Support-Tipps zu NetMail

Welche zusätzlichen Utilities gibt es für NetMail?

SMTP-Server zum Empfangen von Mails
Wenn Sie eine Webcam haben, die regelmäßig ein Bild an einen SMTP-Server sendet, oder ein Motherboard-Monitor-Programm, das bei kritischen Temperaturen eine Mail sendet, dann muss das nicht über einen externen Provider geschehen: Installieren Sie einfach diesen kleinen SMTP-Server. Es ist auch möglich, ihn zum Direkt-Empfang von Mails z.B. mit einer SelfHost- bzw. DynDNS-Domain via DSL zu verwenden; er besitzt zahlreiche Anti-Spam-Funktionen wie z.B. Greylisting und Blacklists. Entpacken Sie SMTP.ZIP (50 K, 19.10.09) ins NetMail-Verzeichnis und lesen Sie die Anleitung in der Datei SMTP.HTM (Sie können sie vorab auch online lesen).

Terminalserver-Utility SlotProx
Man kann NetMail-Clients in Terminalserver-Sitzungen starten, so dass alle Instanzen auf einem einzigen PC laufen. Allerdings funktioniert dann der Mailslot-basierte Message-Austausch zwischen den Clients und dem Gateway nicht mehr ohne weiteres, der zum Aktualisieren der Mail- und Archiv-Liste, aber auch zum Anzeigen von Popup-Nachrichten dient. Das Utility SlotProx löst das Problem; es kann auf dem Server als Dienst gestartet werden. Entpacken Sie SlotProx.ZIP (27 K) ins NetMail-Verzeichnis und lesen Sie die Anleitung SlotProx.htm (auch vorab einsehbar). Voraussetzung ist eine NetMail-Client-Version 5.06 oder höher.

DynDNS-Utility
Wenn Sie keinen Router benutzen, sondern ein DSL- oder Kabelmodem in Windows per DFÜ-Netz ansprechen und Ihr Anschluss (fast) 24 Stunden pro Tag online ist, können Sie damit Ihren Rechner unter einer Domain wie dyndns.org oder selfhost.de aus dem Internet erreichbar machen. Unser Tool braucht nur wenig Speicherplatz und ist die ideale Ergänzung zum Webmail-Interface von NetMail. Entpacken Sie einfach DynDNS.ZIP (20 K, 27.12.06) ins NetMail-Verzeichnis und lesen Sie die Anleitung DynDNS.htm (auch vorab einsehbar).

RSS-Reader
ARD, Heise, Spiegel und viele andere, auch Shamrock, bieten aktuelle Nachrichten als RSS-Feed an. Die bisher erhältliche Software dafür war in einem Netzwerk aber relativ ineffizient, da sie die Daten auf jeder Workstation getrennt aus dem Web lädt. Der kostenlose NetMail-Zusatz RSS.ZIP (30 K, 21.11.07) stellt RSS-Newsfeeds (nicht Atom-Feeds - das ist ein anderes Format!) als HTML-Seite im Intranet dar. Mehr darüber in der enthaltenen Hilfe-Datei RSS.HTM. Das RSS-Verzeichnis enthält eine Liste zahlreicher Newsfeeds.

RS2File liest COM-Port-Daten
Mit dem Modul RS2File können Sie Daten z.B. von einer Telefonanlage oder von Messgeräten auslesen und fortlaufend in eine Datei schreiben, die dann z.B. mit der Autosend-Funktion des NetMail-Mailer regelmäßig als E-Mail versandt wird. Laden Sie RS2FILE.ZIP (60 K) und beachten Sie die Installationsanweisung im darin enthaltenen, aber auch vorab einsehbaren Handbuch.

Wodurch unterscheidet sich Shamrock-NetMail von anderen Lösungen?

Als Netzwerk-Mail-System besitzt NetMail zahlreiche Vorzüge gegenüber herkömmlicher Mail-Software:

• Die E-Mails werden nicht auf den Workstations, sondern im Server gespeichert. Dadurch haben Sie im Netzwerk und unterwegs Zugriff auf Ihre Mails.
• Außer E-Mails können Sie auch SMS-Nachrichten senden. Mit einem GSM-Modem am Gateway ist sogar der SMS-Empfang möglich.
• Der Terminkalender bietet einer Arbeitsgruppe den gemeinsamen Zugriff auf eine zentrale Terminliste mit Erinnerungs-Funktion.
• Die Pinnwand ist eine weitere Groupware-Funktion von NetMail. Die können von allen Workstations erstellt, bearbeitet und gelesen werden.
• Ein Popup-Fenster informiert die Benutzer sofort über E-Mails, Termine, neue Pinnwand-Texte oder auch über Internet-Zugangsprobleme.
• Die Client-Software ist sehr kompakt und schnell. Sie wird nicht auf den Workstations getrennt installiert, sondern einfach via Netz vom Server geladen.
• Private oder gemeinsame Archive fungieren als Ablage für frühere Mails. Auch im Adressenbuch sind private und gemeinsame Mail-Adressen möglich.
• Das Webmail-Interface erlaubt die Benutzung auch von nicht unter Windows arbeitenden Geräten (Mac, Linux-, Handheld- oder Pocket-PC).
• Bei Ihrem Provider wird ein einziges Sammel-Postfach für alle Ihre Mail-Adressen benutzt. Die Verteilung innerhalb anhand der Adressierungsangaben.
• Der eingebaute Autoresponder kann z.B. während der Urlaubszeit abhängig von Schlüsselworten automatisch passende Antworten generieren.
• Mit CapiCall und CapiFax ist Unified Messaging möglich, z. B. können Voicemails, Anrufbeantworter-Nachrichten und Faxe als Mail weitergeleitet werden.
• Bei empfangenen und gesendeten Mails ist optional ein automatischer Ausdruck der ersten ein bis neun Textseiten am Gateway möglich.
• Der Administrator kann per SMS oder (mit CapiCall) per Telefonanruf alarmiert werden, wenn die Anwahl des Internet-Providers mehrmals fehlschlägt.
• Zu vorprogrammierten Zeiten können Protokolldateien u.ä. automatisch an eine oder mehrere Mail-Adressen versandt werden (Autosend).

Gegen Würmer und Viren bietet NetMail eine höhere Sicherheit als die meisten anderen Mail-Programme:

• Der NetMail-Client interpretiert in seinem Mail-Anzeigefenster keine Script-Programme und ist damit gegenüber Viren praktisch immun.
• Verächtige Dateitypen wie .vbs oder .scr lassen sich schon im Gateway sperren.
• Das NetMail-Gateway beinhaltet eine heuristische Viren-Erkennung, die im Gegensatz zu herkömmlichen Virenscannern auch neue Viren sofort findet.
• Auch in ZIP-Dateien werden verdächtige Dateien erkannt, z.B. .scr-, .pif- oder .exe-Files bestimmter Länge, selbst wenn die Archive verschlüsselt sind.

Das Spam-Filter in NetMail arbeitet mit einem Satz von Regeln, deren prozentualer Einfluss einstellbar ist. Gegenüber den in letzter Zeit verbreiteten Bayes-Filtern, die Worthäufigkeiten in "guten" und "schlechten" Mails bewerten, bietet das NetMail-Filter folgende Vorteile:

• Das Spam-Filter in NetMail wirkt sofort, während für ein Bayes-Filter erst eine Lernphase nötig ist, in der ein Benutzer Mails selbst klassifizieren muss.
• Auch Text, der absichtlich z. B. durch Base64-Codierung verschleiert wurde, wird bei der Spam-Analyse decodiert und schlüpft so nicht durch.
• Viele Benutzer erhalten überwiegend Mails in ihrer Landessprache, Spam-Mails sind oft englisch. Bei einem Bayes-Filter führt das aufgrund der Worthäufigkeiten leicht dazu, dass alle englischen Mails gelöscht werden.
• NetMail wertet Eigenschaften aus, die weit über eine reine Textanalyse hinausgehen, z.B. nur HTML-Text, BCC-Adressierung, Anzahl der Received-Zeilen oder Links im Text, die personifizierte Parameter enthalten.

Bei Verwendung externer NetMail-Clients via Modem, ISDN oder TCP/IP ergeben sich zusätzlich folgende Vorteile:

• Die Übertragung zwischen mobilen Clients und Gateway erfolgt komprimiert. Das spart z.B. via GSM oder GPRS bei Text etwa 50 % Transferzeit und Datenvolumen, bei typischen Office-Dateien sogar noch mehr.
• Der Transfer von Mails zwischen Client und Gateway erfolgt vollduplex, also in beiden Richtungen gleichzeitig. Das spart zusätzlich bis zu 50 % der Übertragungszeit z.B. via GSM.
• Datei-Attachments werden beim Transfer zwischen Server und Client nicht durch MIME-Codierung um den Faktor 1,5 aufgeblasen, sondern transparent übertragen: Das spart weitere 33 % Volumen und Transferzeit.
• Das NetMail-Protokoll erfordert wesentlich weniger Login- und Datentransfer-Dialogschritte als POP3 und SMTP. Dadurch treten auch bei langen GSM- und UMTS-Antwortzeiten kaum Pausen auf.
• Alternative Textformate wie HTML oder RTF können bei empfangenen Mails unterdrückt werden. Das erspart den mobilen Clients bei typischen Text-/HTML-Mails 60 % des Datenvolumens.
• Um das versehentliche Senden sehr großer Dateien z.B. via GSM zu verhindern, kann man die maximale Attachment-Größe beim Client künstlich auf einen beliebigen Wert begrenzen.
• Während des Empfangs kann man beim mobilen Client eine Mail ablehnen, um hohe Transferkosten für unerwünschte große Dateien zu vermeiden; dabei werden Absender- und Dateiname angezeigt.
• Bei einem Verbindungsabbruch braucht eine Mail vom/zum mobilen Client nicht von Anfang neu übertragen werden, da ein Wiederaufsetzen möglich ist.

