CapiFax

Windows-Faxserver-Software

Shamrock Software GmbH - Version 4.11 vom 19.12.2011 > English

Stichwortverzeichnis

(Sie können ein Stichwort auch mit Strg-F im Text suchen.)

Grundlegendes

Nutzungsvertrag

Der Inhaber einer CapiFax-Lizenz darf das Fax-Server-Modul zu einer Zeit auf einem PC installieren und betreiben. Die übrigen Module dürfen innerhalb desselben lokalen Netzwerks auch auf anderen Workstations benutzt werden, wenn sie von einem zentralen Server geladen werden.

Shamrock Software gestattet nicht die Verwendung der Software für Zwecke, die den geltenden Gesetzen im Land des Kunden widersprechen, beispielsweise für den Versand von Werbung an Personen oder Firmen, die vorher dem Erhalt nicht zugestimmt haben und mit denen keine regelmäßige Geschäftsbeziehung besteht.

Der Käufer erwirbt lediglich ein Nutzungs-, aber kein Eigentumsrecht an der Software. Das Nutzungsrecht an der Software endet automatisch bei nicht fristgerechter Zahlung des Kaufpreises sowie bei Verletzung dieser Lizenzregelungen. Alle Eigentums- und Vervielfältigungs-Rechte verbleiben bei der Shamrock Software GmbH.

Die Verbreitung der Demo-Version auf anderen Internet-Web-Seiten als den von Shamrock selbst betriebenen oder auch auf CD-ROMs ist ohne schriftliche Erlaubnis nicht gestattet.

Shamrock Software als Urheber des Programms und der dazugehörigen Dokumentation verweist anstelle weiterer eigener lizenzrechtlicher Vereinbarungen auf nationale und internationale Regelungen des Urheberrechts sowie auf das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb.

Was kann CapiFax?

CapiFax ist ein Fax-Sende- und Empfangs-Programm für ISDN-Karten und besitzt folgende Eigenschaften:

• Für alle ISDN-Karten mit T.30-faxfähigem CAPI-Treiber, z.B. AVM-Fritz, Primux-2S0/4S0/S2M
• Kann auf bis zu 60 Kanälen gleichzeitig senden/empfangen (S2M-Version; Pro-Version bis 8 Kanäle)
• Erlaubt Fax-Abruf mit unterschiedlichen Dokumenten je nach Durchwahl, Anrufernummer oder Faxkennung
• Optional automatische Weiterleitung empfangener Faxe MSN-abhängig als E-Mail im TIF- oder PDF-Format
• Weiterleitung alternativ auch abhängig von der Anrufernummer oder Absender-Faxkennung möglich
• Klientenfähig - eigene Rufnummerngruppen oder MSNs für Abteilungen oder Firmen im Hause
• Protokolliert bei empfangenen Faxen auch die im ISDN gemeldete Anrufernummer
• Eingebauter Least-Cost-Router zur Kostenersparnis beim Senden
• Mit dem Popup-Programm aus der NetMail-Software erscheint bei neuen Faxen automatisch ein Fenster

Das Programm ist auch zur Integration in eigene spezielle Applikationen geeignet, beispielsweise zur Kopplung mit SMTP- oder IMAP4-Servern zum Senden von E-Mails als Fax. Die Schnittstellen sind als Textdateien ausgeführt (Job- und Log-Dateien) und lassen sich auch in einem Netzwerk benutzen.

Systemanforderungen

Windows

CapiFax erfordert ein 32-Bit- oder 64-Bit-Windows. Für 64 Bit ist die auch von Intel unterstützte AMD64-Prozessorarchitektur erforderlich (nicht IA64), z.B.  Intel Core 2, AMD Turion, AMD Phenum und neuere.

Damit der Faxserver-Status in Echtzeit auch im Client-Fenster erscheint, stellen Sie bitte sicher, dass in der Windows-Firewall sowohl auf dem Faxserver als auch auf den Workstations die Funktion Datei- und Drucker-Freigabe erlaubt ist (selbst dann, wenn die Workstations keine Laufwerke oder Drucker im Netz bereitstellen).

ISDN-Adapter

CapiFax benötigt einen PC eine ISDN-Karte mit T.30-kompatiblem CAPI-Treiber. Nicht jede Karte ist geeignet, die mit einem hersteller-spezifischen Faxprogramm geliefert wird, denn die Fax-Funktion muss im CAPI-Treiber eingebaut sein. Sie können das von Shamrock im Internet als Freeware erhältliche Programm CapiInfo benutzen, um vorab festzustellen, ob eine bestimmte ISDN-Karte T.30-fähig ist. Für den Faxabruf wird als B3-Protokoll "T.30 with Extensions" benötigt.

• Einfach-Karten mit einem S0-Anschluss wie AVM-Fritz PCI können auf beiden B-Kanälen gleichzeitig senden. Sie können allerdings nicht mehrfach in einen PC eingebaut werden, da deren Treiber das nicht erlaubt.
• Mehrfach-Karten wie die Primux-2S0 und -4S0 können an 2 oder 4 S0-Anschlüssen auf allen vier bzw. acht Kanälen gleichzeitig senden und empfangen. Diese Karten gibt es inzwischen auch als PCI-Express-Ausführung (PCI-E).
• S2M-Karten wie die Primux-1S2M und -2S2M können an einem oder Primärmultiplex-Anschlüssen auf bis zu 30 bzw. 60 Kanälen senden und empfangen (PC ab 1.5 GHz und min. 512 KB RAM).
• ISDN-Router können benutzt werden, wenn sie ein LAN-CAPI-Interface mit T.30-Unterstützung anbieten, z.B. dank eines DSP-Moduls zum Decodieren der Fax-Töne. Diese Lösung ist eine Alternative, wenn interne Karten nicht benutzt werden können, z.B. weil der Server in einer virtualisierten Umgebung läuft.

Externe ISDN-Adapter sind nicht empfehlenswert. Adapter an der seriellen oder parallelen Schnittstelle schaffen die nötige Datenrate nicht stabil, und selbst USB-Adapter besitzen wegen ihrer unvermeidlichen Latenzzeit ein ungünstigeres Timing-Verhalten als interne Karten.

ISDN-Anschlussarten

Sie können CapiFax an drei unterschiedlichen ISDN-Anschlüssen betreiben:

Mehrgeräte-Anschluss: Standard-Anschluss, am Amt mit 3 bis 10 MSNs (Rufnummern), an einigen Tk-Anlagen auch mehr. Alle ISDN-Karten mit T.30-fähigem CAPI-Treiber sind hierfür geeignet. Beim Faxabruf können Sie je S0-Bus - wenn die Dokument-Auswahl nicht anhand der Anrufer-Nummer oder seiner Faxkennung erfolgt - allerdings damit nur maximal zehn unterschiedliche Dokumente bereitstellen, mit vier ISDN-Anschlüssen also bis zu vierzig.

Anlagen-Anschluss: Nur wenige ISDN-Karten sind hierfür geeignet (z.B. Primux). An die eigentliche Amtsrufnummer wird eine bestimmte Anzahl von Ziffern angehängt (DDI, Durchwahl bzw. Nebenstellen-Rufnummer). Bei einer dreistelligen Durchwahl können somit bis zu 1000 unterschiedliche Dokumente abgerufen werden. Allerdings kann an einen Anlagenanschluss nur jeweils ein Endgerät angeschlossen werden; der parallele Anschluss einer Tk-Anlage und einer ISDN-Karte ist also nicht möglich. (Wenn in diesem Handbuch von MSN die Rede ist, dann ist bei einem Anlagen-Anschluss darunter eigentlich DDI zu verstehen, also die Durchwahlnummer.)

Primärmultiplex-Anschluss: CapiFax-S2M kann mit einer geeigneten ISDN-Karte (z.B. Primux) an einem 30-Kanal-Anschluss betrieben werden, mit einer 2fach-S2M-Karte sind bis zu 60 Kanäle möglich. Für die Auswertung von Rufnummern gilt dasselbe wie beim Anlagenanschluss.

Fax-Server einrichten

Server-Installation

Wichtig - Installieren Sie die Software unter Windows 7 oder Vista nicht unter C:\Program Files! Ab Vista unterliegen Zugriffe auf Verzeichnisse unterhalb "C:\Program Files" (alias C:\Programme) strengen Restriktionen: Ein Schreibzugriff aus dem Netzwerk ist gewöhnlich überhaupt nicht möglich, selbst lokale Dateizugriffe liefern wegen der benutzer- und programmspezifischen Virtualisierung des Programme-Verzeichnisses oft widersprüchliche Resultate. Netzwerkfähige Programme wie CapiFax benötigen aber zwingend auch ein Schreibrecht ins eigene Verzeichnis, z.B. zum Speichern von Faxdateien durch Netzwerkbenutzer. Deshalb werden netzwerkfähige Shamrock-Programme standardmäßig nicht mehr wie sonst üblich unter C:\Programme o.ä. installiert, sondern unter C:\Shamrock. Beispielsweise wird CapiFax standardmäßig unter C:\Shamrock\CapiFax installiert. Wenn die Software unter "C:\Program Files\CapiFax" installiert würde, wäre eine Benutzung im Netzwerk nicht möglich! - Gehen Sie bitte wie folgt vor:

a) Wenn Sie die Demo-Version als ZIP-Datei aus dem Internet geladen haben:

1. Entpacken Sie die Datei CFAXDEMO.ZIP mit WinZip oder Unzip in ein temporäres, leeres Verzeichnis des Fax-Server-PC, beispielsweise in C:\Windows\Temp.
2. Starten Sie in diesem Verzeichnis die Datei SETUP.EXE und befolgen Sie die Anweisungen. CapiFax wird dann in ein von Ihnen angebbares Verzeichnis installiert, zum Beispiel in C:\Programme\CapiFax. Dieses Verzeichnis sollte von anderen Netz-Workstations ggf. auch ansprechbar sein und darf sich auch auf einem Netzlaufwerk befinden.
3. Die Demo-Version des Fax-Servers beendet sich nach jeweils 20 Transaktionen (Senden, Empfangen, Abruf) oder nach zwei Stunden. Auch ein fehlgeschlagener Sendeversuch zählt als Transaktion. Beim Beenden des Fax-Servers werden ferner alle verbliebenen Fax-Sendeaufträge gelöscht.
4. Die mit der Demo-Version erstellte Konfiguration bleibt beim späteren Installieren einer Vollversion uneingeschränkt erhalten, wenn Sie in SETUP als Zielpfad das existente CapiFax-Verzeichnis beibehalten.

b) Wenn Sie die CapiFax-Vollversion auf CD erhalten haben:

1. Legen Sie die CD in das Laufwerk des Fax-Server-PC.
2. Normalerweise erscheint automatisch ein Installations-Menü. (Wenn nicht, starten Sie das Programm CDSTART mit Hilfe des Windows-Explorers.) Klicken Sie auf die Schaltfläche CapiFax.
3. CapiFax wird dann in ein von Ihnen angebbares Verzeichnis installiert, zum Beispiel in C:\Programme\CapiFax. Dieses Verzeichnis sollte von anderen Netz-Workstations ggf. auch ansprechbar sein und darf sich auch auf einem Netzlaufwerk befinden.

c) Wenn Sie CapiFax als Vollversion per E-Mail von Shamrock erhalten haben:

• Führen Sie bitte einfach die im Begleittext der E-Mail genannten Schritte aus.

