aber unbedingt darauf, dass dieses Wort eindeutig genug ist, also nicht als Bestandteil eines anderen Wortes in der Betreffzeile erwünschter Mails vorkommen kann. Wenn das von Ihnen eingegebene Wort keine Leerräume oder Satzzeichen enthält, werden auch absichtlich entstellte Betreff-Worte gefunden, z.B. V-ia.gra.

Als Umleitungsziel kann man einen oder mehrere interne Benutzernamen (ohne @ und Domain) angeben, eine oder mehrere externe und ggf. auch interne Adressen (mit @ und Domain) oder eines der reservierten Ziele wie SPAM oder NULL (siehe Benutzer-Alias). Bitte beachten Sie ein paar Sonderfälle:

From-Alias

In manchen Fällen enthalten E-Mails aus dem Internet keine gültige Adresse in den Kopfdaten, z.B. bei externen Newsletter-Mails. Sie können solche Mails, damit sie nicht verloren gehen, abhängig von der Absender-Adresse an eine oder mehrere interne oder externe Adressen umleiten.

Es genügt, als From-Alias einen beliebigen Teil der Absender-Adresse und als Ziel einen lokalen Benutzernamen (z.B. info) anzugeben. Groß- oder Kleinschreibung spielt keine Rolle. Ein Stern statt der Absenderadresse wirkt auf alle Mails, bei denen keine passenden Adressierungsangaben gefunden werden können (z.B. fehlende To:-Zeile).

Als Umleitungsziel kann man einen oder mehrere interne Benutzernamen (ohne @ und Domain) angeben, eine oder mehrere externe und ggf. auch interne Adressen (mit @ und Domain) oder eines der reservierten Worte wie SPAM oder NULL wie beim Benutzer-Alias. Ferner ist A:... für ein öffentliches oder P:... für ein privates Archiv möglich; die Spam-Prüfung ist in diesen zwei Fällen inaktiv.

Falls bei einer Mail widersprüchliche Ziele bei Benutzer-, Betreff- und From-Alias entstehen, gilt als Reihenfolge der Priorität: From-, Betreff-, Benutzer-Alias. Falls mehrere Alias-Arten widersprüchliche Angaben bezüglich SPAM und NOSPAM enthalten, besitzt NOSPAM eine höhere Priorität.

To-Alias

Wenn Sie von einer anderen, nur selten genutzten Domain oder einer einzelnen anderen Mail-Adresse Mails zu Ihrem POP3-Postfach umleiten, ist es nicht sinnvoll, diese Fremd-Domain im Mail-Router als zusätzliche Domain einzutragen. Für diesen Fall können Sie ein To-Alias z.B. von mein-name(at)example.com an einen bestimmten NetMail-Benutzer, z.B. postmaster, eintragen. Dadurch werden die von Ihrem Zweitkonto umgeleiteten Mails in Ihr Postmaster-Postfach gelegt. Beachten Sie bitte, dass man hier kein externes Ziel mit @ angeben kann, sondern nur einen gültigen Benutzer- oder Alias-Namen. Spezielle Alias-Ziele wie SPAM, NOSPAM oder A: sind bei diesem Alias-Typ ebenfalls möglich.

Wenn Sie beim Verwenden eines To-Alias als Absender einen speziellen Anzeigenamen (Realname) übertragen möchten, nehmen Sie die To-Alias-Adresse und den zugehörigen Namen ins NetMail-Adressbuch auf.

Spam-Optionen

Ob es sich bei einer empfangenen externen Nachricht wahrscheinlich um eine unerwünschte Werbe-Mail handelt (Spam), ermittelt NetMail aufgrund der Summe folgender Faktoren, die Sie im Konfigurations-Programm unter Spam-Optionen finden (Angaben in eckigen Klammern [ ] sind empfohlene Werte, die teilweise über der Voreinstellung liegen):

Für jedes Kriterium können Sie in Schritten einstellen, mit wievielen Prozent es in die Wahrscheinlichkeits-Rechnung eingeht. Erreicht die Summe 100 % oder mehr, wird die Mail gelöscht, und der Absender wird per Return-Mail informiert, dass seine Mail vom Spam-Filter blockiert wurde. Bei 200 % oder mehr wird keine Return-Mail erzeugt; bei 1000 % wird ferner ein Whitelisting (NOSPAM-Alias) ignoriert.

Im Gateway-Protokoll steht in solchen Fällen "Blocked by spam filter" und dahinter die Ursache(n) als Buchstabenkombination entsprechend der obigen Kriterienliste, z.B. H = HTML-Mail. Zusätzlich ist auch A für das Alias-Ziel "SPAM" möglich, P für Phrase (Textfilter) und * für bekannte Absender. Wenn die Option "Spam-Wahrscheinlichkeit immer im Protokoll vermerken" eingeschaltet ist, werden eventuell gefundene Spam-Kritierien auch dann im Gateway-Log vermerkt, wenn ihre Summe weniger als 100 % ergibt.

Ein From-Alias "NOSPAM" deaktiviert das Spam-Filter für bestimmte Absender. (Für interne NetMail-Absender wird generell keine Spam-Prüfung durchgeführt, sie brauchen hier nicht eingetragen zu werden.)

Mails, bei denen ein oder mehrere Spam-Kriterien zutreffen, die aber nicht gelöscht werden, weil deren Summe nicht 100 % erreicht, erhalten einen zusätzlichen Kopfzeileneintrag "X-Spam-Status", aus dem man ersehen kann, welche Kriterien erkannt wurden. Um die optimale Einstellung zu finden, kann es sinnvoll sein, in den Router-Einstellungen Sicherungskopien für gelöschte Mails einzuschalten, die dann im Verzeichnis spool.dir als .txt-Dateien für einen Tag aufbewahrt werden. Diese Dateien können dann entweder in Rohform per Texteditor oder mit der Option /v des Mail-Editor-Programms auch decodiert angezeigt werden. Beispiel:
c:\shamrock\netmail\mailedit.exe /v:c:\shamrock\netmail\spool.dir\13958379.txt

HELO-Filter: Sehr wirksam gegen Spam kann auch das HELO-Filter sein. Dabei werden die Received-Zeilen in den Kopfdaten empfangener Mails nach "(Helo=...)" oder "(Helo ...)" durchsucht, womit sich der Absender-Server identifiziert hat. Mehrere Angaben sind durch Leerräume getrennt möglich. Das Sonderzeichen ^ am Anfang steht für Vergleich ab Anfang, $ am Ende für Übereinstimmung am Ende. Fehlen ^ und $, spielt die Position der Zeichenfolge keine Rolle. Groß- oder Kleinschreibung spielen keine Rolle. Beispiel:
.kr$ ^yahoo.com$ .dsl.
Die Mail wird geblockt, wenn im HELO-String .kr am Ende steht (Server in Korea), er exakt yahoo.com lautet oder irgendwo .dsl. beinhaltet. (Mails von yahoo.com können trotzdem noch empfangen werden, da der wahre Yahoo-Mailserver z.B. mx1.yahoo.com lautet!)

Spam-Textfilter

Zusätzlich können Sie in NetMail einzelne Ausdrücke (Worte oder Satzteile) und eine dazugehörige prozentuale Spam-Bewertung eingeben, z.B. "Viagra" mit 80 %. Es ist für bestimmte Worte auch möglich, einen negativen Prozentwert einzugeben, wenn sie typischerweise in Mails vorkommen, die kein Spam sind. Wenn in einem Textausdruck mehrere Begriffe mit "+" getrennt werden, dann erfolgt die Auswertung nur, wenn alle diese vorkommen, beispielsweise bei "Angebot+billig". Wenn die Summe 200 oder mehr erreicht, wird keine Return-Mail "Blocked by spam" generiert. Die Worte werden sowohl im Betreff als auch (aus Performance-Gründen) in den ersten 1000 Zeichen des Mail-Textes gesucht. Satzzeichen u.ä. werden beim Textvergleich nicht berücksichtigt; falls im eingegebenen Ausdruck solche Zeichen vorkommen, die beim Vergleich ignoriert werden, werden die übrig bleibenden relevanten Zeichen als "Effektives Filter" zur Kontrolle angezeigt.