^ Übersicht

Welche Internet-Provider sind für NetMail geeignet?

Sie können die Gateway-Software grundsätzlich mit jedem Internet-Provider benutzen, der mit dem normalen Windows-DFÜ-Netz kompatibel ist. AOL ist nicht geeignet, da kein POP3-Zugang möglich ist. Bei der Einwahl über T-Online ist es nötig (wenn nicht schon geschehen), einen DFÜ-Netz-Eintrag anzulegen. NetMail eignet sich aber auch für eine Anbindung über einen Router oder - direkt über ein TCP/IP-Netzwerk - an einen lokalen Mail-Server in Ihrem Hause.

Die folgende Übersicht zeigt Beispiele für die POP3- und SMTP-Host-Namen einiger Internet-Provider, die Sie im Konfigurations-Menü des Mailer-Programms von NetMail eintragen müssen. Benutzername und Passwort haben Sie entweder selbst vergeben, z.B. bei 1&1 oder Strato, oder erhalten Sie vom Anbieter. (Alle Angaben ohne Gewähr, bitte fragen Sie im Zweifelsfall beim Provider nach!)

Wenn Sie Ihre Mails über einen Provider senden, bei dem Ihnen nicht eine ganze Domain gehört, sondern nur eine einzelne Mail-Adresse wie etwa MeineFirmat-online.de oder MeinNameloop.de, dann tragen Sie im Mailer-Programm von NetMail als "Eigene Domain" diese vollständige Mail-Adresse ein. Wenn Ihnen dagegen eine ganze Domain wie "MeineFirma.de" gehört, tragen Sie in diesem Feld nur die Domain ein.

Falls Sie keine Mails senden können und im Mailer-Fenster bzw. im Mailer-Protokoll eine Meldung wie "550 Relaying denied" o.ä. auftritt, sollten Sie die folgenden möglichen Ursachen prüfen:

1. Die eigene Absender-Adresse muss bei einigen Providern mit Ihrer dort angemeldeten Adresse bzw. Domain übereinstimmen.
2. Wenn Sie noch mailto.t-online.de als SMTP-Host benutzen, melden Sie sich auf der Verwaltungsseite von T-Online für smtprelay.t-online.de an, damit Sie eine von t-online.de abweichende Absenderadresse verwenden dürfen; allerdings sind hier max. 100 Mails pro Tag und 1000 pro Monat erlaubt.
3. Benutzen Sie, wenn möglich, den SMTP-Server Ihres DFÜ-Einwahl-Providers, so dass Sie durch das Einwahl-Login zum Mail-Senden berechtigt sind.
4. Benutzen Sie den SMTP-Server des POP3-Providers, falls dieser "POP3 vor SMTP" als Authentifikation erlaubt.
5. Versuchen Sie im NetMail-Mailer die Option "SMTP-Authentifikation". Falls dann "not supported" o.ä. im Mailer-Fenster erscheint, schalten Sie die Option wieder aus.

Im NetMail-Modul "Mailer" können Sie den Anwahl-Zyklus einstellen. Wenn Sie eine DSL-Flatrate haben, ist 15 Minuten ein vernünftiger Wert, um die Verbindung aufrecht zu erhalten, da T-DSL sonst nach etwa 20 Minuten Inaktivität auflegt. Ein kleinerer Wert als 15 Minuten ist normalerweise nicht sinnvoll, da NetMail anhand des Anwahlzyklus auch feststellt, ob ein Benutzer überhaupt anwesend ist und ggf. bei der nächsten Anwahl z.B. eine Autoresponder-Mail wegen Abwesenheit erzeugt.

Ohne Flatrate-Anschluss empfehlen wir, sich über einen sekundengenau abrechnenden Internet-Provider einzuwählen, z.B. MSN. Weil insbesondere eine ISDN-Verbindung bei keinen oder wenigen kurzen Mails nur etwa drei bis fünf Sekunden dauert, wäre ein minutengenauer Provider mindestens zehnmal teurer. Bei einer Modem-Einwahl fällt der Unterschied nicht so drastisch aus, er beträgt dann "nur" etwa Faktor 4. Konkretes Beispiel: Sie wählen sich während der etwa 8stündigen Arbeitszeit montags bis freitags im 30-Minuten-Takt via ISDN ein, das sind im Monat etewa 340 Verbindungen. Bei einer durchschnittlichen Verbindungsdauer von 5 Sekunden und einem Minutenpreis von 1,5 EUR-Cent kostet Sie das bei einem sekundengenauen Provider ganze 0,42 EUR, bei minutengenauer Abrechnung aber 5,10 EUR.

Mehrere Mail-Konten bei T-Online sind nicht sinnvoll benutzbar. Die Abfrage eines Mail-Kontos bei T-Online erfordert, dass bereits die Modem-, ISDN- oder DSL-Einwahl mit den zugehörigen Benutzerdaten stattfindet. Somit müsste man eine bestehende Verbindung nach jeder Abfrage eines anderen Kontos trennen und mit den neuen Benutzerdaten neu herstellen. Das ist z.B. bei Verwendung eines DSL-Routers praktisch unmöglich. Allerdings unterstützt NetMail seit der Mailer-Version 1.53 prinzipiell die Abfrage mehrerer POP3-Konten (siehe Gateway-Handbuch, Technische Details). Dadurch können auch Mails z.B. von einen bisher genutzten T-Online-Konto zusätzlich zum normalen Domain-Konto abgeholt werden. Das Senden erfolgt jedoch immer über das primäre Konto.

Wenn man bei T-Online ein "eMail-Passwort" einrichtet, ändern sich ggf. die SMTP- und POP3-Server. Es erscheint dann im Mailer die Fehlermeldung "-ERR: Toid authentication disabled". Die Einstellungen im Netmail-Mailer müssen dann geändert werden: [Name] bleibt wie gehabt der [Name]@t-online.de, das Passwort wird dann das neu eingerichtete "eMail-Passwort". Der POP3-Server muss popmail.t-online.de und der SMTP-Server smtpmail.t-online.de lauten. Weitere Hinweise findet man im T-Online-Kundencenter nach dem Login.

^ Übersicht

Wie wird das DFÜ-Netz für T-Online konfiguriert?

Die normale T-Online-Software installiert nicht automatisch einen für NetMail und andere Internet-Programme geeigneten DFÜ-Netz-Eintrag und ist deshalb nicht für eine automatische, programmgesteuerte Einwahl geeignet.

Wenn Sie eine ISDN-Karte benutzen, müssen Sie sie zunächst als virtuelles Modem einrichten. Bei AVM-Adaptern erfolgt das mit dem AVM-Zusatzprogramm CAPI-Port, dessen Installation ist in CapiPort.hlp beschrieben. Bei einem über eine Netzwerk-Karte angeschlossenen DSL-Adapter ist ein sogenannter RasPPPoE- oder Engel-Treiber geeignet, um DSL via DFÜ-Netzwerk anzusprechen.

Dann wird in Windows unter Programme - Zubehör - Kommunikation - DFÜ-Netzwerk mit "Neue Verbindung erstellen" eine Verbindung eingerichtet. Überschreiben Sie das Textfeld "Benutzerdefinierte Verbindung" mit "T-Online" und wählen Sie das korrekte Modem bzw. den CAPI-Port-Treiber "AVM ISDN Internet" aus. Die Modem- und ISDN-Rufnummer für T-Online ist 0191011; falls Sie zum Telefonieren nicht die Telekom, sondern einen anderen Preselection-Provider benutzen, muss 01033 davor gestellt werden. Bei DSL wird die Nummer ignoriert und kann z.B. 0 lauten. - Als Benutzername sind folgende Ziffern nötig (ohne "+" und ohne Leerräume):

1. Modem-oder ISDN-Einwahl: Anschlusskennung + T-Online-Nummer + Mitbenutzernummer
2. T-DSL-Einwahl: Anschlusskennung + T-Online-Nummer + Mitbenutzernummer + @t-online.de

Sollte Ihre T-Online-Nummer kürzer als 12 Stellen sein, muss ein # vor die Mitbenutzernummer (meist 0001) gestellt werden. Als Kennwort ist das persönliche Kennwort einzugeben.

Wenn diese Grundkonfiguration beendet ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den neuen DFÜ-Eintrag und wählen Sie "Eigenschaften". Im Karteireiter "Servertypen" dürfen nur "Software-Komprimierung" und "TCP/IP" aktiviert sein, alles andere sollte ausgeschaltet werden.