Zum Ansehen empfangener und gesendeter Faxe wird standardmäßig das mitinstallierte Programm FaxView benutzt. Sollten Sie ein anderes bevorzugen, das fax-kompatible, huffman-codierte, mehrseitige TIF-Dateien anzeigen kann, zum Beispiel das mit Windows gelieferte Imaging-Programm, dann benennen Sie FaxView.exe im CLIENTS-Verzeichnis einfach in FaxView.bak um. Viele Grafik-Programme sind allerdings nicht für mehrseitige Huffman-codierte Faxdateien geeignet oder haben Schwierigkeiten, solche Dateien anzuzeigen, wenn sie einzelne Übertragungsfehler enthalten.

Das CapiFax-Server-Modul kann über eine Autostart-Verknüpfung beim Start des Server-PC automatisch geladen werden. Alternativ ist auch ein Betrieb als Windows-Dienst möglich, so dass keine Benutzeranmeldung erforderlich ist (siehe Konfigurations-Menü in der CapiFax-Server-Konfiguration). Vorher sollten aber im Konfigurations-Programm die nötigen Einstellungen vorgenommen werden und die korrekte Funktion sollte sichergestellt sein.

MSNs und Klienten

Die Knöpfe "Neu" und "Bearbeiten" im Hauptfenster "MSN einrichten" der Server-Konfiguration setzen voraus, dass Sie vorher mindestens einen Klienten mit Hilfe der Kontenverwaltung angelegt haben. Normalerweise wird jedem Klienten eine eigene MSN zugewiesen; falls mehrere Klienten dieselbe MSN benutzen, kann nur der erste Faxe empfangen und Faxe zum Abruf bereitstellen. - Sie können für jeden Eintrag der MSN-Liste folgendes konfigurieren:

MSN: Eine Ihrer Rufnummern, die der jeweilige Klient benutzen darf. Sie können einem Klienten auch eine abgekürzte Rufnummer zuweisen, beispielsweise die ersten zwei Ziffern einer vierstelligen Durchwahlnummer (siehe unten: MSN-Gruppe/Länge). Die MSN ist am Amt eine Ihrer ISDN-Rufnummern ohne Vorwahl, am internen S0-Bus einer Tk-Anlage dagegen eine interne ISDN-Nebenstellen-Nummer bzw. eine Durchwahlnummer ohne die Amtsrufnummer. An einem Sammelanschluss o.ä. ohne explizite MSN können Sie hier ein Minuszeichen eintragen.

• TIPP: Falls Sie z.B. in einer Tk-Anlage nicht wissen, welche MSN gemeldet wird, werfen Sie während eines Anrufs einen Blick auf die Statuszeile im CapiFax-Server, dort wird der jeweils letzte Ruf mit MSN und Anrufer-Nummer hinter "Letzter Anrruf" angezeigt. Falls nötig, können Sie das Fenster des Faxservers mit der Maus breiter ziehen.

MSN-Gruppe/Länge: Wenn Sie oben eine abgekürzte MSN eingegeben haben, müssen Sie diese Option ankreuzen und gleichzeitig eintragen, wieviele Ziffern die Rufnummer insgesamt hat. Dadurch können Sie einem Klienten eine zusammenhängende Gruppe von Durchwahlnummern zuweisen, etwa für den Faxabruf.

Controller: Wenn Sie eine Karte mit mehreren ISDN-Anschlüssen benutzen, ist gewöhnlich jeder ihrer S0-Ports einem internen Controller zugeordnet. Da jeder S0-Port typischerweise eigene Rufnummern hat, muss die Controller-Nummer zur angegebenen MSN passen. Sie müssen vorher wenigstens einmal den Fax-Server gestartet haben, bevor Sie hier aus der Liste wirklich vorhandener Controller einen auswählen können! Die Einstellung "beliebig" ist nur dann sinnvoll, wenn auf allen ISDN-Anschlüssen dieselben Rufnummern zur Verfügung stehen.

Kontoname: Geben Sie hier eine Bezeichnung für den Klienten an, die den Dateinamens-Konventionen des von Ihnen benutzten File-Servers entsprechen muss. Wir empfehlen, für diesen Namen bis zu acht Buchstaben ohne Leerzeichen und Satzzeichen zu benutzen. (Falls auf Server auch das Programm CapiCall installiert ist, muss ein Konto "CapiCall" für dessen Fax-Aufträge eingerichtet werden.)

Faxkennung, Kopfzeilen-Eintrag: Das sind die gleichen Einträge, die auch in der Kontenverwaltung existieren.

Fax-Empfang: Manchmal ist es wünschenswert, dass auf einer ausschließlich für den Faxabruf benutzten Rufnummer keine Faxe empfangen werden. Für diesen Fall kann man den Fax-Empfang deaktivieren. Falls dieselbe MSN bereits von einem anderen Konto benutzt wird, ist der Fax-Empfang für das Zweitkonto nicht aktivierbar.

Fax-Abruf: Die angegebene MSN lässt sich vom zugehörigen Klienten für Faxabruf-Dokumente benutzen, wenn diese Option eingeschaltet ist. Wenn auch "Fax-Empfang" deaktiviert ist, werden keine Anrufe auf dieser MSN mehr angenommen. Diese Option ist nicht aktivierbar, wenn der CAPI-Treiber der ISDN-Karte keinen Faxabruf unterstützt, oder wenn dieselbe MSN bereits von einem anderen Konto benutzt wird.

Rufnummern-Unterdrückung (CLIR): Hiermit kann beim Fax-Senden die eigene ISDN-Rufnummer unterdrückt werden, so dass sie der Angerufene nicht sehen kann. Ob dieses Dienstmerkmal funktioniert, hängt u.U. auch davon ab, ob es in der Tk-Anlage oder Vermittlung für Ihren Anschluss freigeschaltet ist.

Ausdruck: Hier können Sie festlegen, ob Faxe mit der gewählten MSN beim Senden und/oder Empfangen automatisch am Server gedruckt werden. Das Auswahlfeld für den Drucker ist nur benutzbar, wenn die Konfiguration lokal am Faxserver-PC erfolgt, da nur dort die Liste der verfügbaren Drucker ermittelt werden kann. Es sind sowohl lokale als auch Netzwerkdrucker verwendbar, aber sie müssen vorher in Windows installiert worden sein. - Hinweis: Es gibt auch eine klientenbasierte Option für den automatischen Ausdruck, dafür muss aber die Klienten-Software laufen.

E-Mail-Weiterleitung: Sie können hier eine E-Mail-Adresse (oder eine Faxnummer) angeben, an die empfangene Faxe für die bearbeitete MSN automatisch weitergeleitet werden. Die Einstellung ist identisch mit jener im CapiFax-Klient unter Konfiguration/Weiterleitung im Feld MSN. Voraussetzung ist natürlich, dass vorher in der Server-Konfiguration unter Konfiguration/E-Mail-Optionen die erforderlichen Daten eingegeben wurden (SMTP oder NetMail).

Duplizierung auf Konto: Sie können hier ein abweichendes Konto auswählen, in das alle empfangenen und gesendeten Faxe zusätzlich archiviert werden. Das Bemerkungsfeld im Protokoll enthält dann den Namen des ursprünglichen Kontos. (Über die Windows-Dateizugriffsrechte können Sie dafür sorgen, dass das Archivkonto-Verzeichnis nicht von Unberechtigten verändert werden kann.)

Amtsholung/Dienst

Dieser Menüpunkt der Server-Konfiguration dient der korrekten Amtsholung, wenn die ISDN-Karte am internen S0-Bus einer Tk-Anlage angeschlossen ist, sowie zur Einstellung der abgehenden ISDN-Dienstekennung und des Abstands zwischen Sendeversuchen.

Beim Fax-Senden braucht die eigentlich nötige Amtshol-Null nicht als Bestandteil der Nummer angegeben werden, da sie von CapiFax intern automatisch ergänzt wird, wenn es sich bei der zu wählenden Nummer offensichtlich nicht um eine interne Nebenstelle handelt. Auch im Protokoll erscheinen die Nummern der Gegenstellen ohne Amtsnull.

• Amtsholung: Bei den meisten Tk-Anlagen muss hier die Ziffer 0 eingegeben werden. Bei direktem Amtsanschluss muss das Feld dagegen leer bleiben.
• Länge interner Rufnummern: Nur Nummern, die mehr Ziffern haben als hier angegeben, werden als externe Nummern behandelt, d.h. die konfigurierte Amtsholung wird ihnen vorangestellt.
• Dienstekennung: Sie können für abgehende Faxe "Analog" oder "Gruppe 3" auswählen. Bei Gruppe 3 wird der Anruf nur von passend konfigurierten Faxgeräten entgegengenommen. Da dies an Tk-Anlagen aber oft nicht gewährleistet ist, sollten Sie normalerweise Analog wählen. - Sie können die hier eingestellte Dienstekennung für ein bestimmtes Ziel überschreiben, indem Sie an die Nummer den Kleinbuchstaben a (für Analog) oder f (für Fax Gruppe 3) anhängen.
• Dienste abwechselnd versuchen: Wenn keine Verbindung zustande kommt, wird beim folgenden Sendeversuch als Dienstekennung "Gruppe 3" statt "Analog" verwendet, oder umgekehrt.
• Abstand zwischen Versuchen: Hier können Sie einstellen, nach wievielen Minuten CapiFax einen fehlgeschlagenen Sendevorgang wiederholt. Während dieser Zeit werden andere Faxe jedoch weiterhin gesendet. (Die Anzahl der Versuche wird im Druckertreiber-Dialog beim Senden eingestellt.)
• Eigene Landesvorwahl: Geben Sie z.B. 41 ein, wenn Sie in der Schweiz sind, 43 für Österreich, oder 49 für Deutschland. Passend dazu wird CapiFax z.B. +49 oder 0049 durch eine Null ersetzen, wenn Sie Nummernlisten ins Adressbuch importieren oder ein Serienfax versenden. Dies ist erforderlich, weil man bei Inlandsverbindungen die eigene Landesvorwahl nicht mitwählen darf.

Wir empfehlen, in Tk-Anlagen keine automatische Amtsholung zu benutzen, da andernfalls die von CapiFax benutzte Methode zur Unterscheidung interner und externer Nummern nicht funktioniert.

Kontenverwaltung

CapiFax kann beispielsweise in einem Bürohaus als Fax-Server für mehrere dort untergebrachte Firmen dienen. Alle CapiFax-Benutzer - ob am Faxserver-PC oder an Netz-Workstations - stellen für CapiFax Klienten dar. Es muss immer mindestens einen Klienten geben, um überhaupt Faxe empfangen, abrufen oder senden zu können. Das Eintragen von Klienten zwingend zuerst erforderlich, da die meisten anderen Einstellungen dann klienten-spezifisch vorgenommen werden.

Mit dem Menüpunkt "Kontenverwaltung" der Faxserver-Konfiguration können Sie Namen für Klienten eingeben. Ein zentraler Fileserver (z.B. NT, Linux, Novell) sollte dann so eingerichtet werden, dass die Klienten über das Netzwerk nur Zugriff auf ihre privaten CLT-Verzeichnisse und zusätzlich auf das CLIENTS-Verzeichnis haben, jedoch nicht auf das CapiFax-Stammverzeichnis:

Das Unterverzeichnis CLIENTS enthält nach erfolgter Fax-Server-Installation alle Dateien, die für das Installieren und Ausführen der Software auf den einzelnen Klienten-Workstations erforderlich sind.