Blockierte Absender

Absender, die bekanntermaßen unerwünschte Mails oder Viren senden, z.B. das für einen Virus typische "hahaha(at)sexyfun.net", können generell gesperrt werden. Mails von ihnen werden beim Empfang sofort gelöscht, ohne dass eine Return-Mail erzeugt wird. In der Liste blockierter Absender können Sie Zeichenfolgen eintragen, die irgendwo in Adressen derartiger Absender auftreten können (z.B. "haha" oder "sexy" im obigen Beispiel). Groß- oder Kleinschreibung spielt keine Rolle. Im Gateway-Protokoll steht dann hinter der Absender-Adresse beispielsweise "(blocked by HAHA)".

Die Wirkung dieses Menüpunkts ist dieselbe wie ein From-Alias mit der Zieladresse NULL.

Freigabe-Adressen

Sie können Mail-Absenderadressen (oder auch nur einen Teil davon) als Freigabe-Adressen eingeben, für die eine Sperre in Form des Betreff-Kennworts in der Benutzerverwaltung nicht gilt. Beispielsweise können Sie durch Eingabe von @meier.de dafür sorgen, dass alle Mails von der Domain meier.de auch ohne passendes Betreff-Kennwort immer durchgelassen werden. In einer Zeile können auch durch Kommata getrennt mehrere Adressen (-bestandteile) eingegeben werden. Groß- oder Kleinschreibung spielt keine Rolle.

Adressen, die eines der Worte Postmaster oder Daemon enthalten, brauchen Sie hier nicht eigens anzugeben, da Mails von solchen Absendern trotz einer eventuellen Kennwort-Beschränkung grundsätzlich immer durchgelassen werden, damit Return-Mails zugestellt werden können. Die Freigabe-Adressen haben keinen Einfluss auf das Spam-Filter (siehe unten), dieses kann jedoch mit NOSPAM als From-Alias deaktiviert werden.

Gesperrte Dateitypen

Sie haben die Möglichkeit, zu verhindern, dass NetMail-Clients bestimmte Dateitypen als Attachments erhalten, z.B. .vbs oder .exe mit bestimmten Dateilängen wegen der damit verbundenen Viren-Gefahr. Damit kann das NetMail-Gateway gleichzeitig als Mail-Firewall dienen. (Der Menüpunkt "Virenfilter-Update" unter "Einstellungen" im Mailer-Programm lädt eine aktuelle Datei-Sperrliste online vom Shamrock-Server.)

Die in der Liste eingebbaren Zeichenfolgen werden (soweit sie keinen Stern enthalten) rechtsbündig mit den anzulegenden Attachment-Dateinamen verglichen. Wenn eine Übereinstimmung festgestellt wird, erhält der Empfänger statt des Attachments lediglich einen Hinweis, dass dieser Bestandteil der Mail gelöscht wurde. Mit "+" kann man mehrere Dateitypen in einer Zeile angeben. Hinter der Dateiendung, durch ein Komma getrennt, kann man eine Dateilänge angeben; das Filter gilt dann nur für Dateien mit der angegebenen Endung und Länge. Ein eingefügter Stern kann als Wildcard dienen, der Teil links vom Stern kann dann irgendwo im Dateinamen vorkommen. Groß- oder Kleinschreibung spielt keine Rolle. Ein paar Beispiele:

.vbs
.???.exe
.exe+.com,72192
.exe,22000-24000
me.exe
\readme.exe
\ab*.exe
ab*.exe
Visual-Basic-Script-Dateien (Endung .vbs) werden gelöscht
EXE-Dateien mit Doppel-Endung werden gelöscht
Exe- und Com-Dateien mit der Länge 72192 Bytes werden gelöscht
Exe- und Com-Files mit 22000 bis 24000 Bytes werden gelöscht
Löscht Dateien, deren Name mit me.exe endet, z.B. readme.exe
Es werden nur Dateien gelöscht, die exakt readme.exe heißen
Namen, die mit ab beginnen und mit .exe enden, werden blockiert
Namen, die irgendwo ab enthalten und mit .exe enden, werden blockiert

In dem für jeden Typ angebbaren Kommentartext haben bestimmte Schlüsselworte eine Sonderbedeutung:

Unabhängig davon löscht das NetMail-Gateway eine empfangene Mail stets vollständig, weil es sich sehr wahrscheinlich um einen Virus handelt, und schreibt lediglich eine entsprechende Zeile ins Gateway-Log ("blocked by HTML scan", "Executable without text", "HTML decoder line length xxx exceeds limit"), wenn:

  1. in einem HTML-Attachment oder -Alternativtext die Zeichenfolge "<iframe" enthalten ist (typisch für Viren, kein normales Mail-Programm kann so etwas erzeugen!),
  2. in der MIME-Struktur der Mail als Inhaltstyp "audio" oder "video" für eine Datei angegeben ist, aber die Endung dazu nicht passt (z.B. EXE, so versuchen einige Viren, eine Datei ungefragt auszuführen),
  3. die Mail eine ausführbare Datei (z.B. EXE) und ein HTML-Attachment, aber keinen Text enthält,
  4. die Zeilenlänge einer decodierten HTML-Datei 10 K überschreitet.

Falls der HTML-Alternativteil einer Mail (oder eine Nur-HTML-Mail) einen Abschnitt <SCRIPT ...>...</SCRIPT> enthält, wird dieser aus Sicherheitsgründen entfernt, die Mail wird aber nicht gelöscht; stattdessen wird lediglich das Spam-Kriterium "M" (MIME) gesetzt.

Eine Return-Mail an den Absender wird in diesen Fällen nicht erzeugt, da die Absenderangabe solcher Virus-Mails gewöhnlich nicht stimmt und der vermeintliche Absender deshalb nur unnötig verunsichert würde.

SMTP/POP3

Sie können nicht nur den in NetMail enthaltenen Client (autosync.exe) verwenden, sondern auch herkömmliche Mail-Programme wie etwa Outlook, Thunderbird oder ein Smartphone, indem Sie SMTP und POP3 für Mail-Programme aktivieren. Empfohlene Einstellungen hierfür:

Falls Sie eine Firewall-Software verwenden, sollten Sie die beiden konfigurierten Ports für das Programm Gateway.exe freigeben. Falls ein SMTP-/POP3-Zugang auch aus dem Internet möglich sein soll, muss im DSL-/Kabel-Router ein Port-Forwarding für beide Ports zur LAN-IP-Adresse des NetMail-PC eingerichtet werden. Bei einer dynamischen IP-Adresse ist die Verwendung eines DynDNS-Service praktisch, z.B. dyndns.org oder selfhost.de.

Der Dialog erlaubt es auch, Trace-Daten in eine Datei SMTPPOP3.TXT zu schreiben; dies sollte aus Performance-Gründen aber nur temporär zu Prüfzwecken aktiviert werden.

Zum Senden und Empfangen ist eine Authentifizierung mit dem NetMail-Benutzernamen (ohne @ und Domain) und dem zugehörigen Passwort erforderlich; die im Mail-Programm einzustellende Methode ist "Login" (SMTP) bzw. "Kennwort" (POP3).

Wenn das benutzte Mail-Programm so konfiguriert ist, dass es abgeholte Mails auf dem Server löscht (empfohlen!), werden sie im NetMail-Gateway lediglich als gelesen markiert, falls in der Benutzerverwaltung für das jeweilige Konto ein Mischbetrieb von NetMail-Client und POP3 konfiguriert ist, andernfalls werden sie wirklich gelöscht. Beachten Sie bitte, dass Sie bei einem Mischbetrieb die erlaubte Größe und Dateitypen von den zu POP3-Clients übertragenen Attachments im Konfigurations-Menü des NetMail-Clients unter "Andere Mail-Clients" einstellen können. Bei einem reinen POP3-Betrieb werden dagegen immer alle Attachments übertragen.

Logs

Im Konfigurations-Programm finden Sie auch die Möglichkeit, die einzelnen Log-Dateien (Mailer, Mail-Router, Transfer, SMS) anzusehen. Der Knopf Gesamt-Status öffnet ein kleines Fenster, das eine laufend aktualisierte Übersicht aller Benutzer-Postfächer anzeigt. Sie können es auch als eigenständiges Programm von jedem Netzwerk-Rechner aufrufen, indem Sie z.B. auf dem Windows-Desktop eine Verknüpfung zu GATE_MON.EXE im NetMail-Netzwerkpfad anlegen. Mit dem zusätzlichen Kommandozeilen-Parameter small erscheint das Programm zunächst nur als Symbol in der Taskleiste und öffnet sich als Fenster, wenn für igend einen Benutzer neue Mails eintreffen. Ein Doppelklick auf einen Benutzer in diesem Fenster öffnet das Client-Programm mit dem entsprechenden Benutzernamen.


Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung ist der Punkt "Benutzer" im Konfigurations-Programm. Die kostenlose Light-Version der Gateway-Software ist auf drei Benutzer begrenzt. LAN-Benutzer erscheinen in der Liste schwarz, externe Benutzer blau, und Administratoren rot.

Benutzer anlegen oder ändern

Mit der Schaltfläche "Neu" können Sie Benutzer-Einträge anlegen und mit "Bearbeiten" später ändern; dabei wird das Erstellungsdatum jeweils unterhalb der Schaltfläche "Hilfe" angezeigt.

NetMail unterstützt auch einen gemischten Intern-/Extern-Betrieb, etwa bei Mitarbeitern, die zeitweise im Büro (im lokalen Netzwerk) tätig sind, teilweise aber auch unterwegs z.B. via GSM ihre Mails mit einem mobilen NetMail-Client austauschen. Auch in diesem Fall sollte die Option "Mail-Abfrage via LAN" aktiviert sein: Die unterwegs gesendeten Mails werden dann im Gateway archiviert und stehen somit auch auf dem PC im Büro wieder zur Verfügung. Beim mobilen Mail-Austausch werden in diesem Fall nur die neuen (ungelesenen) Mails abgeholt, um Transferzeit zu sparen, und sie werden im Gateway nach der Abholung auch nicht gelöscht (wie bei reinen Mobil-Benutzern), sondern lediglich als gelesen gekennzeichnet, so dass sie im LAN weiterhin zur Verfügung stehen.

Die Sekretariats-Funktion sorgt dafür, dass bei abgehenden Mails eines bestimmten Benutzers nicht seine wahre Identität als Absenderadresse benutzt wird, sondern eine andere. Beispiel: Direktor Maier möchte seine Adresse maier(at)irgendwo.de nach außen nicht kommunizieren, sein Sekretariat hat die Adresse info(at)irgendwo.de. Damit bei den von Herrn Meier gesendeten Mails info(at)irgendwo.de im Absenderfeld steht, muss im Feld "Notizen" der Benutzerverwaltung für Maier einfach Sek:info eingetragen werden. Dabei kann "info" auch ein Alias-Name für einen anderen Benutzer sein.

Benachrichtigungs-Arten

Falls für den jeweiligen Benutzer die Option "Mail-Abfrage via LAN" aktiviert ist, erfolgt die SMS- oder Sprach-Benachrichtigung erst dann, wenn die Mail 10 Minuten nach ihrem Eintreffen noch nicht gelesen wurde. Dadurch erfolgen keine überflüssigen Benachrichtigungen, wenn der Benutzer ohnehin gerade in seinem Büro ist und die Mails zeitnah liest. Falls der Betreff der E-Mail mit "Alarm:" beginnt, erfolgt die Benachrichtigung ohne Zeitverzögerung. Für Mails von einem Daemon (z.B. Return-Mails von einem Mailer-Daemon, Sendebestätigungen vom Fax-Daemon usw.) erfolgen grundsätzlich keine Benachrichtigungen, um die dabei anfallenden SMS- oder Telefonkosten zu vermeiden.

Mit dem Knopf Benutzerstatus sehen Sie eine Übersicht der für diesen Benutzer angelegten Alias-Namen sowie der empfangenen und gesendeten Mails. Falls Sie einen Benutzer löschen, denken Sie bitte daran, ggf. auch die zugehörigen Alias-Angaben zu löschen.


Gateway-Benutzung

Symbole in der Task-Leiste

Nach dem Start erzeugen das Mailer-, Gateway- und Transfer-Programm jeweils ein kleines Symbol rechts unten in der Windows-Taskleiste. Die Gateway- und Transfer-Programme können durch Klicken auf diese Symbole als Fenster geöffnet oder wieder geschlossen werden.

Ein Klick auf das Mailer-Briefsymbol mit der rechten Maustaste (oder bei verstecktem Fenster auch mit der linken) öffnet ein kleines Kontext-Menü. Die zunächst grüne Briefmarke des Symbols erscheint während des Mail-Transfers rot. Wenn Windows heruntergefahren wird und der Mailer dabei nur als Symbol sichtbar ist, erscheint er auch beim Neustart wieder nur als Symbol in der Taskleiste.

Mailer-Postaustausch

Der Mailer wird in den von Ihnen festgelegten Zeitabständen versuchen, ggf. eine DFÜ-Verbindung aufzubauen, den POP3-Server nach neuen Mails abzufragen und anliegende Mails an den konfigurierten SMTP-Server zu senden. Falls kein POP3-Server konfiguriert ist, dient das Programm nur zum Senden von Mails (SMTP). In diesem Fall wird eine DFÜ-Verbindung jedoch nur aufgebaut, wenn tatsächlich auch zu sendende Dateien mit der Endung .OUT im Unterverzeichnis Spool.Dir liegen.

Sie können aber auch jederzeit manuell im Datei-Menü des Mailers mit Jetzt verbinden einen Post-Austausch erzwingen. Die nachfolgenden automatisch aufgebauten Verbindungen verschieben sich dann entsprechend. Alternativ ist das Anstoßen des Postaustausches auch mit dem NetMail-Client von anderen Netz-Workstations aus möglich ("Anwählen" in der Symbolleiste).

Im Textfenster des Mailers erscheinen Statusmeldungen der DFÜ-Verbindung (D am Zeilenanfang), POP3-Aktivitäten (P) und SMTP-Vorgänge (S). Welche Meldungen davon in der Protokolldatei aufgezeichnet werden, lässt sich unter Einstellungen - Protokolldatei festlegen. Zusätzlich erscheinen im Fenster auch HTTP-Anforderungen (H), wenn der eingebaute HTTP-Server benutzt wird.

Mit NetMail unterwegs

Sie können mit der NetMail-Software von zu Hause oder unterwegs per ISDN, Modem oder GSM Mails von und zu Ihrem Gateway abholen und senden. Dabei kommen Sie in den Genuss aller Vorteile des NetMail-Systems gegenüber herkömmlichen Mail-Programmen, wie etwa Online-Kompression, Wiederaufsetzen bei Verbindungsabbrüchen und hoher Geschwindigkeit. Die Installation auf dem mobilen Client erfolgt mit dem Programm SETUPM (nicht SETUP).

Nicht abgeholte Nachrichten von Benutzern, deren Benachrichtigungs-Typ im Gateway nicht auf "LAN-Benutzer" steht, werden nach 30 Tagen gelöscht. Gesendete Nachrichten werden auf dem Client-PC (nicht im Gateway) in einem lokalen Archiv als "Gesendet" aufbewahrt.

NetMail im LAN

NetMail kann auch als vollwertiges Netzwerk-Mailsystem eingesetzt werden. Sie brauchen nur die Gateway-Software in das gleiche Verzeichnis wie den NetMail-Client zu installieren und dieses Verzeichnis im Netzwerk freizugeben. Das Netzwerk braucht nicht unbedingt mit dem TCP/IP-Protokoll zu arbeiten, da der Client-Zugriff über normale Netzwerk-Pfade erfolgt.

Workstations können NetMail im LAN benutzen, indem sie einfach das Programm Autosync.exe aus dem gemeinsamen Gateway-Verzeichnis laden. Im Menü "Einstellungen" der Nachrichten-Übersicht können Sie auf jeder Workstation getrennt mit "Eigene E-Mail-Adresse" einstellen, welcher Benutzername verwendet werden soll. Dieser muss vorher natürlich mit der Gateway-Benutzerverwaltung erstellt worden sein. Bei Verwendung von NetMail im LAN werden gesendete Mails nur dann archiviert (d.h. sie sind in der Nachrichtenliste dann als "Gesendet" sichtbar), wenn der Benutzer mit dem Benachrichtigungstyp LAN eingetragen ist.

Wenn Sie verhindern möchten, dass ein Benutzer die Mails eines anderen lesen kann, können Sie passende Zugriffsrechte für die Benutzer-Unterverzeichnisse auf dem Server vergeben.