Im Mailer-Programm von NetMail sollten Sie die so erstellte DFÜ-Verbindung "T-Online" zur Einwahl konfigurieren und das T-Online-Kennwort auch hier eintragen (wenn es nicht schon in Form von Sternchen dasteht). Falls Sie mit NetMail Ihre Mails vom T-Online-Account abholen möchten, ist als POP3-Host pop.t-online.de anzugeben. POP3-Benutzername und -Passwort sind unnötig, da die Authentifizierung bereits durch die Einwahl erfolgte.

Als SMTP-Host zum Mail-Senden ist mailto.t-online.de oder smtp.t-online.de möglich. Wenn Sie allerdings Mail-Adressen benutzen möchten, die nicht auf t-online.de enden (siehe Provider-Daten), ist smtprelay.t-online.de sinnvoll; Sie müssen sich für diesen "Relayserver" allerdings erst auf der T-Online-Verwaltungsseite anmelden, die Anzahl der von Ihnen darüber gesendeten Mails ist auf täglich 100 und monatlich 1000 beschränkt, und T-Online berechnet dafür zusätzliche Gebühren.

Der Mailer wird die DFÜ-Verbindung nach dem Mail-Austausch nur dann wieder trennen, wenn er sie vorher auch selbst hergestellt hat. Wenn der Mail-Austausch dagegen erfolgt, während Sie im Web surfen, bleibt die DFÜ-Verbindung für den Browser bestehen. Allerdings trennen manche Provider die Verbindung bei Inaktivität nach einiger Zeit selbständig.

^ Übersicht

Kann man Mails via DSL auch direkt empfangen, statt sie mit POP3 abzuholen?

Ja, dazu wird das kostenlose SMTP-Zusatzmodul zu NetMail benötigt. Sie benötigen eine DSL-Flatrate-Anbindung, die (fast) 24 Stunden pro Tag online ist, sowie eine Subdomain bei einem DynDNS-Provider wie SelfHost.de oder DynDNS.org. Bei dem Provider, der Ihre Domain verwaltet, muss die Möglichkeit bestehen, den DNS-MX-Eintrag (Mail eXchange) auf die DynDNS-Subdomain (z.B. meinefirma.selfhost.de) verweisen zu lassen. Um das Inaktivitäts-Timeout etwa bei T-DSL zu umgehen, kann man den NetMail-Mailer z.B. alle 15 Minuten eine POP3-Mailbox einer Zweitdomain abfragen lassen. Gegenüber der POP3-Abholung bietet der SMTP-Empfang folgende Vorteile:

• Korrekte BCC-Adressierung: Je nach Provider machen BCC-adressierte Mails (Blindkopie) via POP3 oft Probleme, weil aus den Kopfdaten teilweise nicht mehr ersichtlich ist, für wen die Mail bestimmt ist. Die Mails kommen via POP3 manchmal gar nicht oder auch doppelt an, oder sie gehen immer an den Postmaster.
• Sofort-Zustellung: Mails werden nicht z.B. alle 15 Minuten von der POP3-Mailbox beim Provider abgeholt, sondern kommen per SMTP innerhalb von Sekunden bei Ihnen an.
• Keine Return-Mails an gefälschte Absender: Der Absender ist bei Spam und Viren oft gefälscht. Wenn die Ablehnung einer Mail aber schon innerhalb des SMTP-Dialogs erfolgt, braucht später keine Return-Mail an den (gefälschten) Absender erzeugt zu werden.
• Geringeres Datenvolumen: Da Spam und Viren oft bereits während des SMTP-Dialogs abgelehnt werden, bevor der Mail-Inhalt übergeben wird, wird das Datenvolumen z.B. während einer Viren-Attacke deutlich reduziert.
• Schutz gegen Viren und Spam: Mit einem RBL- (real-time blackhole list) oder DNSBL-Service (DNS blacklist) wie Spamhaus können IP-Adressen, die für Spam und Viren bekannt sind, gesperrt werden. Die Prüfung einer korrekten Absender-Identifikation (HELO) sowie Greylisting sind weitere effiziente Möglichkeiten, die bei POP3-Abholung nicht mögich sind.

Während der direkte SMTP-Empfang via DSL sinnvoll ist, sollte man Mails stets über den SMTP-Server des Providers senden, da viele Empfänger aus gutem Grund Mails von Absendern mit dynamischen IP-Adressen sperren.

^ Übersicht - Mehr zum SMTP-Empfang via DSL in Englisch

Funktioniert NetMail mit einem Router oder Proxy?

Sie können NetMail problemlos z.B. mit einem ISDN- oder DSL-Router einsetzen. Im NetMail-Mailer bleibt der Eintrag für die DFÜ-Verbindung dann leer. Wie üblich muss die Router-Adresse in der DNS-Konfiguration der TCP/IP-Einstellungen der Windows-Systemsteuerung eingetragen werden. Gegenüber der von NetMail selbst steuerbaren DFÜ-Verbindung hat ein Router allerdings u.U. den Nachteil, dass er gewöhnlich erst nach einem Timeout von z.B. ein oder zwei Minuten auflegt und so je nach Tarif unnötige Verbindungsgebühren verursacht.

In seltenen Fällen können fehlerhafte 100-MBit-Netzwerkkarten (bzw. deren Treiber) in Verbindung mit einem 10-MBit-Router zu Handshake-Problemen führen, die sich darin äußern, dass bei Mails mit mehr als etwa 1 KByte Länge immer ein Timeout nach dem SMTP-Befehl "DATA" auftritt. In diesem Fall sollten Sie einen aktualisierten, fehlerbereinigten Treiber für die Netzwerkkarte installieren oder notfalls die Karte tauschen. (NetMail versucht im Gegensatz zu anderer Software immer, den maximalen Datendurchsatz zu erreichen, so dass dieses Problem nicht unbedingt auch bei einem anderen Mail-Programm auftritt.)

Parallel zum NetMail-Gateway können Sie auf demselben PC auch einen Proxy als Web-Zugang für mehrere Netz-Workstations betreiben. Wenn kein Router vorhanden ist, wird sowohl im Proxy als auch im NetMail-Mailer eine DFÜ-Verbindung eingetragen. Wenn Sie keinen Flatrate-Tarif haben, sollte der Mailer nicht den Proxy benutzen, damit er ohne unnötige Wartezeit auflegen kann. Sie können aber auch per Browser den Mailer ferngesteuert veranlassen, die DFÜ-Verbindung des Proxy zu trennen, indem Sie http://Servername/sys/f=*hang eingeben.

Wenn im NetMail-Mailer der POP3-Port nicht auf 110 oder der SMTP-Port nicht auf 25 oder 587 eingestellt ist, also offensichtlich ein Proxy benutzt wird, benutzt der Mailer ggf. auch eine bereits bestehende DFÜ-Verbindung und trennt eine Verbindung nach dem Mail-Austausch nur dann, wenn er sie vorher auch selber aufgebaut hat. Indem man auch die Mailer-Daten durch den Proxy durchschleust, kann man verhindern, dass der Proxy während des Mail-Austauches eine Verbindung trennt. In der Proxy-Software müssen Sie dazu gewöhnlich zwei zusätzliche TCP-Gateways für POP3 und SMTP erstellen, die vom Mailer z.B. über die Ports 8110 und 8025 auf der lokalen IP-Adresse 127.0.0.1 angesprochen werden können und vom Proxy auf die Ports 110 und 25 beim Mail-Provider umgesetzt werden.

^ Übersicht

Benötige ich eine eigene Domain wie meinefirma.de?

Nicht unbedingt, aber NetMail ist primär dafür ausgelegt. Einige Provider bieten eigene Domains schon für etwa einen Euro pro Monat an! - Zur Begriffsklärung zunächst: In einer Mail-Adresse wie meierschoko.de ist der Teil vor dem Zeichen @ der lokale Benutzername, der in der Benutzerverwaltung des NetMail-Gateway eingetragen wird. Der Teil dahinter ist die "Domain". Es sind nun mehrere Fälle denkbar:

1. Eigene Domain (z.B. meinefirma.de): Das ist der einfachste und sinnvollste Fall für NetMail. Ihre lokalen Mail-Adressen haben alle das Schema benutzernamemeinefirma.de. Wenn Sie im Mailer-Modul des NetMail-Gateway beispielsweise schoko.de als eigene Domain eintragen, werden alle Adressen, die auf schoko.de enden, als hausintern betrachtet, und nur Mails, bei denen das nicht zutrifft, werden zum Internet-Provider gesendet. Beim Provider müssen Sie lediglich dafür sorgen, dass alle Mails an Sie in ein einziges POP3-Postfach gelegt werden, z.B. durch eine Umleitung von *schoko.de an infoschoko.de. Das Mailer-Modul von NetMail fragt dann das POP3-Postfach info ab, und das NetMail-Gateway verteilt die Mails je nach ursprünglicher Zieladresse an die entsprechenden Benutzer in Ihrem Netzwerk.
2. Mehrere eigene Domains: Wenn Sie zwei oder mehr eigene Domains haben, z.B. schoko.de und kakao.de, tragen Sie schoko.de als Haupt- und kakao.de als zusätzliche Domain in der Gateway-Konfiguration ein. Lassen Sie beim Provider von kakao.de alle Mails zu schoko.de umleiten. Der NetMail-Mailer kann dann alle Mails über den Provider von schoko.de austauschen. (Bei T-Online ist eine Umleitung leider nicht möglich!) Achten Sie darauf, dass Sie für netzinterne, lokale Mails stets Ihre Haupt-Domain (hier schoko.de) benutzen, die auch im Mailer eingetragen ist, damit sie nicht über das Internet laufen.
3. Keine eigene Domain: Sie haben eine Mail-Adresse bei einem Provider, wie z.B. Namet-online.de. In der Mailer-Konfiguration müssen Sie dann die Option "Lokale Mails" abschalten, da sonst fremde T-Online-Adressen als intern betrachtet würden, und ferner einen Stern-Alias einrichten (siehe Gateway-Handbuch unter "Alias"), damit keine Return-Mails "User unknown" erzeugt werden, wenn eine ankommende mehrfach adressierte Mail auch fremde T-Online-Zieladressen enthält. Die Benutzung mehrerer Netzwerk-Workstations mit unterschiedlichen Mail-Adressen oder die Nutzung von Verteilerlisten in NetMail (z.B. news.listfirma.de) ist so allerdings nicht möglich. NetMail ist auch nicht dafür gedacht, unterschiedliche, nur getrennt abfragbare Einzel-Accounts wie Name1t-online.de und Name2t-online.de oder gar Accounts bei unterschiedlichen Providern zu verwenden.
4. Nur interne Mails: Wenn Sie NetMail ohne Internet-Zugang und ausschließlich als firmeninternes Mail-System mit Intranet-Clients einsetzen möchten, vielleicht auch mit externen Clients via GSM, Modem oder ISDN, dann konfigurieren Sie als Domain einen frei erfundenen Namen, z.B. firma.de. Stellen Sie im Mailer-Programm den Anwahlzyklus auf 0=nie (trotzdem müssen Gateway- und Mailer-Programm laufen, um Mails intern umzuleiten!). Alle Mail-Adressen haben das Schema namefirma.de. Versehentlich falsch adressierte Mails mit fremden, externen Domains im Unterverzeichnis Spool.dir sollten Sie ab und zu löschen, wenn kein Mail-Austausch mit dem Internet gewünscht wird.
5. Zweit-Mailserver: Wenn Sie bereits einen firmeninternen POP3/SMTP-Mailserver haben, z.B. Microsoft Exchange, an den Sie zusätzlich NetMail anbinden möchten, sollten Sie wie bei (c) vorgehen, da NetMail dann nicht allein über Ihre Domain verfügt. Das Mailer-Modul des NetMail-Gateway kann Mails mit dem Exchange-Server via TCP/IP-Netzwerk z.B. alle fünf Minuten automatisch austauschen. Bitte beachten Sie, dass für NetMail stets vollständige Mail-Adressen inklusive @ und Domain nötig sind.

Umlaut-Domains (auch Punycode- oder IDN-Domains genannt) werden von NetMail wie auch von den meisten anderen Mail-Programmen nicht unterstützt, weil sie im Mail-Verkehr nicht sinnvoll einsetzbar sind. Benutzer in England, Frankreich oder Italien können so etwas wie "müller.de" gar nicht eingeben, da dort deutsche Umlaute auf der Tastatur fehlen. Es wäre ohnehin nur eine halbe Lösung, Umlaute nur nach dem @, aber nicht davor zu erlauben - aber genau dafür gibt es nach wie vor keinen Standard. Generell sollte eine Umlaut-Domain, wenn überhaupt, höchstens als Zweit-Domain zum Schutz des eigenen Namens angemeldet werden; als primäre Domain für die tägliche Kommunikation ist sie leider völlig ungeeignet. Wenn sie dennoch benutzt werden muss, ist das unter Verwendung der Punycode-Domain möglich, wie etwa xn--mller-kva.de für müller.de.

Hier ist noch ein Tip für den Fall, dass Sie ein "altes" Mail-Konto wie etwa namet-online.de haben und nun aber über eine eigene Domain wie meinefirma.de z.B. bei 1&1 verfügen: Sie können in NetMail ab Version 1.53 zusätzliche POP3-Konten einrichten, indem das Mailer-Programm mit passenden Kommandozeilen-Parametern gestartet wird. Mehr dazu im Gateway-Handbuch unter Technische Details - Mehrere POP3-Accounts abfragen.

^ Übersicht

Kann man auch POP3-/SMTP-basierende Mail-Clients verwenden, z.B. Outlook oder Thunderbird?

Nein! NetMail basiert darauf, dass man seine Mails im Netzwerk an jeder Workstation und auch unterwegs lesen und schreiben kann, sie müssen also zentral auf der Gateway-Festplatte (Server) gespeichert sein. Konventionelle POP3/SMTP-basierende Mail-Programme wie Outlook, Lotus-Notes, Thunderbird, Opera, Pegasus-Mail o.ä. holen die Mails dagegen immer vom Server auf die lokale Festplatte der Workstation und widersprechen deshalb diesem Konzept. Bei mobiler Benutzung würde man mit herkömmlichen Clients darüber hinaus alle Vorteile der zuverlässigen und Kosten sparenden NetMail-Übertragung wie etwa Wiederaufsetzen nach Verbindungsabbrüchen, bidirektionalem Transfer und Online-Kompression verlieren; deshalb ist auch das IMAP-Verfahren keine wirkliche Alternative.

Der NetMail-Client besitzt alle üblichen Funktionen eines Mail-Programms bei übersichtlicher Bedienung und beinhaltet darüber hinaus auch Menüpunkte zur Steuerung des Gateways, z.B. Autoresponder-Einstellungen. Der Client kann im LAN und auch mobil ferner zum Fax- und SMS-Senden und -Empfangen über den Server benutzt werden.

Das NetMail-Gateway benutzt zur Verbindung mit dem Internet-Provider das übliche POP3-/SMTP-Protokoll, um Mails abzuholen und zu senden, so dass es praktisch keinerlei Einschränkungen bei der Wahl des Providers gibt.

Sollte es nötig sein, Mails mit einem Nicht-Windows-Gerät (z.B. Palm-PC, Organizer usw.) auszutauschen, ist es sinnvoll, dafür entweder das Webmail-Interface von NetMail zu benutzen, sofern das Gerät einen Web-Browser enthält, oder für diesen Client beim Internet-Provider ein eigenes POP3-Postfach einzurichten.

Das Einbinden von Geräten oder Programmen, die Nachrichten, Bilder oder Daten an einen SMTP-Server senden können, ist mit dem optionalen SMTP-Server zu NetMail ohne Probleme möglich.

^ Übersicht

Kann man Mails von Outlook in NetMail importieren?

Ja, mit der Freeware EmailConverter ist das möglich. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie in der NetMail-Konfiguration unter Benutzeralias * (Stern) an Ihren NetMail-Benutzernamen, so dass auch importierte Mails an Mail-Adressen, die nicht (mehr) in NetMail existieren, nicht verloren gehen.
2. Öffnen Sie Outlook, markieren Sie die zu exportierenden Mails und ziehen Sie sie in ein temporäres Verzeichnis, z.B. C:\Temp. Dort werden die einzelnen Mail als Dateien mit der Endung .msg abgelegt.
3. Wählen Sie im Programm EmailConverter das temporäre Verzeichnis als Input und das Verzeichnis Spool.dir unterhalb des NetMail-Ordners als Export-Verzeichnis und starten Sie die Konvertierung. Es entstehen .eml-Dateien in Spool.dir.
4. Benennen Sie im Verzeichnis Spool.dir die Dateien von .eml in .in um, z.B. durch Öffnen einer DOS-Box und Eingabe von:
   cd \shamrock\netmail\spool.dir
ren *.eml *.in

Nach wenigen Sekunden finden Sie die importieren E-Mails in NetMail. Bei NetMail-Versionen ab dem 27.07.07 erscheint auch das Datum korrekt, selbst wenn es weiter in der Vergangenheit liegt. Allerdings sind natürlich alle Mails als "empfangen" gekennzeichnet, auch wenn Sie mit Outlook gesendet wurden - ein sicher verschmerzbarer Schönheitsfehler; immerhin bleiben auch alle Attachments erhalten.

^ Übersicht

Kann man Mails beim Abholen auf dem Server des Providers lassen?

NetMail löscht absichtlich alle Mails, die es erfolgreich und vollständig von Ihrem Internet-Provider abgeholt hat, auf dessen Server, und zwar aus den folgenden drei Gründen:

1. NetMail ist ein Netzwerk-Mailsystem. Die Mails werden zentral aus einem Sammelpostfach abgeholt anhand der Adressierungsdaten an die Benutzer verteilt. Das spätere Abholen bestimmter Mails durch einzelne Benutzer macht deshalb keinen Sinn.
2. Bei vielen Providern gibt es ein Speicherplatz-Limit für Mails, oft zwischen 2 und 20 Megabyte. Dieses Limit würde es unmöglich machen, Mails über längere Zeit auf dem Server zu belassen, z.B. für Backup-Zwecke. Die Absender neuer Mails würden eine Return-Mail mit einer Fehlermeldung wie "Mailbox full" von Ihrem Provider zurückerhalten, sobald das Limit erreicht wird.
3. NetMail müsste eine umfangreiche Datenbank führen, damit Mails, die zuvor schon einmal vom Provider geholt wurden, nicht erneut abgeholt werden. Wenn Sie den im NetMail-Mailer ablaufenden POP3-Dialog beim Abholen von Mails mitverfolgen, werden Sie feststellen, dass der Mailer der Nachrichtenliste des Servers (nach der "list"-Zeile) nicht ansehen kann, welche Mails vorher bereits einmal geholt wurden. Selbst die Numerierung der Mail-Liste kann bei der nächsten Einwahl anders lauten. NetMail müsste deshalb von jeder einzelnen Mail immer wieder die ersten z.B. 50 Zeilen vom Server laden, um zu erkennen, ob es sich um eine bereits heruntergeladene handelt. Wenn Sie z.B. 100 Mails auf dem Server belassen, bedeutet das, dass NetMail 5000 Zeilen (etwa 200...400 KByte) vom Server laden müsste, nur um festzustellen, dass alle diese Mails vorher schon geholt wurden und keine neuen vorliegen. Dies wäre auf Dauer völlig unpraktikabel; es kostet Zeit und Gebühren.