In jedem Klienten-Unterverzeichnis (Endung .CLT) gibt es getrennte Verzeichnisse für empfangene Faxe (Faxin), für zu sendende Dateien (Faxout) und für Faxabruf-Dateien (Faxpoll). Die zu sendenden Faxe werden entsprechend einer im Klienten-Verzeichnis befindlichen Job-Datei FAX.JOB abgearbeitet. Auch die bei empfangenen und gesendeten Faxen erzeugte Protokolldatei wird im privaten Klientenverzeichnis abgelegt und ist dadurch für andere Klienten nicht einsehbar.

• Neu: Legt ein neues Konto an. Sie können einen Namen aus bis zu acht Buchstaben und Ziffern vergeben. Im Hauptfenster der Server-Konfiguration kann man dann einer MSN (Rufnummer) dieses Konto zuweisen.
• Kontoverwaltung öffnen: Startet das Klienten-Programm des ausgewählten Kontos, so dass Sie als Administrator die Funktion der einzelnen Konten überwachen können.
• Löschen: Löscht das ausgewählte Konto, dabei werden auch alle zugehörigen Faxe sowie ein eventuell vorhandenes privates Klienten-Nummernverzeichnis gelöscht.
• Nummernverzeichnisse gemeinsam/privat: Aktivieren Sie die Option "Privat", wenn die einzelnen Klienten getrennte, private Nummernverzeichnisse benutzen sollen. Aktivieren Sie "Gemeinsam", wenn alle Klienten ein zentrales Fax-Nummernverzeichnis benutzen sollen. (Beim Deaktivieren wird die Verzeichnisdatei nicht wirklich gelöscht, so dass Sie diese Option später jederzeit wieder aktivieren können.) Wenn sowohl ein gemeinsames als auch private Verzeichnisse existieren, wird man in der Klienten-Software jedesmal gefragt, welches man benutzen möchte.
• Anwender darf Konfiguration ändern: Wenn diese Option ausgeschaltet ist, kann die Konfiguration für diesen Klient nicht mehr über ein Netzlaufwerk erfolgen, und das Protokoll kann weder zeilenweise noch insgesamt gelöscht werden. Änderungen sind nur am lokalen Server-PC möglich.

Least-Cost-Router (LCR)

Wenn die Option "LCR aktiv" in der Server-Konfiguration angekreuzt ist, benutzt CapiFax für das Fax-Senden einen eingebauten Least-Cost-Router (LCR), der abhängig vom Wochentag, von der Tageszeit und von der anzuwählenden Nummer bestimmte Provider-Vorwahlen benutzt. Damit CapiFax auch an Preselection-Anschlüssen sowie außerhalb Deutschlands sofort funktioniert, ist die LCR-Funktion nach der Installation zunächst noch ausgeschaltet.

Falls in der Konfiguration eine Amtsholung aktiviert ist, wird die Provider-Vowahl (010xx) hinter der Amtskennziffer (meist eine Null) eingefügt, andernfalls am Anfang der Nummer.

Im unteren Teil des LCR-Dialogs können Sie die Vorwahlen und Ortsnamen eintragen, die von Ihnen aus noch zum Ortstarif erreichbar sind. Rechts unten wird der dafür benutzte Provider normalerweise auf "Standard" eingestellt sein, dann wird Ihr Preselection-Provider für Ortsgespräche benutzt (z.B. die Telekom). Vergessen Sie nicht, auch Ihren eigenen Ort einzutragen, denn das CapiFax-Telefonbuch enthält vielleicht auch Nummern Ihres Ortes inklusive der Vorwahl.

Mit "Neue Zeitgrenze" können Sie einen Tag feiner unterteilen. Um einen Zeitraum zu ändern, können Sie eine Zeitgrenze löschen und dann neu anlegen. Jedem Zeitraum kann mit "Andere LCR-Tabelle" ein Routing zugeordnet werden: Es erscheint eine Liste mit LCR-Tabellen, beispielsweise "Nachts" und "Tagsüber". Mit dem Knopf "Zuweisen" übernehmen Sie die Einstellung, mit "Neu/Kopieren" können Sie eine eigene Tabelle erstellen. Dabei kann eine vorhandene Tabelle als Augangsbasis benutzt werden, damit Sie nicht alle Vorwahlen manuell neu eingeben müssen. (Vorwahlen werden auch innerhalb von Tk-Anlagen immer ohne Amts-Null eingegeben, also z.B. 0 für Fern- und 00 für Auslandsgespräche!)

Falls Sie die Software außerhalb von Deutschland benutzen, ist es erforderlich, ihr das im jeweiligen Land benutzte Provider-Vorwahlformat mitzuteilen. Das erfolgt in der Datei LCR.INI durch einen zusätzlichen Abschnitt [LCR-Detection]. Die darauf folgenden Zeilen enthalten links von "=" den Anfang der für Provider-Vorwahlen typische(n) Ziffernfolge(n) und rechts davon die Ziffernzahl der jeweiligen Provider-Vorwahl. Beispiele:

E-Mail-Optionen

Wenn der CapiFax-Server empfangene und/oder gesendete Faxe als E-Mails weiterleiten soll, kann dafür wahlweise der eingebaute SMTP-Client oder alternativ die NetMail-Software von Shamrock verwendet werden, falls sie installiert ist. Die Weiterleitungs-Regeln können im Client konfiguriert werden. Das Mail-Interface enthält folgende Einstellungen:

• NetMail/SMTP/Inaktiv: Falls NetMail installiert ist, selektieren Sie NetMail, andernfalls wählen Sie SMTP und füllen die untenstehenden Angaben aus. Mit "Inaktiv" können Sie die E-Mail-Weiterleitung global abschalten.
• Absender: Geben Sie die Absenderadresse ein; sie muss für den SMTP-Server gültig sein, z.B. user@example.com. (Für Spezialanwendungen ist es möglich, die Nummer der Gegenstelle als %NUMBER% einzufügen, beispielsweise %Number%.fax@example.com.)
• Host: Geben Sie hier die SMTP-Server-Adresse ein, entweder als Domain (z.B. mail.example.com) oder als IP-Adresse (z.B. 192.168.0.1).
• Port: Der SMTP-Port ist meist 25. In einigen Fällen wird auch Port 587 verwendet.
• Benutzername: Falls der Server eine Authentifizierung erfordert, geben Sie den Benutzernamen ein, andernfalls lassen Sie das Feld leer.
• Passwort: Falls der Server eine Authentifizierung erfordert, geben Sie das Passwort ein, andernfalls lassen Sie das Feld leer.
• Protokoll: Wir empfehlen, die Standardeinstellung "Result" zu belassen. Das Protokoll sendmail.txt wird ins CapiFax-Programmverzeichnis geschrieben und gelöscht, sobald es 100 K groß wird. Probleme beim Mailversand lassen sich anhand der Logdatei schnell diagnostizieren, wenn man die Option vorübergehend auf "Trace" stellt.

Bei temporären SMTP-Fehlern erfolgt nach fünf Minuten (oder beim Neustart des Faxserver-Programms) ein erneuter Sendeversuch.
Andere Einstellungen betreffen sonstige CapiFax-Funktionen bei der Mail-Weiterleitung:

• Normales Empfangsprotokoll bei Weiterleitung: Wenn aktiviert, werden auch weitergeleitete Faxe im Klienten-Protokoll aufgelistet.
• Faxdateien auch lokal speichern: Wenn aktiviert, werden auch weitergeleitete Telefaxe im Klientenverzeichnis gespeichert. Falls die vorstehende Option "Normales Empfangsprotokoll bei Weiterleitung" deaktiviert ist, lässt sich diese Option nicht anwählen, da das Ansehen von Faxdateien ein Protokoll erfordert.
• E-Mail-Bestätigungen für versendete Faxe: Außer der Weiterleitung empfangener Faxe werden auch für gesendete Faxe Bestätigungs-Mails versandt.
• Gesendete Faxe anhängen: Eine TIF-Datei mit dem gesendeten Fax wird an die Bestätigungs-Mail angehängt.
• Format der Faxdateien: TIFF oder PDF; diese Option legt fest, in welchem Format Faxe als Mails weitergeleitet werden.
• Sendefehler an folgende Email-Adresse melden: Wenn Sie hier eine Mail-Adresse eintragen, werden alle Fax-Sendefehler dorthin gemeldet.

Mail-Adressen für die Weiterleitung empfangener Faxe werden in der Klienten-Konfiguration eingetragen. Die übertragene Mail enthält außer der Fax-TIF-Datei einen Begleittext, aus dem hervorgeht, wann das Fax von wem auf welcher MSN empfangen wurde. Bei eventuellen Problemen ist eine Diagnose anhand des Mail-Protokolls möglich, in dem alle Fehler vermerkt werden.

Falls die Anmeldung z.B. bei Microsoft Exchange fehlschlägt, gibt es zwei Möglichkeiten der Problemlösung:

1. Lassen Sie in den E-Mail-Optionen von CapiFax die Felder für Benutzername und Passwort leer und sorgen Sie in Exchange dafür, dass Mails von lokalen IP-Adressen (z.B. 192.168.*.*) auch ohne SMTP-Anmeldung angenommen werden.
2. Tragen Sie in CapiFax Benutzername und Passwort passend zur eingegebenen Absender-Adresse ein und stellen Sie sicher, dass in Exchange das Anmelde-Verfahren "AUTH LOGIN" aktiviert ist.

Bei Benutzung von NetMail statt SMTP ist lediglich ein Feld "Absender" vorhanden. Der hier eingetragene Name wird zusammen mit der in NetMail konfigurierten Domain als Absender benutzt, andernfalls "Mailer-Daemon" (Benachrichtigungen) oder "CapiFax" (TIF-Attachments).

Sie können die von CapiFax vorgegebenen Standard-Mail-Texte durch eigene ersetzen, wobei auch Variablennamen möglich sind. Die Datei heißt FAX_OUT.TXT (Statusbericht für gesendete Faxe) oder FAX_IN.TXT (empfangene Faxe mit TIF-Anhang) und ist im entsprechenden Klienten-Konto abzulegen.

Subject: Fax an %NUMBER%: %OK% <-bei FAX_IN.TXT "von" statt "an"
Der Dateianhang %TIF% enthält ein empfangenes Fax. <-nur bei FAX_IN.TXT
Der Ruf wurde umgeleitet von: %REDIR% <-nur bei FAX_IN.TXT
Diese Mail geht an %EMAIL%.
Der Kontoname ist %NAME%.
Das Datum der Übertragung ist %DATE%.
Die Übertragungs-Uhrzeit ist %TIME%.
Die Dauer betrug %CONNECT_TIME% Minuten/Sekunden.
Es wurde(n) %PAGES% Seite(n) übertragen.
Die Geschwindigkeit war %SPEED%.
Anmerkungstext: %REMARK%
Die MSN war %MSN%.
Die Gegenstelle hat die Nummer %NUMBER% und die Kennung %ID%.
Der deutsche Status ist %STATUS%.
Der englische Status ist %STATE%.