Dateien im Verzeichnis FOR_ALL sind für alle Netzwerkbenutzer sichtbar. Textdateien darin (Endung .TXT) können als gemeinsamer Notizblock auch mit dem NetMail-Editor bearbeitet werden - zu einer Zeit jedoch nur von einem Benutzer. Solche Dateien können allerdings nicht mit NetMail erzeugt oder gelöscht werden, das ist nur manuell via Explorer bzw. Arbeitsplatz möglich. Mobilen Benutzern werden Dateien in FOR_ALL bei jeder Einwahl automatisch übertragen, wenn sie sie noch nicht besitzen oder sich die Datei-Uhrzeit geändert hat. Im Web-Interface von NetMail können die Dateien in FOR_ALL zum Lesen für registrierte Benutzer freigegeben werden, indem in HTTPSERV.INI unter [Alias] eine Zeile For_all=c:\Shamrock\Netmail\For_all,U eingetragen wird. So steht beispielsweise die Terminliste in einem Browser unter der Adresse http://servername/for_all/termin.txt zur Verfügung.

List-Server

Die Gateway-Software enthält einen vollwertigen List-Server, der es ermöglicht, eine Mail an eine größere Gruppe von Personen zu senden (beim kostenlosen Light-Gateway allerdings maximal an 10). Die Nutzung der List-Server-Funktion ist nur sinnvoll, wenn Ihnen eine eigene Domain wie etwa IhreFirma.de gehört.

Dazu muss man lediglich unterhalb des Gateway-Verzeichnisses ein Directory LIST.DIR anlegen, in dem dann eine Textdatei (Name der Liste mit Endung .TXT) alle zugehörigen Zieladressen enthält. Beispiel für eine Verteiler-Liste namens News.List(at)IhreFirma.de:

  1. Stellen Sie sicher, dass in der Mailer-Konfiguration die Option "Lokale Mails" aktiviert ist.
  2. Erzeugen Sie mit einem Texteditor eine Datei NEWS.TXT im Unterverzeichnis LIST.DIR.
  3. In der ersten Zeile können Sie hinter "Flags:" Listeneigenschaften angeben (siehe Tabelle).
  4. In die folgenden Zeilen schreiben Sie die Zieladressen (stets nur eine pro Zeile). Diese werden auch als Absender-Legitimation benutzt.
  5. Um eine Mail an die News-Gruppe zu erzeugen, senden Sie sie an News.List(at)IhreFirma.de. Benutzen Sie für "IhreFirma.de" stets die auch im Mailer eingetragene Haupt-Domain; die im Gateway-Router konfigurierten Zweit-Domains sind dafür nicht geeignet.

Hinter "Flags:" können in der ersten Zeile der Listendatei folgende Angaben stehen (falls eine solche Zeile fehlt, werden die Flags S und U automatisch aktiviert):

1 = Einzelzustellung (eine Mail je Adressat, Adresse hinter To:) statt Bcc-Massenversand.
M = Es wird eine normale Mail ohne Reply-To: <Listen-Adresse> gesendet; nützlich, falls die Liste als Ersatz für einen langen Adressbuch-Eintrag dient.
S = Jeder kann sich mit dem Wort "subscribe" im Betreff selbst in die Liste aufnehmen.
U = Ein Teilnehmer kann sich mit "unsubscribe" im Betreff aus der Liste entfernen.
P = Mails werden auch aus dem Internet akzeptiert (public), sonst nur von angemeldeten NetMail-Benutzern.
A = Der Absender einer Mail bleibt anonym, andernfalls erscheint er am Textende (nur mit P sinnvoll).

Wenn man hinter den Flags und einem Komma einen NetMail-Benutzernamen angibt, darf nur dieser "Moderator" Listen-Mails senden, und Mails an die Liste (außer bei Subscribe oder Unsubscribe im Betreff) werden ggf. abhängig vom Flag P an ihn umgeleitet. Das funktioniert auch, wenn die Absender eine To-Alias-Adresse ist, die auf den angegebenen Benutzer zeigt.

Wenn sich jemand für eine Liste an- oder abmeldet, wird ihm dies mit einer Return-Mail automatisch bestätigt.

Beispiel für eine Listendatei NEWS.TXT
im Unterverzeichnis LIST.DIR:
Flags: 1SU
meier
(at)irgendwo.de
huber
(at)anderswo.de

Es ist auch zulässig, Kommentare vor oder hinter den Adressen anzugeben, soweit diese kein @ enthalten und durch Spaces getrennt sind, Beispiel:
Meier meier@irgendwo.de (Erstkunde)

Bei öffentlichen Listen (Flag P), in die auch externe Absender schreiben können, werden Mails abgelehnt, die größer als 100 KByte sind. Bitte beachten Sie bei umfangreichen Listen auch mögliche technische oder vertragliche Beschränkungen Ihres Internet-Providers. Ferner dürfen z.B. Werbe-Mails grundsätzlich nur an Personen gesandt werden, die sich vorher ausdrücklich damit einverstanden erklärten, andernfalls kann der Empfänger pauschale Abmahn-Kosten einfordern.

Die Empfänger-Adressen stehen bei Listen-Mails im Bcc:-Feld der gesendeten Kopfdaten, wenn das Flag 1 für Einzelzustellung fehlt, so dass die Empfänger ihre Adressen gegenseitig nicht sehen können. Falls Sie Listen-Mails von einem externen List-Server empfangen, z.B. auch von einem anderen NetMail-Gateway, ist ggf. die Einrichtung eines From-Alias sinnvoll, wobei zur internen Verteilung auch die Angabe einer lokalen Liste als Ziel möglich ist. In diesem Sonderfall braucht die interne Verteiler-Liste trotz des externen Absenders nicht als P = public deklariert zu werden.

Ins From-Feld der Mails wird immer der ursprüngliche Absender aufgenommen. Nur dann, wenn es sich um eine öffentliche Liste handelt (Flag P) oder um eine moderierte (Benutzername hinter den Flags), wird zusätzlich eine Reply-To-Zeile mit dem Listennamen und der Hauptdomain erzeugt, so dass die Antwort wieder an die Liste geht.


HTTP-Server

Im Mailer-Programm ist ein HTTP-Server enthalten. Er eignet sich insbesondere für das Lesen und Schreiben von Mails mit Geräten, die nicht mit dem Betriebssystem Windows arbeiten. Er kann aber auch als Intranet-Server zum Anzeigen von HTML-Dokumenten dienen.

Falls Ihr PC beim Start oder Umkonfigurieren des Mailer-Programms dann immer versucht, eine DFÜ-Verbindung ins Internet herzustellen, deaktivieren Sie im Internet-Explorer einfach die automatische Anwahl und achten Sie darauf, das Protokoll TCP/IP nicht nur an das DFÜ-Netzwerk, sondern auch an die Netzwerkkarte gebunden ist.

TCP/IP-Verbindung

Voraussetzung für die Benutzung des HTTP-Servers ist, dass das TCP/IP-Protokoll sowohl auf dem Mailer-PC als auch auf den Workstations installiert ist, die auf den HTTP-Server zugreifen sollen. Wenn in Ihrem Netz kein Domain Name Server zur Verfügung steht (typisch für kleinere Netze), muss auf den einzelnen Workstations im Windows-Verzeichnis eine Datei HOSTS vorhanden sein, aus der der Browser anhand eines Namens die IP-Adresse ersehen kann. Bitte achten Sie aber darauf, dass die Datei HOSTS keine Endung haben darf. Beispiel für eine solche Datei:

127.0.0.1   localhost
192.168.0.1 server

Das setzt natürlich voraus, dass auf allen Rechnern eine statische, in der Netzwerk-Systemsteuerung fest eingetragene IP-Adresse vorhanden ist. In Netzen mit bis zu etwa 200 Rechnern ist es zweckmäßig, den dafür vorgesehenen Adressenbereich 192.168.0.1 bis 192.168.0.254 zu benutzen, damit es keine Konflikte mit Internet-Adressen gibt. Die Subnetz-Maske muss in diesem Fall auf 255.255.255.0 gesetzt werden. Die Adresse 127.0.0.1 ist als "localhost" zum Ansprechen des eigenen Rechners via TCP/IP reserviert.

Gemäß dem obigen Beispiel ließe sich der HTTP-Server im Mailer auf demselben Rechner als http://localhost ansprechen, und von den anderen Workstations z.B. als http://server (ohne das im Internet übliche www!). "server" ist hier natürlich nur ein Beispielname; es handelt sich um den in der Systemsteuerung festgelegten Rechnernamen. Er wird beim Start des Mailer-Programms in dessen Textfenster automatisch angezeigt. Alternativ kann man im Browser auch http://127.0.0.1 eingeben (lokal) bzw. die IP-Adresse des Servers; in diesem Fall ist keine HOSTS-Datei nötig.