Falls Sie Mails allerdings generell mit NetMail nur senden und nicht abholen möchten (z.B. bei Benutzung ausschließlich als SMTP-Interface zur Fax-Weiterleitung), können Sie das Programm Mailer.exe mit dem nachgestellten Kommandozeilen-Parameter holnix starten. Dann findet zwar ggf. ein POP3-Login zur Authentifizierung statt, aber anliegende Mails werden nicht ausgelesen.

^ Übersicht

Das Namensfeld in der Benutzerverwaltung ist zu kurz für "Vorname.Nachname"!

In das Feld "Benutzername", das Bestandteil der E-Mail-Adresse vor dem Zeichen @ wird, passen tatsächlich nur 16 Zeichen. In den meisten Fällen sollte das ausreichen; bedenken Sie, dass bei der Eingabe sehr langer Mail-Adressen auch Tippfehler beim Absender wahrscheinlicher werden.

Wenn Sie dennoch unter einem längeren Namen erreichbar sein möchten, z.B. "Christian.NeumannMeineFirma.de", dann können Sie das aber ganz leicht mit einem Alias-Eintrag realisieren.

Tragen Sie in der Benutzerverwaltung zunächst als Name nur die Kurzform "Neumann" ein. Richten Sie dann in der Gateway-Konfiguration ein Benutzer-Alias ein, indem Sie "Christian.Neumann" an "Neumann" umleiten (alle Eingaben erfolgen hier ohne Domain!). Herr Neumann ist dann sowohl unter "NeumannMeineFirma.de" als auch unter "Christian.NeumannMeineFirma.de" erreichbar. Groß- oder Kleinschreibung spielt hierbei keine Rolle, ankommende Mails mit abweichender Schreibweise werden trotzdem korrekt zugestellt.

Beim Senden von Mails kann man dann im Feld "Von:" einen der Alias-Namen auswählen. Beim Beantworten einer Mail ist sogar automatisch derjenige Benutzername als Absender voreingestellt, an den die empfangene Mail adressiert war. Dasselbe gilt auch für den Fall, dass Sie unterschiedliche Domain-Namen nutzen, die im NetMail-Router als zusätzliche Domains eingetragen sind.

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Wie kann man NetMail mit GPRS nutzen?

Es gibt zwei Möglichkeiten. Für beide gilt: Zu Hause bzw. im Büro sollte ein DSL-Zugang als Flatrate zur Verfügung stehen. Mit Hilfe eines kostenlosen Dienstes wie DynDNS kann der NetMail-PC dann rund um die Uhr erreichbar sein, obwohl er eine dynamische IP-Adresse hat, z.B. unter einem Namen wie MeineFirma.dyndns.org. Damit T-DSL nicht wegen Inaktivität auflegt, sollte man im NetMail-Mailer einen Anwahltakt von 15 Minuten einstellen.

Ein mobiler NetMail-Client (Installation mit SETUPM) kann die Verbindungsart TCP/IP nutzen, um Mails von Ihrem Server abzuholen oder über ihn zu senden. Dabei wird das hocheffiziente NetMail-Übertragungsverfahren mit automatischer Datenkompression benutzt, um GPRS-Gebühren zu sparen; typischerweise beträgt die Ersparnis gegenüber einem konventionellen Mail-Programm 50 % und mehr.

Das Webmail-Interface von NetMail ist ebenfalls geeignet, um mit einem Laptop oder Handheld-PC und einem GPRS-fähigen Mobiltelefon auch unterwegs seine E-Mails lesen und beantworten zu können. Das Web-Interface erlaubt auch den Mail-Zugriff aus einem Internet-Cafe oder einem beliebigen anderen PC mit Internet-Zugang. Da bei NetMail alle Mails immer auf dem Gateway-PC verbleiben, wird der abwechselnde Zugriff vom Arbeitsplatz-PC im Büro und dem Webmail-Interface unterwegs optimal unterstützt. Dank der schlanken Webmail-Seiten, deren Design sich natürlich auch eigenen Wünschen anpassen lässt, ist das GPRS-Datenvolumen wesentlich geringer als bei anderen Webmail-Diensten wie etwa T-Online oder Hotmail.

Bei Benutzung eines Pocket-PC, PDA oder Smartphone mit Windows Mobile (alias Windows CE) tritt manchmal der Effekt auf, dass das Webmail-Interface über die Dyndns-Adresse nicht erreichbar ist, wenn die IP-Adresse wechselte. Der Grund ist, dass der Pocket Internet Explorer die frühere IP-Adresse aus seinem DNS-Cache holt und dabei den Gültigkeitszeitraum der vorherigen DNS-Abfrage nicht beachtet. Selbst das vermeintliche Beenden hilft nicht, da das Programm dabei trotzdem im Speicher bleibt und lediglich ausgeblendet wird. Mit einem Registry-Editor wie z.B. dem im Pocket Total Commander von Christian Ghisler enthaltenen kann man unter
HKCU\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Internet Settings
einen neuen Schlüssel "DnsCacheEnabled" als Dword-Wert 0 eintragen. Nach einem Soft-Reset ist das Problem behoben.

Das Webmail-Interface mit dem im NetMail-Mailer enthaltenen HTTP-Server kann optional auch per SSL/https benutzt werden, indem STunnel auf dem NetMail-PC installiert wird. Wenn STunnel auf demselben PC wie NetMail läuft, sind in der Datei stunnel.conf lediglich folgende Angaben nötig:
[https]
accept = 443
connect = 80
TIMEOUTclose = 0
Der Server wird dann z.B. mit mit https://MeineFirma.dyndns.org addressiert.

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Was bedeuten die "Blocked"-Zeilen im Gateway-Log?

Im Gateway-Router-Protokoll (gateway.txt) werden unter anderem Mails aufgezeichnet, die dem jeweiligen Empfänger absichtlich nicht zugestellt wurden. Typische Meldungen in diesem Protokoll sind zum Beispiel:

• (blocked by virus filter: .???.EXE)
  Die Mail wird gelöscht, weil in der Gateway-Konfiguration die doppelte Dateiendung .???.EXE (zum Beispiel Liesmich.txt.exe) als Virus eingetragen ist. Solche Dateinamen sind typisch für viele Mail-Würmer wie Sircam, Klez und Bugbear. An den Absender wird wie auch bei anderen Virus-Logeinträgen nur dann eine Return-Mail geschickt, wenn er im Adressbuch steht. Die Meldung lautet: "Specific signs for a virus. Mail has been deleted."
• (blocked by virus filter: NULL in ZIP)
  NetMail stellte anhand einer Folge von Null-Bytes fest, dass ein unverschlüsselter ZIP- (oder auch RAR-)Anhang keine komprimierten Daten enthält, sondern nur einen vorangestellten Archiv-Header, was typisch für Viren ist. Die Mail wird gelöscht.
• (blocked by virus filter: uncompressed PIF in ZIP)
  NetMail stellte bei der Analyse einer ZIP-Datei fest, dass die darin enthaltene ausführbare Datei (hier mit der Endung PIF, eventuell auch verschlüsselt) nicht wirklich komprimiert ist, was typisch für Viren ist. Die Mail wird gelöscht.
• (blocked by virus filter: .EXE in ZIP)
  Die Mail wird gelöscht, weil in der Gateway-Konfiguration EXE-Dateien bestimmter Länge als Virus deklariert sind und eine solche (eventuell auch mit einem Passwort verschlüsselte) Wurm-Datei im ZIP-Anhang enthalten ist.
• ALT_0000.HTM (blocked by HTML scan: IFRAME)
  Die Mail wird vollständig gelöscht, da es sich offensichtlich um eine Virus-Mail handelt (z.B. Badtrans, Klez, Bugbear): Im HTML-Attachment wurde die Zeichenfolge <IFRAME...> gefunden, die ein bekanntes Outlook-Sicherheitsloch zur Ausführung einer Datei nutzt.
• ALT_0000.HTM (blocked by HTML scan: SCRIPT)
  Im HTML-Alternativtext einer Mail wurde ein Abschnitt <SCRIPT ...> gefunden. Mit einem herkömmlichen Mail-Programm ist ein derartiger Inhalt nicht erzeugbar, vermutlich handelt es sich also um einen Virus, und die Datei wird deshalb ohne Return-Mail gelöscht.
• (blocked: Executable without text)
  Die Mail enthielt keinerlei Text, sondern ausschließlich ein ausführbares Attachment, z.B. mit der Endung .exe oder .scr, oder auch eine anderslautende Datei mit einem EXE-Header. Dies ist typisch für Viren wie Klez und Bugbear, die Mail wurde deshalb gelöscht.
• sm6.bat (blocked by content: audio/x-midi<>.BAT)
  Die Datei sm6.bat ist nur scheinbar eine Text- bzw. Batch-Datei. Sie enthält einen Mail-Wurm (z.B. Klez), der versucht, sie mit einem absichtlich falsch angegebenen Content-Typ über ein bekanntes Outlook-Sicherheitsleck als ausführbare Datei zu behandeln.
• winmail.dat (blocked by filter: \WINMAIL.DAT)
  Die Datei winmail.dat ist eine Microsoft-proprietäre Zusatzdatei, die bei Fehlkonfiguration von MS-Exchange mitgesendet wird und mit der Mail-Programme anderer Hersteller nichts anfangen können; sie wird deshalb gelöscht.
• (rejected by alias: Subject "GEWINN")
  Die an den Benutzer info gerichtete Spam-Mail wurde gelöscht, weil in der Gateway-Konfiguration das Schlüsselwort Gewinn als Betreff-Alias mit dem Ziel REJECT eingetragen ist.
• (blocked: faked sender address)
  Wenn der NetMail-Mailer mit dem Kommandozeilen-Parameter ALL gestartet wurde, werden Mails an alle Domains, die in der Gateway-Konfiguration eingetragen sind, als intern betrachtet. Folglich werden extern von diesen Domains ankommende Mails dann gelöscht, weil der Absender offensichtlich gefälscht ist (typisch für Spam und Viren). Sie können das verhindern, wenn Sie in der Gateway-Konfiguration unter From-Alias einzelnen Absender-Adressen NOSPAM zuweisen.
• (blocked: bounced faked mail)
  NetMail hat anhand der Message-ID festgestellt, dass eine Return-Mail empfangen wurde, die auf die Nichtzustellbarkeit einer Mail hinweist, die nicht von NetMail erzeugt wurde, also offensichtlich mit gefälschter Absenderadresse versandt wurde und dann fehlschlug.
• (blocked by spam filter: MHBDSLXAOP "meds")
  Die Buchstaben bedeuten (die Filterkriterien sind in der Gateway-Konfiguration prozentual einstellbar):