Die Faxkennung der Gegenstelle wird durch den Namen aus dem Adressbuch ersetzt, falls die Nummer darin gefunden wurde.

Kanalbeschränkung

CapiFax erlaubt es, die Anzahl der sende- und empfangsseitig benutzten Kanäle absichtlich einzuschränken, etwa deshalb, weil derselbe ISDN-Anschluss auch für andere Anwendungen genutzt werden soll, oder um bei langsameren PCs oder älteren ISDN-Karten Übertragungsprobleme aufgrund einer zu hohen Belastung zu vermeiden. Die folgende Tabelle zeigt die empfohlenen Einstellungen für einige typische ISDN-Karten, wobei von einem PC mit 1,5GHz-CPU oder schneller ausgegangen wird.

Bedenken Sie bitte, dass diese Vorgaben nur Erfahrungswerte darstellen und auch von der Geschwindigkeit des PC abhängen: Mit langsameren PCs unterhalb 1 GHz kann man nicht auf 30 Kanälen gleichzeitig empfangen. Auf PCs ab 2 GHz sind mit zwei S2M-Anschlüssen sogar 60 Kanäle möglich.

Mit den Kästchen "Zum Senden folgende S0-Busse benutzen..." können Sie festlegen, welche ISDN-Anschlüsse CapiFax zum Senden verwendet. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn an einer Vierfach-Karte nicht alle Anschlüsse wirklich belegt sind, oder wenn Sie den ersten S0-Bus etwa für Internet-Verbindungen freihalten möchten. Um Konflikte mit anderen Applikationen zu vermeiden, die meist nur den ersten Bus benutzen, beginnt CapiFax beim Senden zunächst immer mit dem letzten Bus.

Unabhängig von der hier angegebenen Kanalbeschränkung benutzt CapiFax zum Senden je MSN nur einen Kanal, wenn die Server-Einstellung "Länge interner Rufnummern" nicht Null ist und somit eine Tk-Anlage benutzt wird, da die meisten Anlagen je MSN nur eine Verbindung zulassen.

Robinson-Liste

Sie können bestimmte Zielnummern oder Nummerngruppen zentral für alle Klienten sperren. Es ist dann nicht mehr möglich, dorthin Faxe zu senden. Der Ausdruck "Robinson-Liste" stammt aus der Werbe-Branche; eine solche Liste dient vor allem dazu, Empfänger von Werbesendungen auszuschließen, die solche nicht haben wollen. Beispiele:

Bitte beachten Sie, dass es in Deutschland und vielen anderen Ländern unabhängig von einer solchen Robinson-Liste nicht zulässig ist, Werbe- und Informations-Telefaxe an Firmen oder Privatpersonen zu senden, die diese nicht ausdrücklich angefordert haben (Opt-in) oder mit denen keine regelmäßige Geschäftsbeziehung besteht. Entsprechende Urteile siehe z. B. OLG Hamm 26.4.90, LG Hamburg 10.8.88, BGH 25.10.95 (AZ: I ZR 255/93) oder OLG Koblenz (AZ: 6 U 480/95).

Anti-Spam-Funktionen

Der Ausdruck "Spam" wird häufig für unerwünschte Werbe-Mails oder -Faxe benutzt. In der Server-Konfiguration von CapiFax stehen unter "Anti-Spam" drei Mechanismen zur Verfügung, um den Empfang unerwünschter Faxe weitgehend zu unterbinden:

• Kein Fax-Empfang von ... bis ... Uhr: Sie können z.B. von 22 bis 7 Uhr den Fax-Empfäng generell sperren, da die meisten Werbe-Faxe in dieser Zeit gesendet werden. Der Ruf wird während dieser Zeit nicht angenommen. (Wenn beide Uhrzeiten gleich sind, ist der Empfang immer möglich.)
• Kennung: Für Absender, bei denen keine oder eine wechselnde Rufnummer gemeldet wird, können Sie eine Faxkennung eintragen. Dabei genügt es, wenn die angegebene Zeichenfolge am Anfang der Absender-Kennung vorkommt. Beispielsweise würde die Kennung "+49221987654" gesperrt, wenn in CapiFax nur "+4922198" angegeben wird. Leerzeichen werden hierbei ignoriert. Der Ruf wird zwar zunächst angenommen, aber CapiFax legt noch vor der eigentlichen Seiten-Übertragung wieder auf, typischerweise innerhalb von etwa zehn Sekunden. Wenn Sie alle Faxe ablehnen möchten, bei denen die Absenderkennung leer oder kürzer als drei Zeichen ist und auch keine externe Anrufernummer gemeldet wird (typisch für Spam), tragen Sie hier einfach nur ein Minuszeichen ein.
• Anrufer-Nummer: Bei einer Ablehnung anhand der Rufnummer wird der ankommende Ruf gar nicht erst angenommen. Sie können Rufnummern auch in abgekürzter Form eintragen, lediglich der Anfang muss dann übereinstimmen. Auch wenn eine Tk-Anlage benutzt wird, die eine zusätzliche Amtsnull vor der Rufnummer meldet, wird diese Null hier nicht als Bestandteil in der Sperrnummer eingetragen. Beispielsweise könnten Sie durch Eingabe von 030 alle Faxe aus Berlin sperren, soweit die Nummer gemeldet wird.

Die Anti-Spam-Funktion steht auch in der Klienten-Software als Symbol sowie im Kontext-Menü zur Verfügung, wenn die jeweilige Workstation auf das Server-Verzeichnis (und nicht nur das Klienten-Unterverzeichnis) zugreifen kann.

Betrieb als Dienst

Im Konfigurationsmenü der CapiFax-Serverkonfiguration können Sie mit "CapiFax als Windows-Dienst aktivieren" dafür sorgen, dass das Faxserver-Programm auch ohne Benutzer-Anmeldung als Dienst "CapiFax-Server" geladen und ausgeführt wird. (Mit "Windows-Dienst deaktivieren" lässt sich das später rückgängig machen.)

Falls der CapiFax-Server nicht von der lokalen Festplatte, sondern von einem Netzlaufwerk geladen wird (z.B. NAS-Device), oder wenn der Menüpunkt nicht lokal, sondern aus einer Remote-Sitzung aufgerufen wird, muss die Installation als Dienst manuell in einer als Administrator aufgerufenen Konsole (CMD.exe) im CapiFax-Programmverzeichnis mit der Anweisung cfax_srv -i erfolgen, wobei der Dienst auch gleich gestartet wird; eine spätere Deinstallation ist mit cfax_srv -u möglich, was den Dienst stoppt und abmeldet.

Der Betrieb als Dienst ist prinzipbedingt allerdings mit ein paar Einschränkungen verbunden:

• In Windows 2000, 2003 and XP kann mit dem Aktivieren der Windows-Option "Datenaustausch zwischen Dienst und Desktop zulassen" auf der Registerkarte "Anmelden" des Dienste-Eigenschaftsfensters der Systemsteuerung erreicht werden, dass dem angemeldeten Benutzer das CapiFax-Server-Symbol im System-Tray rechts unten neben der Taskleiste angezeigt wird und er so das Faxserver-Fenster per Mausklick ein- und ausblenden kann. Allerdings funktioniert dies in Vista, Windows 7, Server 2008 und späteren Versionen nicht mehr, das Symbol bleibt trotzdem unsichtbar. Stellen Sie deshalb bitte unbedingt sicher, dass alles korrekt funktioniert, bevor Sie CapiFax als Dienst ausführen, da sonst eventuelle Fehlermeldungen im Programmfenster nicht sichtbar sind und nur im Klienten-Fenster bzw. im Fax-Log angezeigt werden können.
• Wenn Sie einen automatischen Ausdruck am Faxserver konfiguriert haben, ist es gewöhnlich erforderlich, in den Dienste-Eigenschaften ein Benutzerkonto (statt dem System-Konto) zu verwenden, da andernfalls eine Fehlermeldung auftreten kann, typischerweise "ObjectWindows Exception - GDI failure". Allerdings steht dann die Option "Datenaustausch zwischen Dienst und Desktop zulassen" nicht mehr zur Verfügung, so dass man das Server-Fenster auch in Windows 2000, 2003 und XP nicht sieht. Ein weiteres Problem ist, dass die Benutzung von Netzwerkdruckern für einen Service nicht möglich ist (sog. LPR-Drucker sind aber verwendbar).

Wir empfehlen, die Demo-Version nicht als Dienst zu betreiben. Da der Demo-Faxserver nach zwei Stunden bzw. 20 Faxen neu gestartet werden muss, damit er wieder funktioniert, und das Neustarten eines Dienstes eine relativ komplizierte Aktion ist, sollte die Demo-Version besser als herkömmliche Anwendung betrieben werden.

Sprache wählen

CapiFax kann jederzeit zwischen Deutsch und Englisch umgeschaltet werden. Die hier gewählte Einstellung gilt auf demselben PC automatisch auch für das Klienten-Programm sowie für eventuell auch installierte andere Programme von Shamrock Software, soweit sie multi-lingual sind.

Klienten-Konfiguration

Installation

Fax-Druckertreiber installieren

Um auf einem Klienten-Rechner (das kann eine andere Netz-Workstation sein, aber auch der Server-PC selbst) Einstellungen vorzunehmen oder Protokolle und empfangene Faxe anzusehen, muss man zunächst das Programm SETUP.EXE aus dem Verzeichnis CAPIFAX\CLIENTS des Server-PC aufrufen. (Das ist nicht dasselbe SETUP-Programm wie das zur Server-Installation!) Optional kann hinter SETUP auch gleich der Pfad zu dem entsprechenden Klienten-Unterverzeichnis des Fax-Servers angegeben werden, z.B. so:
setup \\server\c\capifax\meier.clt

• Zuvor muss in der Server-Konfiguration mindestens ein Klient eingerichtet worden sein. Bei Benutzung von Windows 2000 bzw. XP müssen Sie auf dem Klienten-PC als Administrator angemeldet sein, da SETUP sonst nicht die nötigen Dateien ins Systemverzeichnis kopieren kann.
• Bei Verwendung eines Terminal-Servers muss der Druckertreiber durch Aufruf von ...\Clients\Setup.exe mit Administrator-Rechten auf dem Server-PC installiert werden. Er steht dann automatisch allen Terminalserver-Benutzern zur Verfügung. Eine Desktop-Verknüpfung zu ...\clients\cfax_log.exe ermöglicht den Benutzern den einfachen Zugang zum Fax-Log. Ferner muss das Utility Slotprox auf dem Terminalserver gestartet werden.

Das SETUP-Programm generiert die nötigen Einträge im Windows-Startmenü unter "Programme", installiert den Druckertreiber und fragt auch nach dem Pfad für diesen Klienten. Er entspricht auf dem Server dem Verzeichnis mit der Endung .CLT. Damit weiß der Klienten-PC später, wo er zu sendende Faxe ablegen soll und wo er empfangene Faxe findet. Je nach Betriebssystem werden Sie gefragt, ob Sie den Druckertreiber trotz fehlendem Microsoft-Zertifikat installieren möchten. Klicken Sie hierbei auf "Ja".

Nur ein kleiner Teil der Dateien wird ins lokale Windows-Verzeichnis kopiert. Die meisten Programmteile werden später aus dem gemeinsamen CLIENTS-Verzeichnis des Servers geladen, was u.a. spätere Updates erheblich vereinfacht und lokalen Festplatten-Platz spart.

