HTML-Mails

Warum man HTML-Mails nur nach Absprache senden sollte

Viele E-Mail-Programme und auch Webmail-Dienste sind so voreingestellt, dass Mails im sogenannten HTML-Format gesendet werden. Das erlaubt Farben, unterschiedliche Schriftarten und auch das Einfügen von Bildern mitten im Text. Aber:

Nicht alle Mail-Empfänger können HTML-formatierte Mails lesen. Das gilt insbesondere, aber keineswegs ausschließlich, für mobile Anwender. Wenn Sie beispielsweise eine Mail zu einem Schiff senden, das Mails via Satellit mit einem Inmarsat-Gerät empfängt, dann funktioniert das üblicherweise nur mit unformatiertem Text.
Oft werden HTML-Mails nur aus Gedankenlosigkeit gesendet, obwohl der gesendete Text überhaupt nicht formatiert ist. Das Mail-Volumen wird dadurch typischerweise auf das Drei- bis Vierfache aufgebläht, was insbesondere bei Modem- oder mobilen Benutzern ohne Flatrate zu völlig unnötigen Kosten führt.
Die Qualität des von Mail-Programmen erzeugten HTML-Codes ist oft geradezu erbärmlich, weil es im Gegensatz zu Webseiten keinen wirklichen Standard dafür gibt. Das führt dazu, dass einzelne Programme solche Mails ganz unterschiedlich und nicht wie beabsichtigt darstellen.
HTML-Mails werden oft von Newsletter-Versendern und Spammern dazu missbraucht, um die Gültigkeit Ihrer E-Mail-Adresse zu kontrollieren. Dazu wird in den HTML-Code eine Referenz zu einem Online-Bild eingebaut, dessen Adresse mit einer empfängerspezifischen Kennung versehen ist, ein so genannter Web-Bug. Anhand des Server-Logs kann der Absender dann kontrollieren, wer seine Mail wann gelesen hat. Deshalb werden reine HTML-Mails von vielen Mail-Servern mit einer höheren Spam-Wahrscheinlichkeit bewertet.
Derart verifizierte E-Mail-Adressen werden dann oft über Marketing-Dienstleister angeboten, da sie natürlich mehr wert sind als ungeprüfte. Ferner kann der Absender im Server-Log auch sehen, welches Mail-Programm und welches Betriebssystem der Empfänger verwendet. In Einzelfällen kann dies auch dazu dienen, einen gezielten Viren- oder Trojaner-Angriff vorzubereiten.
HTML-Mails können Javascript-Code enthalten. Das Javascript-Programm wird auf dem Rechner des Empfängers ausgeführt und hat mit Hilfe immer wieder bekannt werdender Sicherheitslöcher des Mail-Programms oder des Betriebssystems unter Umständen die Möglichkeit, direkt auf Dateien auf dem PC zuzugreifen und Informationen darüber an einen entfernten Server zu melden. Da Antivirus-Programme bekanntermaßen nur einen Teil der Schädlinge finden, ist ihr Einsatz allein nicht ausreichend.

Viele sicherheitsbewusste Anwender haben insbesondere aus den letzten beiden Gründen den Empfang von reinen HTML-Mails entweder ganz deaktiviert oder versehen sie mit einer erhöhten Spam-Wahrscheinlichkeit. Je nach Einstellung generieren manche Mail-Programme und Webmail-Dienste deshalb Mails, deren Inhalt in Form von zwei alternativen Formaten übertragen wird, nämlich einem HTML- und einem reinen Textteil, so dass bei deaktiviertem HTML immer noch der normale Text lesbar ist.

Wenn aber nur eine reine HTML-Mail ohne Text-Alternative gesendet wurde, bleibt sicherheitsbewussten Anwendern kaum etwas anderes übrig, als die Mail komplett abzulehnen bzw. zu löschen. Meist - allerdings nicht immer - wird der Absender dann mit einer entsprechenden Fehlermeldung wie etwa "HTML mails are blocked" informiert, dass die Zustellung fehlschlug.

Senden Sie also E-Mails also nur dann im reinen HTML-Format, wenn dies vorher mit dem Empfänger ausdrücklich so vereinbart wurde. Dasselbe gilt übrigens auch für Mails mit Anhängen in proprietären Formaten, die beim Empfänger das Vorhandensein eines bestimmten Programms wie etwa Word, Powerpoint oder Excel voraussetzen, wovon nicht unbedingt automatisch auszugehen ist.

Eine Bildschirmkopie mit einer Nur-Text-Mail senden

Viele Anwender erzeugen nur deshalb eine HTML-Mail, weil sie nicht wissen, wie man eine Bildschirmkopie mit einer reinen Text-Mail senden könnte. Dabei geht das in Windows ganz einfach in nur drei Schritten:

Kopieren Sie den Bildschirminhalt mit der Taste "Druck" in die Zwischenablage. Alternativ können Sie mit ALT+Druck das gerade aktive Fenster kopieren.
Öffnen Sie Ihr bevorzugtes Grafikprogramm (nicht ein Textprogramm wie Word!) und fügen Sie die Zwischenablage in ein neues bzw. als neues Bild ein.
Speichern Sie das Bild als GIF-, PNG- oder JPG-Datei (möglichst nicht als unkomprimiertes BMP) und fügen Sie diese Ihrer Mail als Anhang hinzu. Falls das Grafikprogramm einen Menüpunkt "Senden" besitzt, geht es damit sogar noch einfacher.

Und, nicht zu vergessen: Setzen Sie in Ihrem Mail-Programm bzw. Webmail-Dienst das Format standardmäßig auf "Nur Text". Oft kann im Adressbuch für einzelne Empfänger dann HTML als davon abweichendes Format angegeben werden, falls das wirklich nötig sein sollte.