  A=Alias-Ziel "SPAM" B=BCC-adressiert D=Verdächtiger Abs. F=SPF-Fail im Header

  H=Reine HTML-Mail L=Link im Mail-Text M=MIME-Strukturfehler O=kein gültiges HELO

  P=Wortfilter (Worte folgen) S=verdächtiger Betreff W=SPF-Warnung (softfail) X=RBL-Warnung

• (blocked by DoS policy)
  Die Mail wurde als Schutz vor DoS-Angriffen (Denial of Service) gelöscht, weil derselbe Absender mindestens 10mal nacheinander einen Fehler "user unknown" produzierte.
• mary42hotmail.com (blocked by MARY)
Der Name Mary ist in der Gateway-Konfiguration unter "Gesperrte Absender" eingetragen, oder es ist ein From- bzw. Betreff-Alias mit dem Ziel NULL eingetragen. Die Mail wird deshalb gelöscht. Es wird keine Return-Mail erzeugt.
• info < mary42hotmail.com (blocked by NULL alias)
  In der Gateway-Konfiguration existiert entweder ein From-Alias für die Absenderadresse oder ein Betreff-Alias für ein im Betreff enthaltenes Wort mit dem Ziel NULL. Die Mail wird deshalb gelöscht, es wird keine Return-Mail erzeugt.
• MAILER-DAEMON > a8934hotmail.com (rejected)
  Der NetMail-Benutzer, an den diese Mail gerichtet wurde, hat sie abgelehnt. Der Absender erhält daraufhin eine Return-Mail von Mailer-Daemon mit dem Inhalt "User unknown" (Benutzer unbekannt).

Die Liste macht deutlich, dass NetMail über zahlreiche ausgefeilte Mechanismen verfügt, um Mail-Viren und unerwünschte Werbe-Mails unschädlich zu machen. Weil NetMail dabei heuristisch vorgeht, werden im Gegensatz zu herkömmlichen musterbasierten Viren-Scannern auch neuartige, bisher noch unbekannte Mail-Würmer erkannt. Beispielsweise wurden die verbreiteten Würmer Sircam, Badtrans, Bugbear und Klez sowie alle ihre Varianten von NetMail ohne irgendwelche Maßnahmen von Anfang an gelöscht.

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Die Anwahl eines externen Clients zum Gateway klappt nicht.

Stellen Sie bitte zunächst sicher, dass auf dem NetMail-Server-PC das Transfer-Programm Host32.exe läuft und korrekt konfiguriert ist, damit es Anrufe auf der vorgesehenen Schnittstelle entgegennehmen kann. Für die einzelnen Verbindungsarten haben wir noch die folgenden Tipps:

ISDN-CAPI - Modem/GSM - TCP/IP+GPRS

Anwahl über einen ISDN-Adapter (CAPI)

• Allgemein: Es ist nicht technisch nicht möglich, eine Verbindung zwischen einem ISDN-Adapter und einem analogen Modem herzustellen.
• MSN: Innerhalb einer Tk-Anlage muss die abgehende (Client) bzw. ankommende MSN (Server) in der CAPI-Konfiguration eine für den jeweiligen S0-Bus gültige Nebenstellen-Nummer sein (z.B. 42), also nicht die Amtsrufnummer. Bei direktem Amtsanschluss (NTBA) muss dagegen die Amtsrufnummer ohne Ortsvorwahl eingestellt werden.
• Amtsholung: In der Client-Konfiguration muss eine Amtsnull konfiguriert werden, wenn in der Tk-Anlage keine automatische Amtsholung für die im Client benutzte MSN aktiviert ist.
• CAPI-Fehler: Oft hilft eine Analyse des vierstelligen CAPI-Fehlercodes weiter, den der Client bei der Anwahl anzeigt. Sie finden auf unserer Grundlagen-Seite im Kapitel über CAPI-Standards eine Liste aller üblichen Codes.

Anwahl via GSM oder Modem

• Das Modem wählt nicht: Prüfen Sie, ob die richtige Schnittstelle eingestellt ist. Innerhalb einer Tk-Anlage müssen Sie den Wählbefehl auf ATX3DT0 W ändern (NetMail-Handbuch: Modem-Konfiguration - Wählbefehl), es sei denn, für die jeweilige Nebenstelle ist in der Anlage eine automatische Amtsholung aktiviert.
• Es kommt keine Verbindung zustande: Prüfen Sie bitte in den Client-Einstellungen die Gateway-Rufnummer. Wenn die Amtsnull für eine Tk-Anlage schon im Wählbefehl steht, darf sie nicht zusätzlich in der Rufnummer stehen.
• Der Datenaustausch klappt nicht: Falls das Modem fabrikmäßig auf Xon/Xoff-Handshake eingestellt ist, müssen Sie in der Modem-Initialisierung die Umschaltung auf RTS/CTS-Handshake ergänzen. Bitte sehen Sie im Modem-Handbuch nach, wie der nötige Befehl lautet (oft &K3 oder \Q3).
• Das Modem legt nicht auf: NetMail benutzt die DTR-Leitung zum Auflegen. Vermutlich fehlt &D2 in der Modem-Initialisierung (siehe Handbuch des NetMail-Client unter Modem-Konfiguration).

Anwahl via TCP/IP bzw. GPRS

• Allgemein: Der Port muss server- und clientseitig übereinstimmen und darf nicht anderweitig in Benutzung sein. Wir empfehlen deshalb, die Standardeinstellung 4710 zu belassen.
• Firewall: Wenn im Gateway oder im mobilen Client eine Personal Firewall aktiviert ist (z.B. die Windows-Firewall bei XP-SP2, 2003 und Vista), müssen in dieser ankommende bzw. abgehende Verbindungen für das NetMail-Programm Host32.exe auf Port 4710 erlaubt werden.
• Router: Wenn der NetMail-Server mit einem Router ans Internet angebunden ist, muss auf diesem ein Port-Forwarding für ankommende Verbindungen auf Port 4710 auf die IP-Adresse des Server-PC aktiviert werden. Dafür ist es meist erforderlich, dass dieser PC eine statische IP-Adresse im LAN aufweist, also nicht DHCP benutzt.
• Dynamische IP: Bei Nutzung einer dynamischen IP-Adresse am Server, z. B. via T-DSL, ist die Verwendung eines DynDNS-Dienstes wie selfhost.de oder dyndns.org am Server zweckmäßig. Die im Client zu konfigurierende Zugangsadresse lautet dann z.B. "IhreFirma.dyndns.org".
• GPRS: Die nötigen DFÜ-Netzwerk-Einstellungen für GPRS-Verbindungen am Client-PC sowie die dabei anfallenden Volumengebühren erfragen Sie bitte beim GSM- bzw. UMTS-Netzbetreiber.

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Was bedeuten Attachments wie Part0000.doc, Rfc_0000.txt usw.?