Das Klienten-Programm finden Sie nach erfolgtem Setup im Windows-Startmenü unter Programme als "CapiFax Client". Es zeigt später das Sende- und Empfangsprotokoll des Klienten und ermöglicht das Ansehen empfangener Faxe.

Slotprox für Terminalserver

Die ausführbare Datei Slotprox.exe im CLIENTS-Unterverzeichnis wird auf einem Terminalserver benötigt, damit der Faxserver-Status in Echtzeit im Fenster des Fax-Clients eingeblendet wird. Sie kann entweder als normale Applikation von einem lokalen Benutzerkonto des Terminalservers oder auch als Dienst gestartet werden. Um SlotProx als Dienst zu starten, gehen Sie bitte so vor:

• Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem lokalen Administrator-Konto angemeldet sind.
• Wählen Sie "Ausführen..." im Windows-Startmenü und geben Sie c:\shamrock\capifax\clients\slotprox -i ein (ggf. mit angepasstem Pfad).
• Benutzen Sie "Dienste" in der Windows-Systemsteuerung, um den Dienst "Shamrock Mailslot Proxy" zu starten.

SlotProx benötigt keine Konfiguration. (Falls Sie den Dienst später deinstallieren möchten, führen Sie slotprox -u aus.)

Konto wählen

Der Konto-Dialog erscheint beim ersten Start des Klienten-Programms automatisch. Auch später kann ein Klienten-PC seine Identität abhängig davon, auf welche Verzeichnisse des Fileserver-PC er zugreifen kann, ändern. Wenn Sie "Neues Konto wählen" im Menüpunkt "Konfiguration" der Klienten-Software anklicken, erscheint ein Dialog, der es ermöglicht, ein bestimmtes Server-Verzeichnis oder ein Netzlaufwerk auszuwählen, das dem Klienten-Verzeichnis mit der Endung .CLT auf dem Server entspricht.

Es können und dürfen nur solche Verzeichnisse gewählt werden, die vorher mit Hilfe der CapiFax-Server-Konfiguration auch angelegt wurden. Es ist auch zulässig, mehrere PCs für denselben Klienten-Namen zu konfigurieren; diese können dann gleichberechtigt auch auf dasselbe Protokoll und empfangene Faxe zugreifen.

Konto-Optionen

Mit diesem Konfigurations-Menüpunkt des Klienten-Programms wird festgelegt, welche Kennung und Kopfzeile beim Fax-Senden je nach MSN benutzt werden soll. Wählen Sie links eine MSN aus und klicken Sie auf den Knopf [>>], um der MSN eine Kennung und einen Kopfzeilen-Eintrag zuzuweisen. Es können nur solche MSNs ausgewählt werden, die vorher in der Server-Konfiguration dem jeweiligen Klienten zugewiesen wurden. Am unteren Fensterrand gibt es folgende Optionen, die für alle Konten einheitlich gelten:

• Erfolgreich gesendete Faxdateien löschen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie erfolgreich gesendete Telefaxe später nicht mehr benötigen.
• Nur abschließenden Status protokollieren: Wenn aktiviert, wird im Protokoll nicht für jeden Sendeversuch eine Zeile erzeugt, sondern nur für den letzten erfolglosen Versuch bzw. nach dem erfolgreichen Senden.
• Protokoll: Sie können ein fortlaufendes Log wählen (FAX.LOG) oder jährliche, monatliche oder tägliche Logdateien (jj.LOG, jj-mm.LOG bzw. jj-mm-tt.LOG).
• Reservierte Läne für Bemerkungen: Die hier gewählte Zeichenzahl wird in jeder Logdatei-Zeile zunächst ggf. mit Leerräumen gefüllt, damit später eine Bemerkung bis zu dieser Länge eingetragen werden kann. Wählen Sie die Länge nicht unnötig groß!
• Faxe versenden im Zeitraum von - bis: Sie können hier einen Zeitbereich festlegen, zu dem Faxe gesendet werden sollen, z.B. um einen günstigen Nachttarif auszunutzen. Für solche Faxe ist es meist sinnvoll, ein eigenes Konto anzulegen, damit sonstige Faxe sofort und ohne Zeitbeschränkung gesendet werden können.

Wenn Sie auf eine Kontenzeile in der rechten Fensterhälfte und dann auf [Bearbeiten] klicken, stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:

• MSN: Sie können hier eine dem Klienten in der Server-Konfiguration zugewiesene MSN ggf. um die Durchwahl ergänzen, wenn es sich um eine MSN-Gruppe handelt.
• Faxkennung: Die Kennung sollte mit der Landeskennzahl beginnen (+49 in Deutschland) und dahinter Ihre nationale Rufnummer ohne führende Null enthalten, zum Beispiel +49 8137 9107.
• Kopfzeileneintrag: Der hier eingegebene Text wird am Anfang jeder Faxseite eingefügt, typischerweise Ihr Firmenname oder der Name Ihrer Abteilung. Falls dieser Text maximal 14 Zeichen lang ist, wird dahinter automatisch das Zeichen ">" und die Faxnummer des Empfängers gestellt. Mit %DATE% können Sie hier auch die aktuelle Zeit einfügen lassen.
• Automatischer Ausdruck auf Computer <Rechnername>: Sie können hier getrennt einstellen, ob empfangene und erfolgreich gesendete Faxe des eingestellten Kontos automatisch auf dem Standarddrucker der lokalen Workstation ausgedruckt werden sollen. Zur Kontrolle wird der jeweils aktive Netzwerk-Rechnername angezeigt (oder "localhost", wenn kein Netzwerk vorhanden ist). Um den Rechnernamen auf den lokalen PC zu ändern, entfernen Sie temporär die zwei Häkchen für empfangene und gesendete Faxe. - Hinweis: Es gibt alternativ auch eine server-seitige MSN-abhängige Option für den automatischen Ausdruck, bei der man den gewünschten Drucker auswählen kann.

Fax-Abruf

Sie haben vier Möglichkeiten, zu bestimmen, welches Dokument ein Anrufer erhält, wenn er sein Faxgerät auf "Abruf" eingestellt hat (in der Reihenfolge der Zuordnungs-Hierarchie):

Anrufer-Faxkennung
Die vom abrufenden Faxgerät gemeldete Kennung (in Deutschland üblicherweise beginnend mit +49...) kann zur Dokumenten-Auswahl benutzt werden. Da der Vergleich mit der Anruferkennung von vorn nur so viele Stellen umfasst, wie Sie für das jeweilige Dokument konfiguriert haben, können Sie der Kennung +4989 Anrufern aus München z.B. regionale Angebote für München zur Verfügung stellen und mit +4930 jenen aus Berlin. (Manche Faxgeräte lassen auch eine alphanumerische Kennung zu; dies entspricht jedoch nicht dem offiziellen Fax-Standard!)

Anrufer-Nummer
Sofern die Anrufer-Nummer via ISDN überhaupt gemeldet wird, können Sie auch diese zur Dokumenten-Zuordnung benutzen. Ähnlich wie bei der Faxkennung erfolgt der Vergleich der gemeldeten Nummer von vorn unter Berücksichtigung der Länge der konfigurierten Ziffernfolge. So können Sie etwa mit 089 allen Anrufern aus München eine regionale Information zum Abruf bereitstellen, mit 030 allen aus Berlin, und mit 0033 jenen aus Frankreich. Auch dann, wenn die ISDN-Karte innerhalb einer Tk-Anlage betrieben wird und diese eine zusätzliche Amtsnull meldet, dürfen Sie bei der Anrufernummer keine zusätzliche Null voranstellen!

Angerufene Nummer
Sie können unter jeder Ihrer Rufnummern ein anderes Dokument ablegen. Bei einem normalen Mehrgeräte-Anschluss ist das jeweils eine Ihrer MSNs, bei einem Anlagenanschluss eine Durchwahlnummer. Dies ist die am häufigsten benutzte Methode, um festzulegen, welches Dokument abgerufen werden soll.

Standard-Dokument
Wenn keines der obigen Kriterien zutrifft, kann dem Anrufer ein Standard-Abrufdokument bereitgestellt werden. Falls z.B. unter einer MSN unterschiedliche regional bezogene Dokumente zur Verfügung stehen, die je nach Anrufer-Faxkennung oder seiner Rufnummer zugeordnet werden, der Anrufer aber keine Faxkennung programmiert hat und auch seine Rufnummer nicht gemeldet wird, kann das Standard-Abrufdokument den Text "Bitte konfigurieren Sie Ihre Faxkennung" beinhalten.

• TIPP: Bei eventuellen Abruf-Problemen hilft ein Blick auf das von der Klienten-Software angezeigte CapiFax-Protokoll. Es zeigt die ISDN-Anrufernummer (falls vorhanden), die Fax-Kennung der Gegenstelle und die eigene MSN. Wir empfehlen, Faxabruf-Dateien stets auf demselben Laufwerk wie die CapiCall-Software abzulegen, typischerweise im FAXPOLL-Unterverzeichnis, da sonst ein Zugriff mit der Klienten-Software von anderen Workstations aus u.U. nicht möglich ist.

Weiterleitung

Um Telefaxe beim Empfang automatisch umzuleiten, können Sie als Zieladresse folgendes eingeben:

• eine oder mehrere Mail-Adressen (Ziel enthält ein @), und/oder
• eine oder mehrere andere Telefaxnummern (Ziel enthält nur Ziffern), und/oder
• genau einen anderen CapiFax-Kontonamen. Falls das Konto nicht existiert, wird diese Umleitung ignoriert.

Verwenden Sie ggf. Kommas als Trennzeichen, um mehr als ein Ziel anzugeben.

Weiterleitungs-Typen

Es stehen (in der Reihenfolge der Zuordnungs-Hierachie) folgende Weiterleitungs-Typen zur Verfügung:

Anrufer-Faxkennung
Die vom abrufenden Faxgerät gemeldete Kennung (in Deutschland üblicherweise beginnend mit +49...) kann zur Empfänger-Auswahl benutzt werden. Da der Vergleich mit der Anruferkennung von vorn nur so viele Stellen umfasst, wie Sie für das jeweilige Dokument konfiguriert haben, können Sie mit der Kennung +4989 Faxe aus München an eine andere Mail-Adresse bzw. Faxnummer leiten als jene aus anderen Städten. (Manche Faxgeräte lassen auch eine alphanumerische Kennung zu; dies entspricht jedoch nicht dem offiziellen Fax-Standard!)

Anrufer-Nummer
Sofern die Anrufer-Nummer via ISDN überhaupt gemeldet wird, können Sie auch diese zur Empfänger-Zuordnung benutzen. Ähnlich wie bei der Faxkennung erfolgt der Vergleich der gemeldeten Nummer von vorn unter Berücksichtigung der Länge der konfigurierten Ziffernfolge. So können Sie etwa mit 089 alle Faxe aus München an eine bestimmte Adresse weiterleiten. Auch dann, wenn die ISDN-Karte innerhalb einer Tk-Anlage betrieben wird und diese eine zusätzliche Amtsnull meldet, dürfen Sie bei der Anrufernummer keine zusätzliche Null voranstellen!