Falls Sie einen Pocket PC oder Handheld PC unter Windows-CE benutzen, das keine HOSTS-Datei unterstützt, und Ihr Netzwerk weder mit DHCP arbeitet noch einen DNS-Server enthält, müssen Sie im Pocket Internet Explorer statt des Rechner-Namens die IP-Adresse des NetMail-Gateway eingeben (zum Beispiel http://192.168.0.1), um das Webmail-Interface zu benutzen. Bei solchen Geräten ist es auch sinnvoll, den Browser auf eine kleinere Schriftart einzustellen.

HTML-Dateien

Die Datei, die beim Ansprechen des HTTP-Servers ohne explizite Angabe eines Dateinamens angezeigt wird, lautet index.htm, index.html oder index.htx.

Dateien mit der Endung .htx haben gemäß der Spezifikation von Microsoft einen besonderen Zweck: Sie können Server-Variablen enthalten. Deren Bedeutung brauchen Sie allerdings nur zu kennen, wenn Sie die mitgelieferten .htx-Dateien selbst verändern oder erweitern möchten. Einige Server-Parameter können ferner in der Datei HTTPSERV.INI verändert werden.

Im Mailer-Fenster werden die HTTP-Zugriffe mit einem "H" hinter Datum und Uhrzeit angezeigt, gefolgt von der IP-Adresse des Benutzers und dem Dateinamen. In der Mailer-Protokolldatei (Mailer.txt) erscheinen HTTP-Zugriffe nur dann, wenn in der Konfiguration für das Protokoll "Normal" oder "Ausführlich" gewählt wurde.


Webmail-Interface

Wenn Sie nicht mit Windows, sondern mit einem anderen Betriebssystem arbeiten (zum Beispiel mit einem Mac, einem Pocket-PC oder einem Webpad), oder wenn das Laufwerk, auf dem sich die NetMail-Gateway-Software befindet, nicht im Netzwerk freigegeben ist, können Sie Mails mit einem normalen Internet-Browser lesen, schreiben und löschen. Das Webmail-Interface von NetMail ist so ausgelegt, dass auch ein Pocket PC ausreicht; in dessen Browser sollte die Schriftgröße aber auf "Klein" gestellt werden, damit mehr Text auf den Bildschirm passt.

(Bedingt durch die etwas eingeschränkten Möglichkeiten eines Web-Browsers im Zusammenspiel mit HTML-Seiten bietet das Webmail-Interface gegenüber dem normalen NetMail-Client einen etwas geringeren Funktionsumfang. Beispielsweise kann auf das von den Windows-Clients verwaltete Adressenbuch nur lesend zugegriffen werden, und Archive mit älteren Mails sowie der Papierkorb und Entwürfe werden nicht unterstützt. Ferner bietet das Webmail-Interface beim Öffnen von Attachments nicht die gleichen Sicherheitsmechanismen wie der Windows-Client.)

Zur Nutzung müssen Sie erst eine TCP/IP-Netzwerkverbindung zwischen dem Webmail-Client und dem NetMail-Gateway ermöglichen, den HTTP-Server erst in der Mailer-Konfiguration aktivieren und die Webmail-Option in der Benutzerverwaltung einschalten. Wenn Sie im Browser einer Workstation (z.B. Internet Explorer oder Netscape) die Adresse des NetMail-Gateway eingeben, z.B. http://localhost (lokaler Rechner) oder http://server, dann sollte eine Startseite mit einigen Links erscheinen.

Wenn Sie sich beim Webmail-Interface anmelden, werden Sie nach Ihrem Benutzernamen und Passwort gefragt. Diese müssen vorher natürlich in der Benutzerverwaltung eingetragen worden sein. Ihr Benutzername und eine temporäre Kennung werden in der URL (Adresszeile des Browsers) hinter einem Fragezeichen mitgeführt, damit Sie beim Zugriff auf die Webmail-Seiten als angemeldeter Benutzer identifiziert werden können. Das Webmail-Interface von NetMail ist weitgehend selbsterklärend und kann intuitiv bedient werden.

In Ihrem Browser sollten zumindest für das lokale Intranet Javascript und Cookies erlaubt sein, damit beim nächsten Anmelde-Vorgang automatisch Ihr Benutzername im entsprechenden Feld erscheint und Sie nur noch das Passwort eintippen müssen.

Es ist empfehlenswert, z.B. im Internet Explorer unter Extras - Internet-Optionen - Sicherheit den Download von Dateien (.exe, .scr usw.) auch im lokalen Intranet nur nach einer Sicherheitsabfrage zu erlauben.


Technische Details

Sound-Ausgabe
Tipps für CapiCall-Benutzer
Mail to Fax mit CapiFax
Automatisches Senden von Dateien
Automatisches Empfangen von Dateien
Mehrere POP3-Accounts abfragen
Mailer-Zusammensp. mit and. Anwendgn.
Verzeichnisstruktur
Konfig.-Daten in HTTPSERV.INI
HTML-Dateien f.d. Webmail-Interf.
SMS-Interface
Was Sie noch wissen sollten

Sound-Ausgabe

Das Mailer-Programm benutzt in einigen Situationen, z.B. bei Fehlern oder beim Öffnen von Dialogfenstern, die in der Windows-Systemsteuerung eingestellten Klänge. Sie können diese ändern, indem Sie in der Systemsteuerung unter "Akustische Signale" ein anderes Audio-Schema einstellen oder einzelne Zuweisungen ändern.

Tipps für CapiCall-Benutzer

CapiCall benutzt ab Version 3.06 bei installiertem NetMail automatisch dessen Mailer-Programm statt der MAPI zum Senden von Mail-Benachrichtigungen, indem es .OUT-Dateien im Spool-Verzeichnis erzeugt.

Im CapiCall-Verzeichnis finden Sie bereits eine Datei Feiertag.ini. Um nur eine solche Datei pflegen zu müssen, können Sie jene im Mailer-Verzeichnis auf eine einzige Zeile reduzieren, die dann lediglich einen Verweis zur entsprechenden CapiCall-Datei enthält. Der Pfad muss dabei mit einer Laufwerksangabe beginnen, zum Beispiel:
c:\Programme\CapiCall\Feiertag.ini
Beachten Sie bitte auch, dass die Gateway-Software zum Senden von SMS-Nachrichten automatisch das SMS-Modul von CapiCall und nicht ihr eigenes benutzt, so dass dann nur die Konfigurationsdatei SMSC.INI im CapiCall-Verzeichnis relevant ist.

Mail to Fax mit CapiFax

Wenn Sie einen NetMail-Benutzernamen FAX einrichten, können auch externe Mail-Absender Faxe über Ihren Server senden, indem sie z.B. an 0891234567.fax(at)IhreDomain.de eine reine Text-Mail schicken. Falls im Betreff der Mail die vier Zeichen Ref= enthalten sind (groß/klein egal), werden die Zeichen dahinter bis zum nächsten Leerraum, Komma oder Strichpunkt als Kommentar bzw. Referenz ins CapiFax-Log übernommen.

Mails, die Attachments enthalten, können damit nicht gesendet werden und werden deshalb abgelehnt. An den Mail-Text wird der im Mail-Router konfigurierte Ergänzungstext angehängt, der auch für Return-Mails benutzt wird (CapiFax ab 1.43). Es kann sinnvoll sein, dem Benutzer FAX ein Betreff-Kennwort zuzuweisen, um Missbrauch zu verhindern (dieses Kennwort wird im Fax nicht mit angezeigt). Die maximale Textlänge ist auf 7000 Zeichen begrenzt. Absender erhalten ggf. Bestätigungen als Mail (bei CapiFax bis 1.42 nur negative).

Voraussetzung für diese Mail-to-Fax-Funktion ist ebenso wie für die Fax-Benachrichtigung eine ISDN-Karte, die das Senden von Textdaten als Fax unterstützt. Beispielsweise sind alle ISDN-Karten von AVM und SciTel mit den jeweils aktuellen Treibern dafür geeignet. Im Mail-Router müssen Sie ein CapiFax-Konto auswählen.