Folgende spezielle Attachments können bei empfangenen E-Mails auftreten, deren Namen nicht vom Absender, sondern vom NetMail-Gateway erzeugt werden (???? steht hier für eine beliebige Ziffernfolge, z.B. 0000):

• ALT_????.HTM: Alternative Darstellung des Mail-Textes im HTML-Format (wird je nach Gateway-Konfiguration allerdings u.U. unterdrückt, um Übertragungszeit zu sparen).
• ATR_????.HTM: Text im HTML-Format mit eingebetteten Bildern. Im Gateway werden die Bildreferenzen im Text so angepasst, dass die Seite in einem Browser angesehen werden kann.
• ATT_????.HTM: Das Attachment enthält eine gewöhnliche HTML-Datei (ohne Bilder, vgl. ATR_*.HTM), die Sie in einem Web-Browser wie MS-IE oder Netscape ansehen können.
• MAIN????.HTM: Der Text der empfangenen Mail liegt ausschließlich im HTML-Format vor, es ist kein ASCII-Textteil vorhanden. Sie können die Mail mit einem Web-Browser ansehen.
• PART????.*: Das sendende Mail-Programm hat nur den Typ (z.B. MS-Word) angegeben, aber keinen expliziten Dateinamen; im Gateway wird deshalb einer künstlich erzeugt.
• <Applikation>.BIN: NetMail konnte zwar ermitteln, welche Applikation den Anhang erzeugte, aber die Mail enthielt keinen Dateinamen. Sie müssen die Datei ggf. passend umbenennen.
• RFC_????.TXT: Das Attachment enthält eine weitergeleitete oder zurückgesandte E-Mail mit Header (wird je nach Gateway-Konfiguration u.U. unterdrückt, um Übertragungszeit zu sparen).

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Das Senden eines Mail-Formulars funktioniert nicht.

Mail-Formulare in Webseiten sind aus gutem Grund aus der Mode gekommen, aber manchmal gibt es sie noch. Die Formular-Definition im HTML-Code erfolgt bei ihnen mit einer Zeile wie der folgenden:

<form action="mailto:nameexample.com" method="post">

Im Gegensatz zu einem "richtigen" Formular, das beim Absenden ein Perl- oder PHP-Script auf dem Webserver aufruft, den Formular-Inhalt dann z.B. über das sendmail-Utility direkt auf dem Server per Mail versendet und dem Benutzer eine Antwortseite präsentiert, stellt das mailto-Formular eine Notlösung dar, wenn auf dem Webserver kein entsprechendes Script ausgeführt werden kann.

Der Nachteil des mailto-Formulars ist vor allem, dass es nur funktioniert, wenn beim Benutzer Browser und Mail-Programm programmtechnisch eine Einheit bilden, also etwa MSIE und Outlook, oder der Netscape-Browser und das zugehörige Mail-Modul. Bei allen anderen Kombinationen, wie beispielsweise Opera und Outlook oder eben auch MSIE und NetMail, ist das Senden der Formulardaten als E-Mail technisch unmöglich; es erscheint dann lediglich die Zieladresse, aber der Formularinhalt fehlt. Deshalb sollte auf derartige Mail-Formulare auf professionellen Webseiten strikt verzichtet werden.

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Kann man mit NetMail auch HTML-Mails erstellen?

Ein wesentlicher Anwendungsbereich von NetMail ist die mobile Kommunikation. Hierbei kommt es auf ein möglichst geringes Datenvolumen und auf eine trotz geringer Übertragungsgeschwindigkeit akzeptable Transferzeit an. HTML-Mails erhöhen das Volumen typischerweise aber mindestens auf das Dreifache einer normalen Text-Mail. Wenn eine Mail empfangen wird, die aus einem HTML- und einem alternativen Nur-Text-Teil besteht, wird deshalb vom NetMail-Gateway der HTML-Teil entsprechend der Gateway-Einstellung "HTML-Alternative annehmen" unterdrückt und nur der normale Text zum Client übertragen (ggf. aber zusammen mit dem im HTML-Teil enthaltenen Bildern, so daß keine Information verloren geht). Es wäre deshalb inkonsequent, wenn NetMail beim Senden von Mails das HTML-Format anbieten würde.

Nichtsdestotrotz ist es jedoch mit einem anderen Mail-Client (Outlook, Thunderbird usw.) und dem optionalen SMTP-Zusatzmodul zu NetMail ohne weiteres möglich, HTML-Mails zu erstellen und in das NetMail-System einzuspeisen, um sie intern oder extern zu versenden. Man sollte sich allerdings darüber im Klaren sein, dass in vielen Mail-Systemen reine HTML-Mails als wesentliches Spam-Kriterium zählen und deshalb oft abgelehnt oder gelöscht werden; für die normale Mail-Kommunikation wird zumindest im professionellen Bereich deshalb meist das Nur-Text-Format bevorzugt.

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An wen gehen Antworten bei weitergeleiteten Mails?

Wenn Sie eine Mail entweder durch einen Alias-Eintrag im NetMail-Gateway oder durch manuelles Weiterleiten bei einem anderen NetMail-Client erhalten, steht beim Beantworten hinter "Von:" und "An:" in den meisten Fällen bereits die passende Adresse. Da "Von:" ein Auswahlfeld ist, können Sie aber auch mit anderer Identität antworten, z.B. mit einem Alias.

Gateway-Alias: Nehmen wir an, jemand sendet eine Mail an infoIhreFirma.de, und im Gateway existiert ein Alias von info an schneider. Wenn Herr Schneider diese Mail vorfindet, enthält sie eine zusätzliche Kopfzeile "Original-To: infoIhreFirma.de". Beim Beantworten erscheint diese automatisch bei "Von:" vorausgewählt. Wenn die Alias-Angabe nicht eine interne Adresse (ohne Domain-Angabe), sondern eine externe zum Ziel hat, wird wegen der Kompatibilität mit anderen Mail-Programmen "Reply-To" mit der ursprünglichen Absender-Adresse eingefügt, "Original-To" entfällt in diesem Fall.

Client-Weiterleitung: Damit für den endgültigen Empfänger sichtbar ist, wer die Mail ursprünglich geschrieben hat, fügt der Client bei "Weiterleitung im Original" eine Zeile "Original-From" ein. Wenn Sie eine solche Mail beantworten, schlägt NetMail bei "An:" automatisch den ursprünglichen Absender vor.

Beim Beantworten von Mails benutzt der NetMail-Client folgende Kopfdaten-Zeilen (soweit vorhanden) in absteigender Priorität als Vorschlag für die Zieladresse: Reply-To, Original-From und From.

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Outlook macht meine Zeilenumbrüche kaputt!

Microsoft Outlook umbricht Textabsätze in empfangenen Mails neu, wenn eine Zeile länger als etwa 50 Zeichen ist und nicht mit einem Minuszeichen oder (mindestens) zwei Leerräumen beginnt. Wenn dabei Zeilen umbrochen werden, die mit > oder + beginnen, werden diese Zeichen zusätzlich vor die durch den Umbruch entstandenen neuen Zeilen gestellt. Dieses Verhalten ist zwar laut RFC3676 standardisiert, wenn die Mail die Kopfzeile "Content-Type: text/plain; format=flowed" aufweist, Outlook führt den Umbruch aber leider auch durch, wenn "format=flowed" nicht angegeben ist, und ignoriert sogar ein explizites "format=fixed", mit dem der Umbruch eigentlich verhindert werden sollte.

Wenn Sie möchten, dass Text nicht umbrochen wird, den Sie an einen Empfänger senden, der Outlook benutzt, stellen Sie zwei Leerrräume oder ein Minuszeichen an den Zeilenanfang oder sorgen Sie dafür, dass die Zeilen maximal 50 Zeichen lang sind. Dies gilt natürlich unabhängig davon, welches Mail-Programm Sie zum Senden benutzen, also keineswegs nur für NetMail.

Umgekehrt fügt Outlook beim Senden von Mails teilweise zusätzliche Leerzeilen in Texte ein, was insbesondere bei Zitaten beantworteter Mails auffällt. NetMail erkennt diese (seit Client-Version 5.24), löscht sie und stellt dadurch die ursprüngliche Formatierung wieder her.

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Erstellen zusätzlicher Sprachen

Im Menü "Einstellungen" des NetMail-Client lässt sich die Sprache der Benutzeroberfläche einstellen. Sie können die Datei ENGLISH.LAN im NetMail-Verzeichnis als Ausgangsbasis für selbst erstellte zusätzliche Sprachen verwenden. Das Konfigurations-Menü des Client zeigt automatisch alle Dateien mit der Endung .LAN als vorhandene Sprachen an.

Um beispielsweise die Sprache Suaheli hinzuzufügen, kopieren Sie English.Lan in eine neue Datei Suaheli.Lan und übersetzen Sie dann die englischen Texte in Suaheli.Lan. Das Zeichen & dient als unterstrichener Hotkey in Menüs und steht jeweils vor dem entsprechenden Buchstaben. %s, %d, \r, \n, \t benutzt das Programm zum Einfügen von Strings in den Text und muss deshalb erhalten bleiben.

Sie können das Utility LANGTEST.EXE aus LANGTEST.ZIP benutzen, um die Konsistenz einer von Ihnen neu erzeugten Sprachdatei durch Vergleich mit English.Lan zu prüfen. Der Aufruf erfolgt an der Kommandozeile so:

C:\NetMail>Langtest English.Lan Suaheli.Lan

Geprüft wird das Vorhandensein aller Zeichenfolgen, Hotkeys in Menüs sowie die korrekte Verwendung von %s oder %d usw. für einzufügende Strings. Anschließend sollten Sie die Software auf die neue Sprache einstellen und prüfen, ob die Hotkeys in jedem Menü eindeutig sind und ob die Texte noch in den vorgesehenen Platz passen.