Angerufene Nummer
Sie können für jede Ihrer Rufnummern (bei einem normalen Mehrgeräte-Anschluss eine Ihrer MSNs, bei einem Anlagenanschluss eine Durchwahlnummer) eine andere Adresse als Weiterleitungs-Ziel angeben. Diese Methode wird am häufigsten benutzt, um festzulegen, an welche Adresse empfangene Faxe weitergeleitet werden sollen.

Standard-Zieladresse
Wenn keines der obigen Kriterien zutrifft, wird sozusagen als Notbehelf eine Standard-Adresse zur Weiterleitung benutzt, typischerweise jemand, der als "Postmaster" für alles Ubriggebliebene zuständig ist.

• TIPP:Ob ein weitergeleitetes Fax lokal noch aufbewahrt wird, kann in der Server-Konfiguration eingestellt werden. Bei eventuellen Mail-Weiterleitungs-Problemen ist eine Diagnose anhand des Mail-Protokolls im Datei-Menü der Klienten-Software möglich, in dem alle Fehler vermerkt werden.

Begleittext für E-Mail-Weiterleitung

Im Konfigurations-Menü des Klienten-Programm finden Sie einen Punkt "Begleittext für E-Mail-Weiterleitung". Dieser öffnet einen Editor, mit dem Sie eine Datei EMAIL.TXT im Klienten-Unterverzeichnis erzeugen können. Wenn diese existiert, wird sie an die sonstigen Angaben im Text der Mail angehängt.

Manuelle Weiterleitung im Client

Sie können selektierte Faxe mit einem Rechtsklick darauf per Kontextmenü auch manuell im Client weiterleiten. Dafür wird die MAPI-Schnittstelle des auf der Workstation installierten Standard-Email-Programms benutzt.

CapiFax benutzen

Nummernverzeichnis

Mit dem im CapiFax-Klienten im Konfigurations-Menü enthaltenen Nummernverzeichnis können Sie praktisch beliebig viele Telefax-Nummern mit den zugehörigen Namen eingeben und dabei auch Gruppen definieren, an die ein Fax gesendet werden soll. Je nach Server-Konfiguration kann es ein gemeinsames oder auch ein privates Nummernverzeichniss für jeden Klienten geben; falls beide existieren, werden Sie gefragt, welches davon Sie jetzt nutzen möchten. Jeder Adressenbuch-Eintrag beinhaltet folgende Felder:

• Name: Hier können Sie eine alphanumerische Bezeichnung für die Gegenstelle eingeben.
• Nummer: Geben Sie hier die Faxnummer ein (auch in einer Tk-Anlage ohne zusätzliche Amtsholung!).
• Gruppen: Jeder Eintrag kann einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden. Die Namen der Gruppen können im Konfigurations-Menü verändert werden.

Mit der Option Auch Windows-Adressenbuch können Sie die angezeigte Liste um Faxnummern aus dem Windows-Adressenbuch erweitern (falls vorhanden; das netzwerkbasierte Exchange/MAPI-Adressbuch ist hier nicht verfügbar). Eine Zuordnung dieser Einträge zu bestimmten Gruppen ist allerdings nicht möglich.

Die Option Filtern sorgt dafür, dass beim Anklicken von Gruppen nur die zugehörigen Einträge des Telefonbuchs erscheinen, um bei einem umfangreichen Verzeichnis einen schnelleren Überblick zu erhalten.

Die Option Sammelfax (nur aus dem Druckertreiber- oder Poll-Dialog anwählbar) erlaubt es dagegen, an alle Teilnehmer der selektierten Gruppen ein Fax zu senden bzw. von allen selektierten Nummern ein Fax abzurufen.

Durch Klicken auf eine Spaltenüberschrift (Name, Nummer) ist das Sortierkriterium der Liste wählbar. Ein Textfeld Suche erlaubt das schnelle Springen zu einer Zeile, in der die eingegebene Zeichenfolge vorkommt.

Das CapiFax-Adressenbuch wird intern in einer binären Datenbank-Datei gespeichert, kann aber im ASCII-Format importiert und exportiert werden. Jede Zeile enthält dabei Name, Nummer und optional Gruppenzugehörigkeit; letztere als Zahl, die ein Bitmuster darstellt. Auch ein regelmäßiger automatischer Import ist möglich. Beim Import wird ein führendes Pluszeichen zu zwei Nullen, eine in Klammern eingefügte Null automatisch entfernt und die eigene Landesvorwahl durch eine Null ersetzt; so wird z.B. in Deutschland aus +49(0)891234 die Nummer 0891234.

• Beispiel-Importzeile ohne Gruppennummer: "Hans Muster";"0123456789"
  Als Trennzeichen kann wahlweise ein Semikolon oder ein Komma verwendet werden. Die Anführungszeichen sind optional, solange das Trennzeichen nicht innerhalb eines Feldes vorkommt. Beim Import fragt CapiFax automatisch, ob die Datensätze einer bestimmten Gruppe zugeordnet werden sollen.
• Beispiel-Importzeile mit Gruppennummer: "Hans Muster";"0123456789";"3"
  Die Zahl 3 als Gruppenzugehörigkeit bedeutet hier nicht etwa Gruppe 3, sondern Zugehörigkeit zu den Gruppen 1 und 2 entsprechend der Summe aus 2^(Gruppe-1) für jede Gruppe, hier 2^0+2^1 = 2+1 = 3.

Mit dem Menüpunkt Gruppennamen können Sie jeder Gruppe einen frei wählbaren Namen geben und so später ein Fax an mehrere Empfänger senden. Falls sowohl ein gemeinsames als auch ein privates Nummernverzeichnis existiert (siehe Server-Konfiguration), werden Sie gefragt, für welches die Gruppennamen verändert werden sollen. Keine Sorge: Wenn man beim Senden später mehrere Gruppen auswählt, erhält jeder Empfänger das Fax auch dann nur einmal, wenn er in mehr als einer Gruppe vorkommt. - Sie können auch eine Gruppe "Faxpoll" anlegen und die Anzeige des Telefonbuchs beim Polling später auf diese einschränken.

Faxe senden

Benutzen des Druckertreibers

Wenn Sie aus einer Applikation ein Fax senden oder zum Abruf bereitstellen möchten, wählen Sie aus dem Datei-Menü dieser Applikation den Befehl "Drucken" und wählen Sie als Drucker den CapiFax-Treiber aus. Der Treiber erstellt dann eine TIF-Datei mit dem Fax-Inhalt. Sie können wählen, was mit der erzeugten Datei später geschehen soll, d.h. an welche Nummer sie gesendet bzw. ob sie zum Faxabruf bereitgestellt werden soll.

Wenn Sie mehrere Seiten aus unterschiedlichen Applikationen (z.B. Word, Excel usw.) zu einem Fax zusammenführen möchten, lassen Sie den Druckertreiber-Dialog einfach stehen und drucken Sie nacheinander aus den unterschiedlichen Anwendungen. Alle Dokumente werden dann zu einem Fax zusammengefasst.

Beim Senden können Sie eine Nummer manuell eingeben oder einen oder mehrere Empfänger aus dem Adressenbuch durch Anklicken auswählen. Beim Versanden an eine Gruppe ist es auch möglich, nachträglich einzelne Faxnummern aus der Auswahl zu entfernen oder zusätzliche hinzuzufügen. (Die Namen der Gruppen kann man im Konfigurations-Menü des Klienten-Programms ändern.) Folgende Optionen gibt es:

• Hohe Auflösung erzeugt Faxe mit 196 x 196 dpi statt 98 x 196 dpi. Sehr alte Faxgeräte können die hohe Auflösung u.U. nicht verarbeiten. Die Übertragung einer Fax-Seite dauert bei hoher Auflösung etwas länger.
• Seiten mit voller Länge senden bedeutet, dass eine Seite auf A4-Format ggf. mit Leerzeilen aufgefüllt wird. Bei einem Thermopapier-Faxgerät auf der Gegenseite hat das den Nachteil, dass unnötig viel Papier verschwendet wird, aber den Vorteil, dass eine abheftbare Seite entsteht. Normalerweise sollte die Option ausgeschaltet sein.
• Mit Verzögertes Ausführen können Sie eine Uhrzeit festlegen, wann das Fax frühestens gesendet werden soll, z.B. zur Nutzung eines günstigeren Abend-Tarifs. Wenn Sie auch ein Datum eingeben, darf dieses maximal 10 Tage in der Zukunft liegen.

Die MSN-Liste erlaubt die Auswahl der zu benutzenden lokalen Rufnummer. Folgende Aktions-Knöpfe stehen zur Verfügung:

• Zum Abruf anbieten erlaubt die Einstellung, nach welchen Kriterien diese Datei später abgerufen werden kann (Faxkennung, Anrufernummer, eigene MSN).
• Als Datei speichern erlaubt das Erzeugen einer TIF- oder PDF-Datei, ohne dabei ein Fax zu senden.
• Als E-Mail senden erlaubt das Senden des Dokuments als E-Mail statt als Fax, wiederum wahlweise als TIF- oder PDF-Anhang. Diese Option steht nur bei installiertem Shamrock NetMail zur Verfügung, nicht aber bei MAPI-basierten E-Mail-Programmen, da der Druckertreiber im System-Kontext läuft und deshalb kein Mail-Programm starten kann.
• Der Knopf Vorschau zeigt Ihnen das Dokument genau so an, wie es beim Klick auf Senden versandt würde.

Sie können ein Hintergrundbild auf der ersten Faxseite verwenden, z.B. eine Briefpapier-Vorlage oder als Deckblatt, wenn Sie mit dem Druckertreiber eine Datei BACKGR.TIF im Klienten-Unterverzeichnis (.CLT-Verzeichnis unterhalb des CapiFax-Verzeichnisses auf dem Server) speichern. Für Faxe mit hoher Auflösung wird BACKGR-H.TIF benötigt. Der Vorschau-Knopf des Druckertreibers zeigt Ihnen, wie Ihr Fax mit dem eingeblendeten Hintergrundbild aussieht. Falls die Grafikdatei für die gewählte Auflösung existiert, erscheinen im Druckertreiber-Dialog drei Auswahlmöglichkeiten:

• Hintergrund: (o) Keiner ( ) 1. Seite ( ) Alle Seiten

Sie können auch eine standardisierte Fax-Seite als Anhang verwenden, z.B. eine Produktliste, indem Sie diese vorher mit dem Druckertreiber als Datei ATTACH.TIF im Klienten-Unterverzeichnis (.CLT-Verzeichnis unterhalb des CapiFax-Verzeichnisses auf dem Server) speichern. Für Faxe mit hoher Auflösung wird ATTACH-H.TIF benötigt.

Automatisches Fax-Senden

CapiFax bietet drei Mechanismen an, um den Druckertreiber aus einer anderen Applikation benutzen zu können, ohne dass der Anwender nach der Zielnummer gefragt wird, z.B. zum Faxen aus einer Datenbank-Anwendung. Das kann beispielsweise für personalisierte Serien-Faxe verwendet werden. Es werden dabei die Einstellungen verwendet, die zuletzt beim manuellen Senden verwendet wurden, also Auflösung, volle Seitenlänge und MSN.