Automatisches Senden von Dateien

Sie können dafür sorgen, dass der Mailer täglich zu bestimmten Zeiten Dateien an vorgegebene interne oder externe Adressen sendet. Dafür brauchen Sie nur mit einem Editor eine Datei AUTOSEND.TXT im Mailer-Verzeichnis anzulegen, die wie folgt aufgebaut sein muss:

M07:00 W12:00 15:30
ab(at)xy.de, cd(at)xy.de
c:\work\abc.txt
\\server\d\*.log
1. Zeile: Zeit(en), M=montags, W=werktags
2. Zeile: Zieladresse(n)
3. Zeile: Erste zu sendende Datei
Ggf. weitere Zeilen mit Dateien

Die erste Zeile kann eine oder mehrere Uhrzeiten enthalten, die ggf. durch einen Leerraum zu trennen sind. Ein W vor einer Uhrzeit (werktags) deaktiviert das Senden an Samstagen, Sonntagen und Feiertagen, während mit einem M nur am Montag gesendet wird. Das Senden erfolgt dann jeweils mit der auf die angegebene Zeit folgenden Anwahl, also gewöhnlich etwas später. In der zweiten Zeile werden eine oder mehrere Zieladressen angegeben, ggf. durch Kommata getrennt. Bitte beachten Sie:

Die Dateinamen in den folgenden Zeilen müssen stets den vollständigen, absoluten Pfad enthalten, der entweder mit einem Laufwerk wie d:\ oder mit einem Netzwerk-Pfad wie \\server... beginnen muss; anders lautende Zeilen in Autosend.txt werden ignoriert. Joker (*) und Wildcards (?) sind erlaubt. Die Dateien sollten nicht schreibgeschützt sein und von anderen Anwendungen stets nur "shared" geöffnet werden, damit das Mailer-Programm sie öffnen und nach dem Senden löschen kann.

Es ist auch möglich, unterschiedliche Dateien an unterschiedliche Zieladressen zu senden, indem man einfach abwechselnd Zieladressen und Dateinamen in Autosend.txt schreibt. Die Uhrzeiten in der ersten Zeile gelten dabei für alle Zieladressen:

07:00 W17:00
ab(at)xy.de, cd(at)xy.de
c:\work\abc.txt
info(at)def.com
c:\work\def.txt
1. Zeile: Uhrzeit(en), W=nur werktags
Erste Zieladresse(n)
Zeile(n) mit Datei(en) für die 1. Adresse
Zweite Zieladresse(n)
Zeile(n) mit Datei(en) für die 2. Adresse

Der Autosend-Menüpunkt im Datei-Menü bzw. im Icon-Kontextmenü des Mailers erlaubt ein manuelles Ausführen, d.h. Erzeugen einer Ausgangs-Mail, jedoch ohne automatische Anwahl; diese kann hinterher mit dem Menüpunkt "Verbinden" ggf. ebenfalls manuell veranlasst werden.

Automatisches Empfangen von Dateien

a) Anhängen neuer Daten an existente Dateien

Wenn Sie z.B. von einem Web-Server eine E-Mail zu NetMail senden, deren Inhalt als SMS gesendet werden soll, müssten diese Daten an eine eventuell schon existente Datei SMS.JOB im NetMail-Verzeichnis angehängt werden (Vorsicht: falls Sie CapiCall benutzen, im CapiCall-Verzeichnis, da dann der CapiCall-SMS-Server benutzt wird!).

Dafür legen Sie in der NetMail-Benutzerverwaltung einfach einen Benutzer "Job-Daemon" an. Der Schutz per Betreff-Kennwort ist empfehlenswert, um Missbrauch zu verhindern. Eine ankommende Mail an den Benutzer Job-Daemon sollte als Textinhalt zeilenweise so aufgebaut sein:
<Produktname>/<Dateiname>:<Zeileninhalt>
Beispiel:
NetMail/SMS.JOB:3,00.00.0000 00:00,491721234567,,Meier: Testnachricht
Als Produktname eignen sich alle Shamrock-Produkte. NetMail sucht hierzu im Abschnitt [Shamrock] der Datei WIN.INI nach einer Zeile <Produktname>=<Pfad>.

b) Erzeugen beliebiger Dateien aus empfangenen Mails

NetMail kann empfangene Attachments auch automatisch in beliebige Pfade speichern. Legen Sie dafür in der Benutzerverwaltung einen Benutzer "File-Daemon" an. Der Schutz per Betreff-Kennwort ist empfehlenswert, um Missbrauch zu verhindern. Eine Pfadangabe im Feld "Notizen" wirkt als Filter: Empfangene Dateien, deren Anfangs-Zielpfad nicht mit diesem Filter übereinstimmt, werden gelöscht.

Eine ankommende Mail sollte außer den Attachments zeilenweise folgende Angaben im Textteil enthalten:
<Attachment-Dateiname>=<Zielname>
Beispiel:
Test.bin=C:\Eigene Dateien\Test.bin
Der Zielname muss stets mit dem kompletten Pfad und dem Dateinamen angegeben werden. Wenn im Zielnamen vor dem Punkt ein Stern angegeben wird, füllt NetMail den Dateinamen mit Ziffern auf acht Stellen auf, damit er eindeutig wird und so jedes Mal eine neue Datei erzeugt wird. So wird etwa aus Test*.bin beim ersten Mal Test0000.bin, dann Test0001.bin und so weiter. Wenn der Dateiname von vornherein länger als acht Zeichen ist, hängt NetMail immer drei Ziffern an, z.B. wird Lange_Datei*.bin zu Lange_Datei000.bin.

Mehrere POP3-Accounts abfragen

Sie können das Mailer-Programm mit einer Ziffer als Kommandozeilen-Parameter ein zweites Mail starten, um Mails von einem weiteren POP3-Account abzuholen, z.B. von einem früher benutzten T-Online-Account. Beispiel:
mailer.exe 1
Hierbei steht die Ziffer für die zusätzliche Mailer-Instanz, die den zweiten POP3-Account abfragt. Deren Konfiguration kann ganz unabhängig von der ersten Instanz erfolgen, aber es stehen nur die reinen POP3-Funktionen zur Verfügung, kein SMTP und kein HTTP-Server. Prinzipiell sind so bis zu neun zusätzliche POP3-Accounts möglich.

Zusätzlich muss ein To-Alias von der abgefragten Mail-Adresse (z.B. meier(at)example.com) an einen als Benutzer oder als Benutzer-Alias existenten Namen (z.B. info oder postmaster) eingerichtet werden. Beim Senden von Mails kann man dann im Absenderfeld auch eine solche Zusatzadresse ausgewählt werden.

Es ist weder nötig noch sinnvoll, die Domains dieser Accounts im Mail-Router als zusätzliche Domains einzutragen. Falls eine DFÜ-Einwahl benutzt wird, sollten in der Mailer-Konfiguration die tägliche Anfangszeit und der Anwahlabstand der einzelnen POP3-Accounts unterschiedlich sein, um Konflikten bei der Anwahl vorzubeugen. Im Mail-Router muss für Envelope-To entweder "Nur" oder "Auch" konfiguriert sein, damit die Zieladresse erkannt wird.

Mailer-Zusammenspiel mit anderen Anwendungen

Mails senden und empfangen

Zu sendende Mails müssen als einzelne Dateien mit der Endung .OUT im Unterverzeichnis Spool.Dir liegen, ihre Struktur muss dem MIME-Standard entsprechen, sie müssen gültige From- und To-Angaben im Header aufweisen, und die Zeilenlänge darf 1020 Zeichen nicht überschreiten. Andere Applikationen, die solche Dateien erzeugen, sollten diese erst unter einem anderen Namen mit der Endung .TMP generieren, z.B. TEMP.TMP, und anschließend in den endgültigen Namen umbenennen; so wird sichergestellt, dass der Inhalt der .OUT-Dateien zu jedem Zeitpunkt gültig und vollständig ist.

Der Mailer sendet eine Datei an alle Adressaten, die in den Header-Feldern To:, Cc: und Bcc: aufgeführt sind; dabei können mehrere Empfänger durch Kommata oder Strichpunkte getrennt werden. Die Bcc-Zeile wird beim Senden via SMTP-Server aus der Mail entfernt (blind carbon copy = Blindkopie).

Empfangene Mails werden als .IN-Dateien ebenfalls im Verzeichnis Spool.Dir abgelegt, sie können von anderen Applikationen jederzeit gelesen und ggf. gelöscht werden.

Darüber hinaus kann eine Applikation bei Bedarf eine Datei POLL.NOW im Mailer-Verzeichnis erzeugen; der Mailer wird dann innerhalb weniger Sekunden eine Verbindung aufbauen und diese Datei dann wieder löschen. Der Zeitplan für spätere Anwahlvorgänge verschiebt sich dadurch entsprechend.