(Die von NetMail benutzten Windows-eigenen Meldungsfenster wie Dateiauswahl, Ja/Nein usw. erscheinen natürlich weiterhin in der Sprache der Windows-Installation.)

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Weitere Tipps zur NetMail-Benutzung

• Adressbuch von Outlook 2002 wird nicht angezeigt: Mit Regedit unter dem Schlüssel
  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\WAB\WAB4
  ein neues DWord namens UseOutlook erstellen und den Wert 1 zuweisen (klappt nicht bei Outlook 2003!).
• Alias-Absender bei mobilem Client: Bei NetMail-Versionen ab dem 28.6.06 kann man beim mobilen Client in NetMail.ini einen Abschnitt [From] anhängen, der in jeder Zeile ein Absender-Alias nach dem Schema Adresse=Realname enthält. Dieselben Alias-Angaben müssen auch im Gateway konfiguriert sein.
• Alle Mails doppelt: Dafür kann es mehrere Ursachen geben. Die Lösung ist meist eine Änderung der Einstellung in der NetMail-Konfiguration unter "Envelope-To beachten" (siehe Gateway-Handbuch). Ferner sollte man ein POP3-Sammelpostfach nicht in ein weiteres Postfach umleiten, sondern das Sammelpostfach direkt abholen.
• Alle Domains lokal: Wenn das Mailer-Programm mit dem Kommandozeilen-Parameter "all" gestartet wird, also zum Beispiel c:\netmail\mailer.exe all als Autostart-Verknüpfung, dann werden Mails an alle im Mail-Router konfigurierten eigenen Domains nicht via Internet, sondern lokal geroutet.
• Antivirus-Programm: Sollten (in seltenen Fällen) mit einem im Online-Modus arbeitenden Viren-Scanner unerwartete Effekte wie fehlende Dateianhänge auftreten, nehmen Sie versuchsweise das  NetMail-Verzeichnis vom Scan aus oder stellen Sie den Scanner auf "On demand" (Scan nur bei Anforderung).
• Archive verschieben (Client ab 5.00): Falls es in der NetMail-Benutzerverwaltung mindestens einen Benutzer mit Benutzerverwaltungsrecht gibt, darf nur dieser gemeinsame Archive verschieben oder löschen. Ferner kann man wegen der unterschiedlichen Verschlüsselung ein privates Archiv nicht direkt zu einem gemeinsamen verschieben (oder umgekehrt), wohl aber die in der Mail-Liste sichtbaren Mails.
• Archive vom mobilen Client ins LAN übernehmen: Legen Sie im LAN einen NetMail-Benutzer namens "Gateway" an und kopieren Sie die .BIP- und .INX-Dateien vom Unterverzeichnis Gateway des mobilen Clients in das gleichnamige Benutzerverzeichnis auf dem Server. Die privaten Archive des Benutzers Gateway kann dieser dann in ein beliebiges öffentliches Archiv verschieben.
• Automatisch archivieren: Ab der Gateway-Version 2.01 können Sie per Benutzer-, From- oder Betreff-Alias Mails vom Gateway automatisch archivieren lassen. Mit einem Benutzer-Alias von "Meier" an "Meier,A:Mails" können Mails für Meier auch normal zugestellt und zusätzlich archiviert werden.
• Autostart: Tragen Sie Verknüpfungen zu den NetMail-Programmen Mailer.exe und Gateway.exe in den Autostart-Ordner von Windows ein und aktivieren Sie bei Windows 2000 bzw. XP in der Benutzerverwaltung die automatische Anmeldung; ein Standardbenutzer genügt dafür. Ein Anmelde-Bildschirmschoner hält unerwünschte Besucher ab. Alternative: Um Mailer und Gateway ohne Benutzer-Anmeldung als Dienst zu starten, ist das kostenlose Utility RunAsSvc von Pirmasoft geeignet. Man sollte dabei aber nachträglich im Dienste-Eigenschafts-Fenster von Windows die Option "Datenaustausch zwischen Dienst und Desktop zulassen" auf der Registerkarte "Anmelden" aktivieren, damit man auf das als Dienst laufende Programm über den System-Tray in der Taskleiste Zugriff hat.
• Betreff-Alias: Falls Sie den NetMail-Server unter Windows 95/98 einsetzen, vermeiden Sie eckige Klammern in den Schlüsselworten für Betreff-Alias und im Spam-Textfilter, da diese Windows-Versionen Probleme beim Lesen von Konfigurationsdateien haben, in denen "[" links von "=" vorkommt.
• Error loading from file beim Start von Mailer oder SMTP: Beenden Sie alle laufenden Programme, öffnen Sie eine DOS-Box (Konsolenfenster), geben Sie REGSVR32 CSWSK32.OCX ein und drücken Sie Enter.
• Fenstergröße: Beim Mail-Schreiben öffnet NetMail das Textfenster in einer Größe, die so gewählt ist, dass die Mail beim Ausdrucken zur Breite einer A4-Seite passt und beim Empfänger ohne neuen Zeilenumbruch dargestellt werden kann. Sie sollten deshalb das Fenster beim Mail-Schreiben nicht größer ziehen!
• Groupware-Funktion: Sie können gemeinsam genutzte Dokumente als Schwarzes Brett (typischerweise Textdateien) in das Unterverzeichnis For_All unterhalb des NetMail-Verzeichnisses stellen. Jeder im Netz sieht diese Dokumente dann in der Nachrichtenliste und kann sie bearbeiten (immer nur einer zu einer Zeit). Die Dateien werden bei Änderungen automatisch auch zu mobilen Clients übertragen.
• Löschen ausgehender Mails: Mails, die im Client als "gesendet" markiert sind, befinden sich bis zur nächsten Mailer-Anwahl als .out-Dateien im Verzeichnis spool.dir unterhalb des NetMail-Verzeichnisses und können ggf. gelöscht werden.
• Löschen und Archivieren: Achten Sie beim Löschen oder Archivieren einer Mail darauf, dass keine zu ihr gehörenden Attachments (z.B. .doc, .pdf usw.) noch geöffnet sind, da dieses Attachment sonst nicht aus der aktuellen Nachrichtenliste entfernt werden kann.
• Mailer-Timeout nach RCPT: Einige Provider prüfen bereits während des Mail-Sendens die Gültigkeit der Zieladressen. Das kann in Einzelfällen bis zu einer Minute dauern. Erhöhen Sie in diesem Fall in den Mailer-Einstellungen das TCP/IP-Timeout auf etwa 70 Sekunden.
• Mehrere Identitäten: Es ist wesentlich praktischer, ein Benutzer-Alias anzulegen, statt mehrere Benutzernamen für eine Person einzutragen - so greifen Sie stets auf dieselben Mails, Termine und Adressen zu. Beim Senden einer Mail können Sie die gewünschte Identität fallweise im Absenderfeld auswählen.
• Popup-Meldungen fehlen: Wenn das NetMail-Popup nicht funktioniert und die Mail-Liste Änderungen nicht anzeigt, geben Sie die UDP-Ports 138 und 139 für das lokale Subnetz frei. Bei Windows-XP SP2 ist das die Firewall-Einstellung Ausnahmen - Datei- und Druckerfreigabe. Ferner muss in allen PCs dieselbe Arbeitsgruppe bzw. Domain eingestellt sein. Bei WLAN-Treibern sollte man bei Problemen versuchsweise den Powersave-Modus ausschalten.
• Popup-Sound fehlt: Es scheint Programme zu geben, die einen falschen Registry-Wert für Sound eintragen. Stellen Sie sicher, dass unter HKEY_Current_User\Control Panel\Sound für "Beep" als Wert "yes" und nicht "ja" eingetragen ist.
• Realname bei To-Alias als Absender: Tragen Sie einfach die zu benutzende To-Alias-Adresse zusammen mit dem gewünschten Absender-Realname (Anzeigename) ins NetMail-Adressbuch ein. Andernfalls wird bei NetMail-XL als Realname "Lizenzname-Benutzername" verwendet.
• Schnellere Mail-Liste: Wenn in der Liste "Aktuell" mehr als etwa 100 Mails sind, wird die Anzeige deutlich langsamer. Verschieben Sie möglichst viele Mails in ein Archiv, z.B. "Kunden", da alle Mails eines Archivs in einer einzigen Datei gespeichert sind und die Liste deshalb viel schneller aufgebaut wird. Wegen der von Windows für die Listensortierung benötigten Zeit sollte jedes Archiv aber nicht mehr als etwa 1000 Mails umfassen. Teilen Sie größere Archive deshalb auf, z.B. nach Kundennamen oder nach Kalendermonaten.
• Unerwartete Einträge im Mailer-Log: Wenn der HTTP-Server im Mailer aktiviert und aus dem Internet erreichbar ist, sieht man im Mailer-Protokoll manchmal Viren-Zugriffe auf Dateien wie root.exe, cmd.exe und default.ida. NetMail meldet dann "Not found", "Forbidden" oder "Bad request". Auch der WebDAV-Dienst von Windows XP erzeugt solche Einträge.

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