@<Faxnummer>@ in der Schriftart "CapiFax Control"

Wenn Sie eine Anwendung wie Microsoft Word, OpenOffice oder WordPad verwenden, können Sie die Fax-Zielnummer zwischen zwei @ schreiben (typischerweise als <Feldname>) und diese Zeichenfolge als Schriftart "CapiFax Control" formatieren. Die Wahl der Schriftart ist wichtig, damit die Druckfunktion die Nummer nicht zu Grafikdaten konvertiert, sondern sie dem CapiFax-Druckertreiber als ASCII-Zeichen übergibt.

Beachten Sie bitte, dass der Font "CapiFax Control" eventuell nicht in der Liste verfügbarer Schriftarten erscheint, solange in der Applikation vorher nicht "CapiFax" als Drucker ausgewählt wurde. Allerdings erlauben es die meisten Programme, den Font-Namen manuell einzutippen, nachdem die Zeichenfolge @...@ selektiert wurde. Falls beim Fax-Senden der Druckertreiber-Dialog erscheint (ohne Faxnummer), prüfen Sie bitte, ob die gesamte Zeichenfolge inklusive der zwei @-Symbole als Schriftart "CapiFax Control" formatiert ist; Groß- oder Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle.

Wenn hinter der Nummer ein Fragezeichen steht, bleibt das Druckfenster zur manuellen Bestätigung offen - aber benutzen Sie dies bitte nicht für Serienfaxe, da sonst womöglich Dutzende oder Hunderte Bestätigungsfenster aufgehen! Optional kann nach einem Komma ein Kommentartext in derselben Zeile folgen, der selbst natürlich kein Komma enthalten darf, dahinter wiederum optional noch eine Startzeit.

Es werden die Fax-Parameter benutzt, die auch beim letzten manuellen Senden verwendet wurden (z.B. Auflösung) und das Konto, das zuletzt im Klienten-Programm ausgewählt war. Einige Beispiele (alles muss immer in einer Zeile stehen):

@Nummer@ im Dokumentennamen

Eine zweite Methode zum automatischen Fax-Senden ist, die Nummer zwischen zwei @-Zeichen in den Dokumentennamen (typischerweise der Dateiname) zu schreiben. Die Parameter können dieselben sein wie in der obigen Tabelle, allerdings ist hier die Verwendung eines Fragezeichens nicht möglich. Beispiel:
Brief@012345678@.doc
Der Dokumentenname erscheint im Protokoll später als Bemerkung ohne die Zeichenfolge @...@, da die Nummer ohnehin bereits an einer anderen Stelle der Logzeile steht.

Nummer in Textdatei CAPIFAX.NXT

Diese dritte Methode kann benutzt werden, wenn die Applikation nicht die Verwendung beliebiger Schriftarten (Fonts) für bestimmte Textteile erlaubt und die Nummer auch nicht in den Dateinamen geschrieben werden kann.

Legen Sie z.B. per VBA-Script vor dem Ausdrucken eine Datei CAPIFAX.NXT im Anwendungsdaten-Verzeichnis von Windows an, unter Windows 2000/XP/2003 typischerweise unter:
c:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Shamrock\capifax.nxt
bzw. unter Windows 7/Vista/2008 unter:
Users\<Benutzername>\AppData\Local\Shamrock\capifax.nxt

Die Datei sollte eine Zeile mit der gewünschten Zielnummer enthalten; drucken Sie das Fax dann über den CapiFax-Druckertreiber. CapiFax löscht CAPIFAX.NXT nach dem Ausdrucken automatisch. Es können auch mehrere Nummern auf einmal übergeben werden, jeweils eine pro Zeile (dann allerdings ohne Fragezeichen). Optionale Parameter sind dieselben wie in der Tabelle oben, aber ohne @ vor und nach der Zeichenfolge. Beispiel:
012345678,Test,12:00

Ihr Programm muss dabei in folgenden Schritten vorgehen:

1. Warten, bis eine vorherige Datei CAPIFAX.NXT von CapiFax gelöscht wurde.
2. Erzeugen einer neuen Datei CAPIFAX.NXT mit der gewünschten Zielnummer.
3. Drucken des gewünschen Dokuments über den CapiFax-Druckertreiber, dann ggf. weiter mit Schritt 1 für das nächste Fax.

(Aus Gründen der Kompatibilität mit früheren CapiFax-Versionen darf CAPIFAX.NXT alternativ auch in einem Verzeichnis SHAMROCK unterhalb des Windows-Verzeichnisses oder auch im Windows-Verzeichnis selbst angelegt werden. Für neue Entwicklungen sollte aber unbedingt das Anwendungsdaten-Verzeichnis benutzt werden.)

Fax abrufen (Poll)

Ein Klient kann dem Fax-Server nicht nur zu sendende Faxe übergeben, sondern auch den Auftrag geben, ein Fax von woanders abzurufen, beispielsweise die aktuellen Börsenkurse oder Kochrezepte zu einer TV-Sendung. LCR und Robinson-Liste werden bei der Abruf-Nummer berücksichtigt. Die Anzeige des Telefonbuchs lässt sich auf eine bestimmte Gruppe (z.B. "Faxpoll") reduzieren, um nur polling-fähige Nummern aufzulisten.

Sobald der Poll-Auftrag erfolgreich durchgeführt wurde, was ein paar Minuten dauern kann, können Sie über die Protokoll-Anzeige des Klienten-Programms das abgerufene Fax wie ein herkömmlich empfangenes Dokument ansehen.

• TIPP: Unter "Versuche" sollten Sie normalerweise 1 eingeben, insbesondere bei teuren 0190-Nummern. Da der Bestätigungs-Mechanismus der Fax-Übertragung nicht gerade ein Musterbeispiel an Zuverlässigkeit ist, kommt es sonst u.U. vor, dass ein erfolgreich empfangenes Fax sinnloserweise erneut angefordert wird.

Protokoll-Anzeige

Das CapiFax-Klienten-Fenster ist wie folgt aufgeteilt:

• Links ist eine Spalte aller derzeit verfügbaren Protokolle, z.B. nach Monaten aufgeteilt (entsprechend der Festlegung in den Konto-Optionen).
• Rechts oben ist eine Liste der gesendeten, empfangenen und abgerufenen Faxe im ausgewählten Protokoll zu sehen.
• Unten wird die erste Seite der in der Liste ausgewählten Faxdatei als Vorschau angezeigt.
• Rechts unten erscheint nach bis zu etwa einer Minute der momentane Faxserver-Status, der vom Server zyklisch gesendet wird; allerdings aus Performance-Gründen nur bei bis zu 8 verfügbaren ISDN-Kanälen. Für fremde Konten wird lediglich der Name angezeigt. (Stellen Sie sicher, dass in der Windows-Firewall die Dateifreigabe erlaubt ist; falls ein Terminalserver verwendet wird, muss Slotprox gestartet sein.)

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Journal im linken Fensterteil klicken, z.B. auf einen bestimmten Monat, wird Ihnen angeboten, es auf kleinere Zeiträume aufzuteilen. Umgekehrt können Sie Monate zu einem Jahresprotokoll zusammenfassen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Jahreszahl klicken. Mit Archivieren kann der entsprechende Zeitraum auf einen anderen Pfad bzw. Datenträger ausgelagert werden. Bedenken Sie, dass dies ein endgültiges Verschieben ist; ein Re-Import archivierter Dateien ist wegen der Gefahr von Dateinamens-Konflikten nicht möglich. Archivierte Protokolle und Faxe können Sie später im Datei-Menü mit Öffnen ansehen.

Die Liste (das Journal) im oberen Fensterteil besteht aus folgenden Tabellen-Spalten (klicken Sie doppelt auf eine Zeile, um ein Fax in einem neuen Fenster zu öffnen):

• Datum und Uhrzeit: Zeitpunkt des Verbindungsaufbaus.
• Dauer in Minuten und Sekunden (tarifierungsrelevante ISDN-Verbindungsdauer).
• Modus: Empfang, Senden oder Abruf.
• Seiten: Anzahl der tatsächlich übertragenen Seiten.
• bps: Fax-Übertragungsgeschwindigkeit in Bit pro Sekunde, z.B. 9600 oder 14400.
• MSN: Die benutzte lokale Nummer, bei mehr als einem Controller mit vorangestellter Controller-Nummer.
• Nummer: Die Rufnummer der Gegenstelle (bei Faxempfang/Faxabruf nur, soweit ermittelbar).
• Kennung: Telefonbuchname (falls vorhanden), sonst die von der Gegenstelle gemeldete Fax-Kennung.
• # / #: Die Anzahl der Sendeversuche (Nummer des Versuchs, Gesamtanzahl der Versuche).
• Status: Erfolgs- oder Fehlermeldung, ggf. mit vierstelliger CAPI-Fehlernummer. Pfade fehlender Dateien o.ä. beziehen sich auf die Sicht des Fax-Servers und weichen u.U. von den Workstation-Laufwerken ab!

Sie können an den Trennlinien zwischen den Tabellen-Überschriften mit der Maus ziehen, um die einzelnen Spalten schmaler oder breiter zu machen. Die Protokollzeilen sind farblich gekennzeichnet:
blau = empfangen bzw. Poll, grün = gesendet, rot = Faxabruf durch die Gegenstelle, schwarz = fehlgeschlagen.

Mit dem Eingabefeld "Filter" links oben können Sie die Liste auf Einträge einschränken, die einen bestimmten Suchbegriff enthalten. Groß- oder Kleinschreibung spielt keine Rolle. In den Feldern Nummer und Kennung werden Leerräume und Satzzeichen ignoriert.

Um Faxe anzusehen, können Sie mit der linken Maustaste auf die entsprechende Protokollzeile doppelklicken. In dem mit CapiFax gelieferten Fax-Anzeigeprogramm gibt es eine Symbolleiste mit folgenden Aktionen:
Öffnen, Drucken, Kopieren in die Zwischenablage, Zoom, Drehen, Seitenauswahl.