Der Mailer erzeugt eine Datei ERRORS.TXT bei mehrmaligem Fehlschlagen der Internet-Verbindung. Das Gateway-Programm erkennt an einem gesetzten Archiv-Attribut eine Veränderung dieser Datei, setzt es zurück und generiert bei aktivierter Alarmierung entweder eine Datei SMS.JOB zum Senden einer SMS-Nachricht oder einen Alarm-Auftrag für das Programm CapiCall (falls installiert).

HTTP-Server-Anwendungen

In einem Verzeichnis /cgi-bin/ können Anwendungen mit der Namenserweiterung .EXE oder .BAT gespeichert werden, die interaktive Anwendungen ermöglichen. Beim Aufruf eines solchen Programms aus einem HTML-Formular werden ihm zwei Parameter übergeben:

  1. Pfad und Name der Datei, die das Programm als HTML-Antwortseite generieren muss;
  2. Pfad und Name der Datei, die die Formulardaten der aufrufenden Seite enthält. Die erste Zeile enthält dabei den MIME-Codierungstyp und die folgende die Formularinhalte, typischerweise in der Form Feldname=Wert mit & als Trennzeichen. Die Parameter HTTP_REFERER (aufrufende Seite) und REMOTE_ADDR (IP-Adresse) werden zusätzlich hinzugefügt.

Beachten Sie bitte, dass Dateien im Verzeichnis cgi-bin aus Datenschutzgründen nicht angezeigt werden können und dass die Laufzeit solcher Programme auf fünf Sekunden begrenzt ist.

Verzeichnisstruktur

Im NetMail-Verzeichnis werden nach Bedarf folgende zusätzliche Verzeichnisse automatisch angelegt:

Innerhalb der Verzeichnisse RECEIVED, SEND_TO und ARCHIVE werden für die einzelnen Gegenstellen zusätzliche Unterverzeichnisse angelegt, deren Namen den E-Mail-Adressen entsprechen (bei Mails an mehrere Empfänger wird die erste Adresse als Verzeichnisname benutzt). Jede Mail erhält einen eindeutigen Namen und die Endung .TXT, für Attachments wird ein gleichnamiges Unterverzeichnis angelegt.

Konfigurationsdaten in HTTPSERV.INI

Die Datei HTTPSERV.INI im NetMail-Verzeichnis beinhaltet einige optionale Einstellungen für den HTTP-Server, die Sie mit einem Texteditor an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Kommentare sind hinter einem Semikolon möglich. Nach Änderungen sollte der Mailer neu gestartet werden. Die Datei kann folgende Angaben enthalten (Beispiele):

[Server]
Root=http.dir
Bind=192.168.0.1
Accept=192.168.
Blocked=1.2.3.4
AddMon=c:\*.log
MonLen=1000
Root definiert das Hauptverzeichnis für HTML-Dateien. Wenn kein absoluter Pfad angegeben ist, wird das Verzeichnis als relativ zum NetMail-Programmverzeichnis betrachtet.
Bind bindet den Server an eine bestimmte IP-Adresse. Wenn Ihr Server mit mehreren Netzwerk-Adaptern ausgestattet ist, wird so festgelegt, welcher benutzt werden soll.
Accept gibt den vorderen Teil der IP-Adressen zulässiger Clients an; alle anderen erhalten dann beim Versuch, eine Seite abzurufen, eine Fehlermeldung.
Für Änderungen der folgenden Parameter ist kein Mailer-Neustart nötig:
Blocked erlaubt es, eine bestimmte IP-Adresse zu sperren.
AddMon erlaubt die Angabe zusätzlicher Dateien, deren letzte Zeilen von der Webmail-Statusanzeige (<%monitor%>) ausgegeben werden, mehrere Namen ggf. durch Kommata getrennt. Auch Wildcards und Joker (* und ?) sind in der Pfadangabe möglich.
MonLen legt die maximale Ausgabelänge je Datei bei der Webmail-Statusanzeige fest (sonst 500).
[Alias]
mydocs=d:\work
c=c:\,Meier:xzyt
d=d:\daten,U
d=d:\temp,L
In diesem Abschnitt können Sie optional zusätzliche virtuelle Verzeichnisse oder Dateien eintragen, die auf andere Pfade zeigen. Wenn kein absoluter Pfad angegeben ist, wird er als relativ zum HTML-Hauptverzeichnis betrachtet. Falls im angegebenen Pfad keine Index-Datei gefunden wird, gibt der Server ein Dateiverzeichnis aus. In obigen Beispiel würde im Browser mit http://localhost/mydocs/ das Verzeichnis d:\work und mit http://localhost/c/ das Hauptverzeichnis der Festplatte C: auf dem Server angezeigt. Hinter dem Pfad kann optional nach einem Komma angegeben werden:
Benutzername:Passwort (Gross- oder Kleinschreibung wird ignoriert), oder besser:
A für Name/Passwort eines als Administrator eingetragenen NetMail-Benutzers,
L nur für solche Benutzer, bei denen "Mailabfrage via LAN" eingetragen ist,
U für jeden beliebigen in NetMail eingetragenen Benutzer.
Als Ziel kann man auch eine neue URL angeben, z.B. google=http://www.google.com, allerdings kann hierbei keine Authentifikation erzwungen werden.
Achtung: Ohne eine solche Angabe ist die Freigabe privater Verzeichnisse oder gar eines ganzen Laufwerks ist nicht ratsam, wenn der Gateway-PC nicht durch Bind- und Accept-Angaben im Abschnitt [Server] von Httpserv.ini gegen unberechtigte Zugriffe geschützt ist. Als Authentifizierungs-Realm (Bereichsangabe) wird entweder der angegebene Benutzername verwendet oder die Zeichenfolge "User" bei A, L oder U.
[Hosts]
xyz.com=c:\xyz
Wenn mehrere Domains oder Subdomains auf dieselbe IP-Adresse geroutet sind, können zusätzliche Domains unterschiedliche Inhalte anzeigen, indem sie auf unterschiedliche Verzeichnisse zeigen. Die Angaben Root= und [Alias] sind für sie dann irrelevant, aber dieselbe URL-Syntax und die gleichen Authenfizierungs-Methoden wie bei Alias stehen zur Verfügung.
[Colors] In diesem Abschnitt finden Sie Angaben für die Farben in angezeigten Mails.
[MIME] Die Angaben dieses Abschnitts weisen den Browser an, was er mit bestimmten Dateitypen anfangen soll. Eine Änderung ist normalerweise nicht sinnvoll.

HTML-Dateien für das Webmail-Interface

In Dateien mit der Endung .htx (HTML) werden vom HTTP-Server bestimmte Zeichenfolgen, die mit <% beginnen und mit %> enden, speziell interpretiert. Diese sogenannten Server-Variablen werden vom NetMail-Server bei der Ausgabe der Datei an den Browser durch andere Zeichenfolgen ersetzt:

Server-Variable Bedeutung
<%addresses%>
<%addurl%>
<%date%>
<%from%>
<%include:file%>
<%mail%>
<%monitor%>
<%readmail%>
<%reclist%>
<%sentlist%>
<%server%>
<%status%>
<%std%>
<%subject%>
<%time%>
<%to%>
<%username%>
<%wapstatus%>
Zeigt eine Liste der eingetragenen Mail-Adressen an
Fügt den hinter der Adresse zur Identifikation nötigen URL-Zusatz ein.
Zeigt das aktuelle Datum an.
Liefert Selektionsliste mit allen Alias-Namen des aktuellen Benutzers.
Fügt Textdatei ein (vorher <pre>, max.32K, Pfad relativ oder absolut).
Relativer Pfad zur Mail-Datei (aus &r=... in der URL)
Aktueller Gateway-Status (vorher <pre> benutzen; nur LAN-User!).
Zeigt Kopfdaten+Inhalt einer E-Mail an (Name als URL-Parameter).
Zeigt eine Liste aller empfangenen Mails an.
Zeigt eine Liste aller gesendeten Mails an.
Zeigt den Namen und die Version des HTTP-Servers an.
Ergebnis des letzten Anwahlvorgangs, ggf. mit Link zu Statusseite.
Standard-Makro (mit Strg-F2 im Windows-Client als "std" definiert).
Fügt den Inhalt des über die URL übergebenen Mail-Betreffs ein.
Zeigt die aktuelle Uhrzeit an.
Fügt die über die URL übergebene Zieladresse ein.
Fügt den Namen des angemeldeten Benutzers ein.
Liefert den aktuellen Server-Status (Anzahl neuer E-Mails).

