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Warum man HTML-Mails nur nach Absprache senden sollte

HTML-MailsViele E-Mail-Programme und auch Webmail-Dienste sind so voreingestellt, dass Mails im sogenannten HTML-Format gesendet werden. Das erlaubt Farben, unterschiedliche Schriftarten und auch das Einfügen von Bildern mitten im Text. Aber:

Viele sicherheitsbewusste Anwender haben insbesondere aus den letzten beiden Gründen den Empfang von reinen HTML-Mails entweder ganz deaktiviert oder versehen sie mit einer erhöhten Spam-Wahrscheinlichkeit. Je nach Einstellung generieren manche Mail-Programme und Webmail-Dienste deshalb Mails, deren Inhalt in Form von zwei alternativen Formaten übertragen wird, nämlich einem HTML- und einem reinen Textteil, so dass bei deaktiviertem HTML immer noch der normale Text lesbar ist.

Wenn aber nur eine reine HTML-Mail ohne Text-Alternative gesendet wurde, bleibt sicherheitsbewussten Anwendern kaum etwas anderes übrig, als die Mail komplett abzulehnen bzw. zu löschen. Meist - allerdings nicht immer - wird der Absender dann mit einer entsprechenden Fehlermeldung wie etwa "HTML mails are blocked" informiert, dass die Zustellung fehlschlug.

Senden Sie also E-Mails also nur dann im reinen HTML-Format, wenn dies vorher mit dem Empfänger ausdrücklich so vereinbart wurde. Dasselbe gilt übrigens auch für Mails mit Anhängen in proprietären Formaten, die beim Empfänger das Vorhandensein eines bestimmten Programms wie etwa Word, Powerpoint oder Excel voraussetzen, wovon nicht unbedingt automatisch auszugehen ist.

Eine Bildschirmkopie mit einer Nur-Text-Mail senden

Viele Anwender erzeugen nur deshalb eine HTML-Mail, weil sie nicht wissen, wie man eine Bildschirmkopie mit einer reinen Text-Mail senden könnte. Dabei geht das in Windows ganz einfach in nur drei Schritten:

  1. Kopieren Sie den Bildschirminhalt mit der Taste "Druck" in die Zwischenablage. Alternativ können Sie mit ALT+Druck das gerade aktive Fenster kopieren.
  2. Öffnen Sie Ihr bevorzugtes Grafikprogramm (nicht ein Textprogramm wie Word!) und fügen Sie die Zwischenablage in ein neues bzw. als neues Bild ein.
  3. Speichern Sie das Bild als GIF-, PNG- oder JPG-Datei (möglichst nicht als unkomprimiertes BMP) und fügen Sie diese Ihrer Mail als Anhang hinzu. Falls das Grafikprogramm einen Menüpunkt "Senden" besitzt, geht es damit sogar noch einfacher.

Und, nicht zu vergessen: Setzen Sie in Ihrem Mail-Programm bzw. Webmail-Dienst das Format standardmäßig auf "Nur Text". Oft kann im Adressbuch für einzelne Empfänger dann HTML als davon abweichendes Format angegeben werden, falls das wirklich nötig sein sollte.


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