Sie können in der Fax-Liste auch die folgenden Funktionen aus dem Menü auswählen oder mit der rechten Maustaste auf eine Zeile klicken und erhalten dann ein Kontextmenü mit folgenden Möglichkeiten:

• Öffnen: Die Faxdatei wird zum Ansehen geladen und kann auch gedruckt werden.
• Speichern: Von der Faxdatei wird eine zusätzliche Kopie in einem anderen Verzeichnis angelegt. Dadurch bleibt sie dort erhalten, auch wenn das Protokoll später gelöscht wird. Sie können hier als Typ entweder .TIF oder .PDF auswählen. Als Dateiname wird das Format JJJJMMTT-hhmmX[n].ext benutzt (X=R oder S für empfangen/gesendet, ext=TIF oder PDF, ggf. n=fortlaufende Zahl).
• Weiterleiten/Senden: Sie können eine empfangene Fax-Datei weiterleiten oder eine bereits erfolgreich oder erfolglos gesendete Datei an denselben oder einen anderen Empfänger erneut senden.
• Drucken: Das Fax wird  auf einem auswählbaren Drucker ausgegeben. Bei gesendeten Faxen wird dabei ggf. eine Sendebestätigung am oberen Rand der ersten Seite hinzugefügt.
• Fehlgeschlagene erneut senden: Von allen selektierten werden diejenigen zu sendenden Faxe, bei denen ein Fehler auftrat, erneut gesendet. Empfangene Faxe und solche, die erfolgreich gesendet werden konnten, bleiben dabei unberücksichtigt.
• Als E-Mail weiterleiten: Hiermit können Sie eine E-Mail-Zieladresse eingeben, an die das Fax als Attachment weitergeleitet wird. In den E-Mail-Optionen wird festgelegt, ob dabei TIFF- oder PDF-Dateien erzeugt werden.
• An anderes Konto weiterleiten: Das Fax wird einem anderen CapiFax-Klienten übergeben. Sie haben dabei die Wahl, ob es lokal gelöscht wird oder erhalten bleibt.
• Als ungelesen/gelesen markieren: Ein empfangenes Fax erscheint nach "Als ungelesen markieren" wieder in Fettschrift. "Als gelesen markieren" kehrt den Vorgang um.
• Übernahme: Sie können damit eine Fax-Nummer oder -Kennung in die Weiterleitungs-Liste oder (falls auf das Server-Verzeichnis von der Klienten-Workstation zugegriffen werden kann) in die Anti-Spam-Liste übernehmen. Ferner kann man mit Nummer für Abruf auch einer Anrufernummer ein bestimmtes Fax zum Abruf bereitstellen.
• Löschen: Mit diesem Menüpunkt wird die markierte Protokollzeile in den Papierkorb verschoben (Sie können im Klienten-Konfigurationsmenü einstellen, wieviele Tage die Einträge im Papierkorb aufbewahrt werden). Bei gedrückter Umschalttaste wird die Logzeile sofort endgültig gelöscht. Alternativ kann die Entf-Taste oder das Löschen-Symbol in der Symbolleiste verwendet werden. Faxdateien, zu denen es keine Logeinträge mehr gibt, werden später automatisch vom Server gelöscht.

Um das angezeigte Protokoll zu drucken, wählen Sie aus dem Datei-Menü "Journal drucken" aus. Die Liste lässt sich vorher durch Eingabe einer Nummer oder eines Datums auch einschränken. Normalerweise wird im Ausdruck die Faxnummer der Gegenstelle angegeben. Wenn sie (bei empfangenen Faxen) nicht gemeldet wurde, wird statt dessen die Faxkennung des Absenders gedruckt.

Wenn Sie die Protokollanzeige verlassen und jährliche, monatliche oder tägliche Logs aktiviert sind, wird nach dem Löschen einer Protokolldatei und darüber hinaus einmal wöchentlich geprüft, ob verwaiste gesendete oder empfangene Faxe mit einem Dateidatum existieren, zu denen keine passende Logdatei mehr existiert; diese werden dann ggf. gelöscht.

Anhang

CapiFax & CapiCall

CapiFax kann zusammen mit dem Sprachmailbox-Programm CapiCall eingesetzt werden. Damit können Anrufer sprachgeführt ihre eigene Telefax-Nummer am Telefon eintippen und so ein bestimmtes Faxdokument anfordern (Fax-Callback).

Installieren Sie CapiFax dennoch bitte nicht in das vorhandene CapiCall-Verzeichnis, sondern in ein eigenes und richten Sie in der CapiFax-Serverkonfiguration einen Klienten namens CapiCall ein. Fax-Sendeaufträge, die ein CapiCall-Anrufer per Infomenü erzeugt, indem er seine eigene Faxnummer eintippt (Fax on demand bzw. Fax-Callback), übernimmt CapiFax automatisch und arbeitet sie mit ab.

Datei-Schnittstellen

Job-Datei

Sie können SFF- oder TIF-Dateien und - bei einigen ISDN-Karten, z.B. von AVM - auch TXT-Dateien aus anderen Programmen heraus erzeugen, um sie als Fax zu senden. Zusätzlich ist noch eine Datei FAX.JOB im Klienten-Verzeichnis erforderlich, in der steht, welche Datei an wen gesendet werden soll. Falls FAX.JOB schon existiert, muss ein neuer Auftrag als neue Zeile angehängt werden. Der Aufbau der Job-Datei sieht zeilenweise so aus:

Versuche, Uhrzeit, Zielnummer, MSN,[Dateiname[?Bemerkung]]
Beispiel:
3,00:00,081379107,42,FAXOUT\OUT00001.SFF?Testfax
Die Bedeutung der einzelnen Parameter:

• Versuche: Anzahl der Sendeversuche, die durchgeführt werden sollen. Der Fax-Server zählt die Versuche während des Abarbeitens herunter.
• Uhrzeit: Entweder 00:00, um das Fax sofort zu senden, oder die gewünschte Startzeit. Der Fax-Server setzt die Uhrzeit nach einem fehlgeschlagenen Sendeversuch auf die Zeit des nächsten Versuchs.
• Zielnummer: Die Nummer, an die das Fax gesendet werden soll. In Tk-Anlagen wird keine zusätzliche Amtsnull benötigt, da diese anhand der konfigurierbaren Länge interner/externerNummern vom Fax-Server selbst eingefügt wird. Ein Kleinbuchstabe a oder f kann optional an die Nummer angehängt werden, um die Dienstekennung auf analog oder Fax zu setzen.
• MSN: Die abgehende Rufnummer; in Nebenstellenanlagen die jeweilige Nebenstellennummer (im Beispiel 42). Ein Stern bedeutet, dass eine beliebige freie MSN benutzt werden soll (manche Tk-Anlagen erlauben je MSN nur eine Verbindung). Hinter dem Stern kann auch eine Mail-Adresse stehen, die in Verbindung mit NetMail (Mail to Fax) dafür sorgt, dass der Mail-Absender eine Bestätigung erhält und auch im Fax-Log erscheint; Beispiel dafür:
  3,00:00,081379107,*info@example.com,c:\test\test.txt
• Dateiname: Der Name der zu sendenden Datei, ggf. mit absoluter Pfadangabe (im Netzwerk auf das Fax-Server-Laufwerk bezogen) oder mit einem Pfad relativ zum Klienten-Verzeichnis, in der die Job-Datei steht. Falls der Dateiname fehlt, nimmt der Fax-Server an, dass es sich um einen Faxabruf-Auftrag handelt. Hinter einem Fragezeichen kann optional eine Bemerkung stehen, die ins Log übernommen wird.

Das Format von SFF-Grafikdateien ist im CAPI-Standard festgelegt (www.capi.org). TIF-Dateien müssen Fax-CCITT3-codiert und genau 1728 Pixel breit sein. Die Höhe des Bildes darf bei normaler Auflösung maximal 1170 Pixel sein, bei hoher Auflösung bis zu 2340 Pixel. Wenn Sie Grafiken faxen möchten, ist es meist einfacher, sie aus dem Grafikprogramm zu "drucken" statt beim Speichern als TIF-Datei die obigen Formatvorschriften einhalten zu müssen.

• Für das automatische Senden von Faxen aus einer anderen Applikation ist die Benutzung des CapiFax-Druckertreibers zusammen mit CAPIFAX.NXT oft sinnvoller und problemloser!

Wenn Sie möchten, dass CapiFax von einem anderen Rechner regelmäßig ein Telefonbuch importiert und das gemeinsame Telefonbuch damit ersetzt, können Sie in der Datei CapiFax.ini im Server-Verzeichnis unter [Common] eine Zeile Autoimport=Dateiname ergänzen, wobei als Dateiname ein absoluter Pfad zu einer Textdatei angegeben wird, die nach dem Import jedesmal gelöscht wird. CapiFax sieht beim Faxserver-Start und später alle 15 Minuten nach, ob die angegebene Datei existiert. Jede Zeile der Quelldatei muss (durch Kommata getrennt) Name, Nummer und Gruppenzugehörigkeit enthalten; letztere als Zahl, die ein Bitmuster darstellt.

Logdatei

Jede Zeile in der Datei FAX.LOG im Klienten-Unterverzeichnis besitzt folgendes Format:

Datum,Uhrzeit,Dauer,Typ,Seiten,Baudrate,[Controller-]MSN,Telefonnummer,Kennung,Versuche,Status,Dateiname,Bemerkung

Das Feld "Typ" enthält den Buchstaben R = Empfang, T = Senden, A = gesendet nach Poll, P = empfangen nach Poll.
Das Feld "Bemerkung" ist zunächst mit Leerzeichen gefüllt und kann später mit Text ersetzt werden, ohne die Zeilen- und Dateilänge zu ändern.
Das Feld "Dateiname" beinhaltet einen Pfad relativ zum Klientenverzeichnis, wenn möglich, andernfalls einen absoluten Server-Pfad.

Erweitertes Kontextmenü

Um das Kontextmenü zu erweitern, das mit der rechten Maustaste in der Faxliste aufrufbar ist, können Sie im Klienten-Unterverzeichnis ein Unterverzeichnis MENU.DIR mit Programmen oder Batch-Dateien darin erzeugen. Beim Aufruf der Datei übergibt CapiFax den Pfadnamen der Fax-SFF- oder TIF-Datei in DOS-kompatibler Form als Kommandozeilen-Parameter. Das Arbeitsverzeichnis ist dasjenige, in dem sich die Faxdatei befindet. (Sie müssen nach Änderungen in MENU.DIR das Klienten-Programm neu starten.)

Eine Datei namens START ohne Erweiterung hat in MENU.DIR eine spezielle Bedeutung: CapiFax zeigt im Kontextmenü der rechten Maustaste die Option "Start" an und startet damit die in Windows mit der Namenserweiterung verlinkte Applikation.

Weitere Tipps

In professionellen Anwendungen ist die Erreichbarkeit des Systems rund um die Uhr wichtig. Shamrock Software bietet mit dem kostenlosen Programm "AppDog" (Application Watchdog) eine Möglichkeit an, die Funktionsfähigkeit laufender Software zu überwachen und diese ggf. auch automatisch neu zu starten, z.B. wenn sie versehentlich beendet wurde.

Das Löschen noch zu sendender Faxe ist einzeln über ein Kontextmenü möglich, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Zeile im Faxserver klicken. Mit dem Stop-Button in der Faxserver-Symbolleiste werden dagegen alle Sendeaufträge endgültig gelöscht.

Wenn Sie aus irgendwelchen Gründen statt .TIF eine andere Dateiendung für Fax-Dateien benutzen möchten, z.B. .FAX (immer drei Buchstaben!), tragen Sie im Verzeichnis CLIENTS in der Datei CLIENTS.INI im Abschnitt [Common] eine Zeile TIF_Extension=FAX ein. Diese Änderung erfordert einen Neustart der CapiFax-Software. Im Windows-Arbeitsplatz müssen Sie entsprechend unter Ansicht - Ordneroptionen - Dateitypen dem Vorgang "Open" für die Endung .FAX wieder das zu benutzende Anzeigeprogramm zuweisen, z.B. Imaging:
c:\windows\kodakprv.exe "%1"
Auch den Vorgang "Print" müssen Sie für die Endung .FAX neu definieren:
c:\windows\kodakprv.exe /p "%1"
(Bei Windows 2000 lautet der Pfad c:\winnt statt c:\windows.)

Sie finden zahlreiche weitere Informationen und Tipps zur Benutzung der CapiFax-Software und über geeignete ISDN-Karten im Internet unter folgenden Adressen:

Wenn Ihre Fragen weder in diesem Handbuch noch in den hier genannten Web-Seiten beantwortet werden, können Sie sich auch telefonisch unter 08137 5882 an die Shamrock-Hotline wenden.

Glossar

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