Beim Senden von Formularen wird der Parameter action="@" für das Mail-Interface benutzt. Hinter "@" ist ein HTML-Dateiname angebbar, damit diese Datei anschließend angezeigt wird. Ein Beispiel dafür findet sich in der Datei index.htx. Folgende Formularfeld-Namen werden vom Server ausgewertet:

Formularfeld-Name Zweck
Bcc
Cc
From
Fwd
Password
query
Sms
Subject
Text
To
Username
Blindkopie-Adresse(n) beim Mail-Senden
Kopie-Adresse(n) beim Mail-Senden
Absender beim Mail-Senden (leer=Default-Adr.)
Zieladresse beim Weiterleiten einer Mail
Passwort beim Anmelden
Benutzer-Parameter aus URL als verstecktes Feld
SMS-Nummer [SMS senden]
Betreffzeile beim Mail-Senden oder SMS-Text
Text einer zu sendenden Mail oder SMS-Nachricht
Zieladresse(n) [Mail senden]
Benutzername [Anmeldung]

Die Angaben in eckigen Klammern - z.B. [SMS senden] - bedeuten in dieser Tabelle, dass der HTTP-Server am Vorhandensein dieses Feldes ein bestimmtes Formular erkennt, ohne dass dafür unterschiedliche Action-Angaben erforderlich wären. Groß- oder Kleinschreibung spielt bei den Feldnamen keine Rolle.

Ein reservierter, virtueller Pfad /sys/ erlaubt als Link spezielle systeminterne Aktionen wie etwa das Abmelden eines Benutzers (z.B. in nm_list.htx). Ein hinter /sys/ geschriebener Dateiname wird dem Browser vorgespiegelt, die tatsächlich ausgeführte Aktion hängt aber von dem Parameter "f" ab, der zusammen mit anderen Parametern hinter einem Fragezeichen stehen kann. Mit dem URL-Parameter "r" wird dabei ggf. der zum Mail-Verzeichnis des Benutzers relative Pfadname der Datei übergeben; eine vorangestellte Ziffer "0" kennzeichnet das Send_to-Unterverzeichnis, eine "1" das Verzeichnis Archive mit gesendeten Mails. Folgende Werte sind für URL-Parameter "f" im virtuellen Verzeichnis /sys/ möglich:

/sys/-Parameter Zweck
f=*open
f=*del
f=*dial
f=*logout
f=*hang
f=*reject
f=*popup
f=Dateiname
Öffnet eine Mail in einem eigenen Browser-Fenster als Textdatei
Löscht eine Mail
Löst einen Anwahlvorgang im Gateway aus
Meldet den aktuellen Benutzer vom System ab
Fremde DFÜ-Verbindung auf dem Server beenden
Löscht empfangene Mail, erzeugt Return-Mail "User does not exist"
Popup-Relay Internet->LAN
Öffnet ein Attachment zu einer E-Mail

Das Kommando f=*hang dient vor allem dazu, eine von einem Proxy-Programm (z.B. Vsocks, Jana usw.) aufgebaute DFÜ-Verbindung ferngesteuert beenden zu können, ohne dessen Auflege-Timeout abwarten zu müssen. Die zuletzt angezeigte Webseite bleibt dabei auf dem Bildschirm erhalten. Für dieses Kommando ist keine vorherige Anmeldung als NetMail-Benutzer nötig, aber die ersten 7 Zeichen der IP-Adresse von Server und Client müssen übereinstimmen und mit 192.168 beginnen (lokales Netz). Sie können die entsprechende Adresse z.B. in die Link-Liste des Browsers aufnehmen, damit sie bei Bedarf jederzeit verfügbar ist. Beispiel:
http://IhrServer/sys/?f=*hang

Das Kommando f=*popup kann auch von einem PHP- oder Perl-Script auf einem Webserver benutzt werden, um Statusmeldungen als Popup-Nachricht zu NetMail-Clients zu senden. Dazu genügt ein einfacher URL-Aufruf (HTTP-GET), Syntax:
http://Domain/sys/?f=*popup&t=Von,An,Passwort,URL_Encoded_Text
Beispiel:
http://example.dyndns.org/sys/?f=*popup&t=Webserver,*,Geheim,Dies+ist+ein+Test

Für die meisten obigen Server-Variablen und Steuerkommandos finden Sie in den mitgelieferten Dateien mit der Endung .htx zahlreiche praktische Beispiele. Wie URL-Parameter übergeben werden, sehen Sie während der Benutzung des Webmail-Interface in der Adresszeile Ihres Browsers.

SMS-Interface

Sie können eine SMS-Nachricht auch aus einem anderen Programm erzeugen, indem Sie eine Textdatei SMS.JOB erzeugen bzw. eine Zeile an eine existente Datei SMS.JOB anhängen. Beispiel:
3,00.00.0000 00:00,491721234567,,Testnachricht
Die einzelnen Parameter in dieser Zeile haben die folgende Bedeutung:

Mit einem angeschlossenen GSM-Modul können Text- und Binärdaten als SMS gesendet und empfangen werden (außer bei NetMail-Light). Eine empfangene Textnachricht erzeugt beispielsweise folgenden Eintrag im SMS-Protokoll (Sms.txt):
08.07.2001,09:08:14,GSM <<,+491721234567,0.0,GW:GUENTER

Eine empfangene Binär-SMS führt zu folgendem Eintrag im SMS-Protokoll:
08.07.2001,09:08:14,GSM <<,+491721234567,0.0,FILE=SMS\4822FE00.SMS
Im Unterverzeichnis SMS wird die Datei dann mit einem vorangestellten 32 Byte langen Header abgelegt:

16 Byte Absendernummer (terminiert mit Null-Byte)
11 Byte reserviert
1 Byte UDHI (User Data Header), normalerweise 0
1 Byte PID (Protocol IDentifier), normalerweise 0 = normale SMS
1 Byte DCS (Data Coding Scheme), empfohlen: hex F7 (gerätespezifisch)
2 Byte SMS-Datenlänge, niederwertiges Byte zuerst

Empfangene binäre SMS-Daten (z.B.Handy-Logos oder Klingeltöne) werden nicht als E-Mail in das NetMail-Gateway eingeschleust, da das kaum sinnvoll wäre. Eine empfangene Binär-SMS kann mit folgender Job-Zeile wieder gesendet werden:
3,00.00.0000 00:00,491721234567,FILE=SMS\4822FE00.SMS
Dabei wird die Absendernummer im Datei-Header ignoriert und die Zielnummer aus der Job-Datei benutzt.

Was Sie noch wissen sollten

Adressen und Domains

Numerische Grenzen

Hintergrundwissen zu SMTP, POP3, HTTP, HTML, ISDN, GSM, UMTS usw. finden Sie auf folgender Seite:
https://www.shamrock.de/dfu/


Nutzungsvertrag

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NetMail-Light ist eine funktional vollständige, aber auf drei Benutzer begrenzte Gateway-Version. Shamrock bietet für kostenlose Software keinen telefonischen Hotline-Support. Die Eignung für einen bestimmten Verwendungszweck wird nicht garantiert. Die Verbreitung der Software auf anderen Internet-Seiten als den von Shamrock selbst betriebenen oder auf Datenträgern ist ohne schriftliche Erlaubnis von Shamrock Software nicht gestattet.

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Der Inhaber einer NetMail-Lizenz darf die Gateway-Software (Gateway.exe und Mailer.exe) zu einer Zeit auf einem PC installieren und betreiben. Das Client-Programm (Autosync.exe) darf auf beliebig vielen PCs benutzt werden. Der Käufer einer NetMail-Lizenz kann den Hotline-Support von Shamrock Software in Anspruch nehmen. Der Käufer erwirbt lediglich ein Nutzungs-, aber kein Eigentumsrecht an der Software. Das Nutzungsrecht an der Software endet automatisch bei nicht fristgerechter Zahlung des Kaufpreises sowie bei Verletzung dieser Lizenzregelungen. Alle Eigentums- und Vervielfältigungs-Rechte verbleiben bei der Shamrock Software GmbH. Shamrock Software als Urheber des Programms und der dazugehörigen Dokumentation verweist anstelle weiterer eigener lizenzrechtlicher Vereinbarungen auf nationale und internationale Regelungen des Urheberrechts sowie auf das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb.

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